【正文】 第五章 聲像檔案的費用管理第十五條 由形成聲像檔案而產(chǎn)生的費用，檔案產(chǎn)生部門可在檔案資料按照規(guī)定歸檔后，經(jīng)檔案室確認(rèn)簽字，到財務(wù)部報銷相關(guān)費用。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格進行審批，根據(jù)機密程度，明確利用范圍。第四章 聲像檔案的保管第十條 聲像檔案保存的技術(shù)要求。照片的文字說明按張編寫；錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫。第六條 聲像檔案的分類與編號。其他具有保存價值的聲像資料。第二十二條 調(diào)閱人員應(yīng)愛護檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)接他人。（文件、技術(shù)資料等）長期（10年）①預(yù)算決算書類②會計憑證③事業(yè)計劃資料④其他經(jīng)核定應(yīng)該保存10年的文件。如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。各級匪類、卷次以及目次的編號，均已十進位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案多少及增長情況酌情定制。每個檔夾的封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，檔案歸檔時依序編號、登錄，編號原則是每案一個“目次”。人力資源文件辦理完畢的一個月內(nèi)移交歸檔。案卷標(biāo)題簡明，編號符合公司規(guī)范。文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)由主管部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)簽字。關(guān)于干部任免、員工獎懲、員工薪酬、福利津貼等方面的人事材料。（7）各部門按需領(lǐng)用辦公用品。第五章 附則第十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。（5）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請人不得以其新舊為由拒絕使用。（5）經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時申領(lǐng)。第三章 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放第六條 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法。（3）行政部填寫《辦公用品訂購進度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購日期、數(shù)量、單價、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購單》，提交公司總經(jīng)理審批。（7）設(shè)備發(fā)生故障時，職能部門報請行政部安排維修。第二十一條 本制度自公布之日起實施。（3）每天下班后，應(yīng)將傳真機設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。（3）通話時要簡潔扼要，避免長時間占線，浪費時間和資源。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。第四章 辦公設(shè)備的分類管理第十四條 電腦的使用管理（1）本制度中所稱“電腦”包括：主機、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類應(yīng)用軟件。（3）行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防措施，并及時通知各部門在使用設(shè)備過程中加以防范。（3）如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（6）供貨商提供報價的設(shè)備規(guī)格與《辦公設(shè)備采購審批表》中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返?，?yīng)及時與設(shè)備部門溝通，由需求部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可購買。第九條 設(shè)備采購管理辦法。（3）經(jīng)辦人填寫《辦公設(shè)備詢議價情況報告表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。（3）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購計劃，采購合同以及采購費用。第三條 公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。第六條 辦公設(shè)備采購程序。第八條 設(shè)備采購費用付款程序。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。第三章 辦公設(shè)備的使用及維修第十條 辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。第十三條 辦公設(shè)備的報廢認(rèn)定及處理。（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時進行更新。（11）電腦使用者離開時應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十七條 傳真機的使用管理。行政部經(jīng)理確認(rèn)后，員工方可辦理異動或離職手續(xù)。根據(jù)總經(jīng)理的審批意見實施購買。第三條 行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。第五條 辦公用品采購規(guī)定。（7）經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購過成中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。寫明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號規(guī)格及發(fā)放日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。盤點時如有帳物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，做到帳物相符。第十一條 行政部每月填寫《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩份。（4）供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。反映本公司主要職能的報告和總結(jié)。第六條 檔案管理人員應(yīng)按照下列要求點收移交文件。如因工作需要，經(jīng)辦部門需要保留原稿時，必須經(jīng)行政部批準(zhǔn)，切妥善保管原稿，并將影印本歸檔。文件的歸檔時間如下表所示：不同類型文件的歸檔時間文件類型歸檔時間管理文件形成后的第二年上半年移交歸檔項目文件①項目完成后的三個月內(nèi)移交材料。分類檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門、項目等因素進行三類分級。名稱不能含糊籠統(tǒng)，應(yīng)以充分顯示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則。第十一條 檔號的編定。第十五條 將已到達保存期限的檔案登記造冊，呈送公司總經(jīng)理審批后銷毀。第二十條 調(diào)閱后歸還歸檔時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查，從新歸檔，并填寫《檔案調(diào)閱情況記錄表》，寫明所調(diào)閱文件的名稱，調(diào)閱人、調(diào)出時間、歸檔時間等信息。反映公司主要職能活動以及經(jīng)營成果的聲像資料。歸檔的聲像資料應(yīng)齊備，文字說明應(yīng)清楚完整。底片在卷宗內(nèi)編流水號，格式為：卷宗號流水號。將主題相同的聲像資料組成案卷，集中編放。第十二條 認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案統(tǒng)計制度，做好檔案進出、庫存數(shù)量、庫存情況等方面的統(tǒng)計。在不影響保密的情況下，各部門可充分利用聲像檔案資源舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用庫存的聲像檔案。33 / 33。在借用過程中導(dǎo)致?lián)p壞，由借用單位承擔(dān)賠償責(zé)任。底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場強度超過30奧斯特的磁場，盒與盒的間距應(yīng)超過3毫米，且盡量不適用鐵皮柜存放磁帶。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式為：在套盒上標(biāo)準(zhǔn)頁碼，然后根據(jù)要求逐項填寫。照片應(yīng)按照形成年份、問題進行分類。檔案室要隨時收集公司具有保存價值的聲像資料?！禭X公司聲像管理辦法》第一章 總則第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。第五章 調(diào)卷管理第十八條 員工需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案調(diào)卷申請表》，寫明調(diào)閱原因及所需要調(diào)閱檔案的名稱，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第十三條 應(yīng)在檔夾背脊上標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查找。檔案分類的各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不已修改。第十條 檔案名稱及編號。根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等將案卷分類，調(diào)整不規(guī)范的編號，填寫案卷目錄。文件裝訂符合規(guī)范，不得出現(xiàn)破損、皺折或參差不齊等現(xiàn)象。第七條 歸檔要求。第二章 檔案資料的搜集第四條 各業(yè)務(wù)部門須對辦理完畢的文件材料進行挑選、立卷，定期移交至行政部歸檔保存。重要會議的通知、報告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議簡報等材料。（2）行政部經(jīng)理審核購買申請后，提交總經(jīng)理審批。第五章 辦公用品的使用監(jiān)督第九條 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。（1）行政部應(yīng)建立庫存辦公用品臺