【正文】 辦公設(shè)備管理制度《xxxx公司辦公設(shè)備管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費(fèi)的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。第二條 本制度所指的“辦公設(shè)備”包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、投影儀等所有辦公設(shè)備。第三條 公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。第二章 辦公設(shè)備的采購(gòu)第四條 辦公設(shè)備采購(gòu)管理職責(zé)（1）公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃的制訂和實(shí)施。（2）公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)費(fèi)用。（3）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)合同以及采購(gòu)費(fèi)用。第五條 辦公設(shè)備采購(gòu)審批程序。（1）根據(jù)本部門(mén)實(shí)際情況，設(shè)備需求部門(mén)填寫(xiě)《辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單》提交行政部。（2）行政部每季度對(duì)申購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)匯總，根據(jù)匯總結(jié)果和公司現(xiàn)有設(shè)備的使用情況制訂采購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后提交財(cái)務(wù)部審核，最后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）根據(jù)審批意見(jiàn)，行政部實(shí)施辦公設(shè)備采購(gòu)程序。第六條 辦公設(shè)備采購(gòu)程序。（1）行政部必須選擇超過(guò)三家的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。（2）采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)報(bào)價(jià)資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購(gòu)記錄及當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)行情與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。（3）經(jīng)辦人填寫(xiě)《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。（4）根據(jù)審批意見(jiàn)，經(jīng)辦人實(shí)施采購(gòu)，必要時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》。第七條 辦公設(shè)備的驗(yàn)收入庫(kù)工作程序。（1）設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)地檢驗(yàn)，必要時(shí)設(shè)備需求部門(mén)應(yīng)給與協(xié)助支持。（2）檢驗(yàn)人員在《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》上確認(rèn)簽字后，設(shè)備方可登記入庫(kù)。第八條 設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用付款程序。（1）采取預(yù)付款方式時(shí)，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》，填寫(xiě)《借款單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過(guò)后辦理預(yù)付款手續(xù)。（2）采取貨到付款方式時(shí)，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》、《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》及購(gòu)貨發(fā)票，辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。第九條 設(shè)備采購(gòu)管理辦法。（1）行政部必須嚴(yán)格遵守公平、公開(kāi)的原則，在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇信譽(yù)度高的供應(yīng)商。（2）公司主要設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)有35家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高的備選供應(yīng)商。（3）所采購(gòu)設(shè)備單價(jià)超過(guò)3萬(wàn)元時(shí)，必須采取公開(kāi)招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)。（4）設(shè)備采購(gòu)人員必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購(gòu)設(shè)備過(guò)程中收受回扣。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。（5）行政部與供貨商簽訂購(gòu)買(mǎi)合同時(shí)，須對(duì)售后做出明確約定。設(shè)備驗(yàn)收不合格時(shí)，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或索賠。（6）供貨商提供報(bào)價(jià)的設(shè)備規(guī)格與《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返?，?yīng)及時(shí)與設(shè)備部門(mén)溝通，由需求部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可購(gòu)買(mǎi)。（7）設(shè)備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。（8）設(shè)備采購(gòu)人員應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，若因缺貨等原因無(wú)法按時(shí)完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)，并積極與其協(xié)商處理。（9）各生產(chǎn)部門(mén)對(duì)辦公設(shè)備有緊急需求時(shí)，可直接將部門(mén)經(jīng)理審核的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。審批通過(guò)后，由行政部安排單獨(dú)采購(gòu)。第三章 辦公設(shè)備的使用及維修第十條 辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。（2）使用設(shè)備前應(yīng)認(rèn)真閱讀說(shuō)明書(shū)，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行。（3）如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（4）行政部應(yīng)指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊(cè)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。（5）需要由廠家進(jìn)行專業(yè)保養(yǎng)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。第十一條 辦公設(shè)備的維修。（1）當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。（2）行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備的維修情況作詳細(xì)的記錄，包括設(shè)備編號(hào)、維修日期、故障現(xiàn)象及原因、維修費(fèi)用、維修單位等。，并建立維修檔案。（3）行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防措施，并及時(shí)通知各部門(mén)在使用設(shè)備過(guò)程中加以防范。第十二條 辦公設(shè)備使用監(jiān)督。（1）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。（2）行政部負(fù)責(zé)不定期地對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。（3）行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。第十三條 辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定及處理。（1）辦公設(shè)備因故障無(wú)法維修或無(wú)維修價(jià)值需要報(bào)廢時(shí)，行政部應(yīng)提交《辦公用品報(bào)廢清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。（2）行政部負(fù)責(zé)處理報(bào)廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財(cái)務(wù)部入賬，同時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)已報(bào)廢的辦公用品進(jìn)行銷(xiāo)賬。第四章 辦公設(shè)備的分類管理第十四條 電腦的使用管理（1）本制度中所稱“電腦”包括：主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類應(yīng)用軟件。（2）公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的管理，其有權(quán)對(duì)公司任何一臺(tái)電腦實(shí)時(shí)操作、設(shè)置等管理。（3）公司電腦使用實(shí)施“專人專管”的原則，即由每臺(tái)電腦的使用者負(fù)責(zé)電腦日常操作及保養(yǎng)，使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀態(tài)。（4）未經(jīng)允許，公司網(wǎng)絡(luò)管理員之外的任何人不得擅自使用他人的電腦。（5）電腦的使用者應(yīng)設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，且未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導(dǎo)致公司遭受損失。（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時(shí)進(jìn)行更新。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、軟件等，以防止病毒侵入。（7）電腦上不得存放會(huì)影響、破壞公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。（8）嚴(yán)禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進(jìn)行其他娛樂(lè)活動(dòng)。（9）行政部指派專人對(duì)公司電腦的硬件進(jìn)行維護(hù)，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。（10）電腦使用者應(yīng)定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理和備份，刪除無(wú)用的文件，確保電腦有足夠的運(yùn)行空間。備份的資料可由部門(mén)統(tǒng)一保管。（11）電腦使用者離開(kāi)時(shí)應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十五條 電話的使用管理（1）電話由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號(hào)碼或私自拉線串號(hào)。（2）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)電話的日常使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。（3）通話時(shí)要簡(jiǎn)潔扼要，避免長(zhǎng)時(shí)間占線，浪費(fèi)時(shí)間和資源。（4）因工作原因需要撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，應(yīng)事先征得部門(mén)主管的允許。第十六條 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用管理。（1）打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。（2）在不適用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電源，降低損耗。第十七條 傳真機(jī)的使用管理。（1）傳真機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。（3）每天下班后，應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。第十八條 其他辦公設(shè)備使用管理（1）公司全部辦公設(shè)備