分公司行政管理制度(編輯修改稿)
2025-05-30 11:17 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 錄下設(shè)立個人子目錄 員工不得私設(shè)電腦密碼 2．傳真機、復(fù)印機： 由公司行政部統(tǒng)一管理與使用 建立嚴(yán)格的使用登記制度 未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用 3．可運用狀態(tài)維護 行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機 \復(fù)印機的檢查、保養(yǎng)和維修 ,保證設(shè)備的可運用狀態(tài) 五 、 文書作業(yè) 復(fù)印 公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書 13 客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng) 上級主管 批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印 秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等） 復(fù)印流程 各部門 復(fù)印委托 復(fù)印裝訂 各部門 核準(zhǔn) 保密標(biāo)識 復(fù)印委托單 復(fù)印裝訂登記 六 收發(fā)文 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。 新城建工 公司的 泰安分公司定的 每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。 本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人 行政部 統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》 行政部文員 在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收， 文員 對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進行復(fù)印和留檔。 公 司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件 ,文 員 不得截留、泄露和私自外帶 ,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。 文件傳真的發(fā)文工作亦由文 員 人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文 員 處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 對一些機密文件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。 每月未，文 員 應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半 年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》 文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文 員 按分類歸檔，文 員 必須做好登記造冊工作。每月未，文 員 應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進行修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。 1 收發(fā)文流程 信函收文 行政部 簽收 個人信函 部門信函 私函自理 公函歸檔 業(yè)務(wù)部門 總 經(jīng)理 主管歸檔 秘書篩選 登記歸檔 總經(jīng)理 責(zé)任人：文員、 GM 秘書 監(jiān)督人：行政 經(jīng)理 發(fā)函發(fā)文 發(fā)函打印 主管簽字 用公司印 收函登記表 分理 復(fù)印存檔 信件 快遞 文員送郵 總臺電話 責(zé)任人：文員、總臺 監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政 經(jīng)理 用印流程 發(fā)文登記表 傳真 保密
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