【正文】 辦公設(shè)備管理制度《xxxx公司辦公設(shè)備管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強對公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。第二條 本制度所指的“辦公設(shè)備”包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機、傳真機、照相機、投影儀等所有辦公設(shè)備。第三條 公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。第二章 辦公設(shè)備的采購第四條 辦公設(shè)備采購管理職責(zé)（1）公司行政部負責(zé)統(tǒng)一采購計劃的制訂和實施。（2）公司財務(wù)部負責(zé)審核采購費用。（3）公司總經(jīng)理負責(zé)審批采購計劃，采購合同以及采購費用。第五條 辦公設(shè)備采購審批程序。（1）根據(jù)本部門實際情況，設(shè)備需求部門填寫《辦公設(shè)備請購單》提交行政部。（2）行政部每季度對申購申請進行一次統(tǒng)計匯總，根據(jù)匯總結(jié)果和公司現(xiàn)有設(shè)備的使用情況制訂采購計劃，填寫《辦公設(shè)備采購審批表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后提交財務(wù)部審核，最后報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）根據(jù)審批意見，行政部實施辦公設(shè)備采購程序。第六條 辦公設(shè)備采購程序。（1）行政部必須選擇超過三家的供應(yīng)商進行詢價。（2）采購經(jīng)辦人應(yīng)對報價資料進行認真的分析，并參考以往的采購記錄及當(dāng)時的市場行情與供應(yīng)商進行議價。（3）經(jīng)辦人填寫《辦公設(shè)備詢議價情況報告表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。（4）根據(jù)審批意見，經(jīng)辦人實施采購，必要時應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。第七條 辦公設(shè)備的驗收入庫工作程序。（1）設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對設(shè)備進行仔細地檢驗，必要時設(shè)備需求部門應(yīng)給與協(xié)助支持。（2）檢驗人員在《辦公設(shè)備驗收單》上確認簽字后，設(shè)備方可登記入庫。第八條 設(shè)備采購費用付款程序。（1）采取預(yù)付款方式時，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價情況報告表》或《采購合同》，填寫《借款單》，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過后辦理預(yù)付款手續(xù)。（2）采取貨到付款方式時，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價情況報告表》或《采購合同》、《辦公設(shè)備驗收單》及購貨發(fā)票，辦理財務(wù)報銷手續(xù)。第九條 設(shè)備采購管理辦法。（1）行政部必須嚴(yán)格遵守公平、公開的原則，在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇信譽度高的供應(yīng)商。（2）公司主要設(shè)備的采購應(yīng)有35家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高的備選供應(yīng)商。（3）所采購設(shè)備單價超過3萬元時，必須采取公開招標(biāo)的方式進行采購。（4）設(shè)備采購人員必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購設(shè)備過程中收受回扣。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。（5）行政部與供貨商簽訂購買合同時，須對售后做出明確約定。設(shè)備驗收不合格時，應(yīng)按照合同的約定，進行退、換貨或索賠。（6）供貨商提供報價的設(shè)備規(guī)格與《辦公設(shè)備采購審批表》中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返?，?yīng)及時與設(shè)備部門溝通，由需求部門經(jīng)理簽字確認后，方可購買。（7）設(shè)備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場指導(dǎo)的，由行政部負責(zé)相關(guān)事宜。（8）設(shè)備采購人員應(yīng)樹立服務(wù)意識，若因缺貨等原因無法按時完成采購時，應(yīng)及時通知需求部門，并積極與其協(xié)商處理。（9）各生產(chǎn)部門對辦公設(shè)備有緊急需求時，可直接將部門經(jīng)理審核的購買申請?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。審批通過后，由行政部安排單獨采購。第三章 辦公設(shè)備的使用及維修第十條 辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。（2）使用設(shè)備前應(yīng)認真閱讀說明書，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進行。（3）如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（4）行政部應(yīng)指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊定期對辦公設(shè)備進行檢查養(yǎng)護，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。（5）需要由廠家進行專業(yè)保養(yǎng)的，由行政部負責(zé)相關(guān)事宜。第十一條 辦公設(shè)備的維修。（1）當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時，應(yīng)報請行政部安排維修。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。（2）行政部應(yīng)對設(shè)備的維修情況作詳細的記錄，包括設(shè)備編號、維修日期、故障現(xiàn)象及原因、維修費用、維修單位等。，并建立維修檔案。（3）行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防措施，并及時通知各部門在使用設(shè)備過程中加以防范。第十二條 辦公設(shè)備使用監(jiān)督。（1）各部門經(jīng)理負責(zé)本部門所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。（2）行政部負責(zé)不定期地對辦公設(shè)備的使用情況進行檢查。（3）行政部有權(quán)提請?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。第十三條 辦公設(shè)備的報廢認定及處理。（1）辦公設(shè)備因故障無法維修或無維修價值需要報廢時，行政部應(yīng)提交《辦公用品報廢清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。（2）行政部負責(zé)處理報廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財務(wù)部入賬，同時，財務(wù)部負責(zé)對已報廢的辦公用品進行銷賬。第四章 辦公設(shè)備的分類管理第十四條 電腦的使用管理（1）本制度中所稱“電腦”包括：主機、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類應(yīng)用軟件。（2）公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理員負責(zé)計算機的管理，其有權(quán)對公司任何一臺電腦實時操作、設(shè)置等管理。（3）公司電腦使用實施“專人專管”的原則，即由每臺電腦的使用者負責(zé)電腦日常操作及保養(yǎng)，使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀態(tài)。（4）未經(jīng)允許，公司網(wǎng)絡(luò)管理員之外的任何人不得擅自使用他人的電腦。（5）電腦的使用者應(yīng)設(shè)置開機密碼，且未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導(dǎo)致公司遭受損失。（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時進行更新。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U盤、移動硬盤、軟件等，以防止病毒侵入。（7）電腦上不得存放會影響、破壞公司計算機網(wǎng)絡(luò)正常運行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。（8）嚴(yán)禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進行其他娛樂活動。（9）行政部指派專人對公司電腦的硬件進行維護，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。（10）電腦使用者應(yīng)定期對電腦內(nèi)的資料進行整理和備份，刪除無用的文件，確保電腦有足夠的運行空間。備份的資料可由部門統(tǒng)一保管。（11）電腦使用者離開時應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十五條 電話的使用管理（1）電話由行政部統(tǒng)一進行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號碼或私自拉線串號。（2）各部門經(jīng)理負責(zé)對電話的日常使用情況進行監(jiān)督和控制。（3）通話時要簡潔扼要，避免長時間占線，浪費時間和資源。（4）因工作原因需要撥打長途電話時，應(yīng)事先征得部門主管的允許。第十六條 打印機、復(fù)印機的使用管理。（1）打印機、復(fù)印機由行政部指派專人負責(zé)使用，其他人不得擅自使用。（2）在不適用打印機、復(fù)印機時，應(yīng)關(guān)閉電源，降低損耗。第十七條 傳真機的使用管理。（1）傳真機由行政部指派專人負責(zé)使用，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司機密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。（3）每天下班后，應(yīng)將傳真機設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。第十八條 其他辦公設(shè)備使用管理（1）公司全部辦公設(shè)備