【正文】 理（1）公司全部辦公設備均指派專人保管和使用，未經(jīng)允許其他人不得擅自使用。第十七條 傳真機的使用管理。（4）因工作原因需要撥打長途電話時，應事先征得部門主管的允許。（11）電腦使用者離開時應退出系統(tǒng)并關閉電源。（8）嚴禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進行其他娛樂活動。（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時進行更新。（2）公司內(nèi)部網(wǎng)絡管理員負責計算機的管理，其有權對公司任何一臺電腦實時操作、設置等管理。第十三條 辦公設備的報廢認定及處理。第十二條 辦公設備使用監(jiān)督。因私自處理導致設備損毀的，由責任人承擔相應的損失。（4）行政部應指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊定期對辦公設備進行檢查養(yǎng)護，排除隱患，以免因設備故障影響公司的業(yè)務。第三章 辦公設備的使用及維修第十條 辦公設備的使用與保養(yǎng)。（7）設備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場指導的，由行政部負責相關事宜。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴肅處理。（1）行政部必須嚴格遵守公平、公開的原則，在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價格、交貨期、售后服務等因素，選擇信譽度高的供應商。第八條 設備采購費用付款程序。（4）根據(jù)審批意見，經(jīng)辦人實施采購，必要時應與供應商簽訂《采購合同》。第六條 辦公設備采購程序。第五條 辦公設備采購審批程序。第三條 公司的辦公設備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項業(yè)務，禁止將公司的辦公設備用于處理私人事務。第二條 本制度所指的“辦公設備”包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機、傳真機、照相機、投影儀等所有辦公設備。（3）公司總經(jīng)理負責審批采購計劃，采購合同以及采購費用。（3）根據(jù)審批意見，行政部實施辦公設備采購程序。（3）經(jīng)辦人填寫《辦公設備詢議價情況報告表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。（2）檢驗人員在《辦公設備驗收單》上確認簽字后，設備方可登記入庫。第九條 設備采購管理辦法。（4）設備采購人員必須嚴格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購設備過程中收受回扣。（6）供貨商提供報價的設備規(guī)格與《辦公設備采購審批表》中所列的設備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返模瑧皶r與設備部門溝通，由需求部門經(jīng)理簽字確認后，方可購買。審批通過后，由行政部安排單獨采購。（3）如因人為原因?qū)е碌脑O備丟失或損壞，應追究相關人員的責任。（1）當設備發(fā)生故障時，應報請行政部安排維修。（3）行政部應根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預防措施，并及時通知各部門在使用設備過程中加以防范。（3）行政部有權提請?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設備的人員。第四章 辦公設備的分類管理第十四條 電腦的使用管理（1）本制度中所稱“電腦”包括：主機、顯示器、鍵盤、鼠標等全部設備以及各類應用軟件。（5）電腦的使用者應設置開機密碼，且未經(jīng)公司批準，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導致公司遭受損失。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡管理員有權立即刪除。備份的資料可由部門統(tǒng)一保管。（3）通話時要簡潔扼要，避免長時間占線，浪費時間和資源。（2）在不適用打印機、復印機時，應關閉電源，降低損耗。（3）每天下班后，應將傳真機設置為自動接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。（4）員工進行崗位變動或離職時，應將制定的辦公設備交與行政部審核。第二十一條 本制度自公布之日起實施。（4）行政部將初步選定的供貨商情況提交總經(jīng)理審批。（7）設備發(fā)生故障時，職能部門報請行政部安排維修。第二條 本制度適用于公司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理。（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購單》，提交公司總經(jīng)理審批。（6）針對直接購買的辦公用品，經(jīng)辦人員可憑《辦公用品申購單》以及有效發(fā)票，到財務部辦理報銷手續(xù)；針對采用訂貨方式采購的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購單》及《辦公用品驗收單》，到財務部辦理領款手續(xù)。（3）行政部填寫《辦公用品訂購進度控制表》，表中應詳細地記錄訂購日期、數(shù)量、單價、供應商信息以及到貨數(shù)量和日期。（6）對于驗收結(jié)果為不合格的用品，財務部有權拒絕支領相關費用。第三章 辦公用品的領用和發(fā)放第六條 辦公用品的領用和發(fā)放辦法。同時進行辦公用品發(fā)放的登記工作。（5）經(jīng)公司總經(jīng)理批準的特殊辦公用品可隨時申領。（2）辦公用品倉庫須經(jīng)常清掃整理，并定期進行盤點。（5）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請人不得以其新舊為由拒絕使用。第十條 行政部應定期對各部門辦公用品的領用申請以及實際使用情況進行核對。第五章 附則第十三條 本制度的最終解釋權歸行政部所有。（3）行政部根據(jù)審批意見實施購買。（7）各部門按需領用辦公用品。本公司對外正式發(fā)文以及有關單位的來往文書。關于干部任免、員工獎懲、員工薪酬、福利津貼等方面的人事材料。第五條 行政部應加強與各業(yè)務部門間的聯(lián)系，掌握各部門的業(yè)務情況，主動及時的對有保存價值的文件資料進行收集。文件如經(jīng)過抽查，應由主管部門負責人的確認簽字。文書歸檔后，原告由行政部門歸檔，相關部門根據(jù)實際需要留存影本。案卷標題簡明，編號符合公司規(guī)范。檔案管理人員點收完畢后，應填寫歸檔文件移交清單，經(jīng)雙方確認簽字后各留存保管，以備查考。人力資源文件辦理完畢的一個月內(nèi)移交歸檔。第九條 檔案的分類。每個檔夾的封面內(nèi)首頁應設“目次表”，檔案歸檔時依序編號、登錄，編號原則是每案一個“目次”。檔案的各級分類應有統(tǒng)一的名稱。各級匪類、卷次以及目次的編號，均已十進位阿拉伯數(shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案多少及增長情況酌情定制。若需要修改，應事先討論審查，并擬定《新舊檔案分類編號對照表》，避免混淆。如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。第十四條 定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時應采取防火、放盜、防潮、防蟲等措施。（文件、技術資料等）長期（10年）①預算決算書類②會計憑證③事業(yè)計劃資料④其他經(jīng)核定應該保存10年的文件。第十九條 調(diào)閱涉及公司機密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。第二十二條 調(diào)閱人員應愛護檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)接他人。第二條 收集范圍。其他具有保存價值的聲像資料。第四條 聲像檔案的手機要求。第六條 聲像檔案的分類與編號。同屬一類的照片應按照時間順序編號，并填寫底片號。照片的文字說明按張編寫；錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫。第九條 聲像檔案案卷要求。第四章 聲像檔案的保管第十條 聲像檔案保存的技術要求。第十一條 歸檔保存的聲像資料，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格進行審批，根據(jù)機密程度，明確利用范圍。外單位借用具有專利的聲像資料，應按照《中華人民共和國專利法》有關規(guī)定辦理。第五章 聲像檔案的費用管理第十五條 由形成聲像檔案而產(chǎn)生的費用，檔案產(chǎn)生部門可在檔案資料按照規(guī)定歸檔后，經(jīng)檔案室確認簽字，到財務部報銷相