【正文】 人所屬部門備注填表人： 填表日期：例表六：辦公用品使用情況匯總表填制單位檔案編號(hào)名稱數(shù)量單價(jià)金額名稱數(shù)量單價(jià)金額簽字筆打印紙圓珠筆文件夾鉛筆膠水白板筆膠棒熒光筆訂書機(jī)圓珠筆芯膠帶軟皮記事本雙面膠硬皮記事本檔案袋文件架便利簽筆筒裁紙刀信簽紙打孔機(jī)大頭針回形針訂書釘剪刀復(fù)寫紙印泥直尺印臺(tái)卷尺印臺(tái)油修正液電源插座插頁夾計(jì)算器填表人： 填表日期：例表七：辦公用品庫存盤點(diǎn)表填制部門檔案編號(hào)用品名稱計(jì)量單位庫存數(shù)量帳存數(shù)量差異數(shù)量單價(jià)差異金額備注填表人： 填表日期：例表八：辦公用品報(bào)廢清單填制部門檔案編號(hào)序號(hào)名稱型號(hào)規(guī)格使用期限數(shù)量報(bào)廢原因備注1234使用部門意見：部門經(jīng)理簽字：行政部經(jīng)理審核意見：行政部經(jīng)理簽字：填表人： 填表日期：《XX公司檔案管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)本公司文書檔案的管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。第十四條 本制度自公布之日起執(zhí)行。（6）行政部對(duì)已無使用價(jià)值，決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，降低易耗資源的消耗。第七條 新員工入職時(shí)，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。（1）領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需以部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向行政部提交《辦公用品申領(lǐng)表》，寫明所需領(lǐng)取的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽字核準(zhǔn)。（4）如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購買所需物品，但事后需時(shí)間補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（3）審批通過后，根據(jù)審批意見，行政部負(fù)責(zé)采用訂購或直接購買的方式實(shí)施購買。對(duì)于無法修復(fù)或無修復(fù)價(jià)值的設(shè)備，行政部提交報(bào)廢申請(qǐng)，由公司總經(jīng)理審批。辦公設(shè)備管理流程及流程圖：在進(jìn)行辦公設(shè)備管理時(shí)，可參照如下流程：（1）各部門向行政部提出購買辦公設(shè)備申請(qǐng)。第十八條 其他辦公設(shè)備使用管理（1）公司全部辦公設(shè)備均指派專人保管和使用，未經(jīng)允許其他人不得擅自使用。（4）因工作原因需要撥打長途電話時(shí)，應(yīng)事先征得部門主管的允許。（8）嚴(yán)禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進(jìn)行其他娛樂活動(dòng)。（2）公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的管理，其有權(quán)對(duì)公司任何一臺(tái)電腦實(shí)時(shí)操作、設(shè)置等管理。第十二條 辦公設(shè)備使用監(jiān)督。（4）行政部應(yīng)指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊(cè)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。（7）設(shè)備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。（1）行政部必須嚴(yán)格遵守公平、公開的原則，在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇信譽(yù)度高的供應(yīng)商。（4）根據(jù)審批意見，經(jīng)辦人實(shí)施采購，必要時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。第五條 辦公設(shè)備采購審批程序。第二條 本制度所指的“辦公設(shè)備”包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、投影儀等所有辦公設(shè)備。（3）根據(jù)審批意見，行政部實(shí)施辦公設(shè)備采購程序。（2）檢驗(yàn)人員在《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》上確認(rèn)簽字后，設(shè)備方可登記入庫。（4）設(shè)備采購人員必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購設(shè)備過程中收受回扣。審批通過后，由行政部安排單獨(dú)采購。（1）當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。（3）行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。（5）電腦的使用者應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼，且未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導(dǎo)致公司遭受損失。備份的資料可由部門統(tǒng)一保管。（2）在不適用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電源，降低損耗。（4）員工進(jìn)行崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將制定的辦公設(shè)備交與行政部審核。（4）行政部將初步選定的供貨商情況提交總經(jīng)理審批。第二條 本制度適用于公司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理。（6）針對(duì)直接購買的辦公用品，經(jīng)辦人員可憑《辦公用品申購單》以及有效發(fā)票，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)；針對(duì)采用訂貨方式采購的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購單》及《辦公用品驗(yàn)收單》，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。（6）對(duì)于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。同時(shí)進(jìn)行辦公用品發(fā)放的登記工作。（2）辦公用品倉庫須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。第十條 行政部應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對(duì)。（3）行政部根據(jù)審批意見實(shí)施購買。本公司對(duì)外正式發(fā)文以及有關(guān)單位的來往文書。第五條 行政部應(yīng)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門間的聯(lián)系，掌握各部門的業(yè)務(wù)情況，主動(dòng)及時(shí)的對(duì)有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行收集。文書歸檔后，原告由行政部門歸檔，相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際需要留存影本。檔案管理人員點(diǎn)收完畢后，應(yīng)填寫歸檔文件移交清單，經(jīng)雙方確認(rèn)簽字后各留存保管，以備查考。第九條 檔案的分類。檔案的各級(jí)分類應(yīng)有統(tǒng)一的名稱。若需要修改，應(yīng)事先討論審查，并擬定《新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表》，避免混淆。第十四條 定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時(shí)應(yīng)采取防火、放盜、防潮、防蟲等措施。第十九條 調(diào)閱涉及公司機(jī)密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二條 收集范圍。第四條 聲像檔案的手機(jī)要求。同屬一類的照片應(yīng)按照時(shí)間順序編號(hào)，并填寫底片號(hào)。第九條 聲像檔案案卷要求。第十一條 歸檔保存的聲像資料，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。外單位借用具有專利的聲像資料，應(yīng)按照《中華人民共和國專利法》有關(guān)規(guī)