【正文】 第五章 聲像檔案的費(fèi)用管理第十五條 由形成聲像檔案而產(chǎn)生的費(fèi)用，檔案產(chǎn)生部門可在檔案資料按照規(guī)定歸檔后，經(jīng)檔案室確認(rèn)簽字，到財(cái)務(wù)部報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格進(jìn)行審批，根據(jù)機(jī)密程度，明確利用范圍。第四章 聲像檔案的保管第十條 聲像檔案保存的技術(shù)要求。照片的文字說(shuō)明按張編寫；錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫。第六條 聲像檔案的分類與編號(hào)。其他具有保存價(jià)值的聲像資料。第二十二條 調(diào)閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)接他人。（文件、技術(shù)資料等）長(zhǎng)期（10年）①預(yù)算決算書類②會(huì)計(jì)憑證③事業(yè)計(jì)劃資料④其他經(jīng)核定應(yīng)該保存10年的文件。如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。各級(jí)匪類、卷次以及目次的編號(hào)，均已十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案多少及增長(zhǎng)情況酌情定制。每個(gè)檔夾的封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，檔案歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，編號(hào)原則是每案一個(gè)“目次”。人力資源文件辦理完畢的一個(gè)月內(nèi)移交歸檔。案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明，編號(hào)符合公司規(guī)范。文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)由主管部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)簽字。關(guān)于干部任免、員工獎(jiǎng)懲、員工薪酬、福利津貼等方面的人事材料。（7）各部門按需領(lǐng)用辦公用品。第五章 附則第十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。（5）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請(qǐng)人不得以其新舊為由拒絕使用。（5）經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時(shí)申領(lǐng)。第三章 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放第六條 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法。（3）行政部填寫《辦公用品訂購(gòu)進(jìn)度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購(gòu)日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購(gòu)單》，提交公司總經(jīng)理審批。（7）設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，職能部門報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。第二十一條 本制度自公布之日起實(shí)施。（3）每天下班后，應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。（3）通話時(shí)要簡(jiǎn)潔扼要，避免長(zhǎng)時(shí)間占線，浪費(fèi)時(shí)間和資源。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。第四章 辦公設(shè)備的分類管理第十四條 電腦的使用管理（1）本制度中所稱“電腦”包括：主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類應(yīng)用軟件。（3）行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防措施，并及時(shí)通知各部門在使用設(shè)備過(guò)程中加以防范。（3）如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（6）供貨商提供報(bào)價(jià)的設(shè)備規(guī)格與《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返?，?yīng)及時(shí)與設(shè)備部門溝通，由需求部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可購(gòu)買。第九條 設(shè)備采購(gòu)管理辦法。（3）經(jīng)辦人填寫《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。（3）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)合同以及采購(gòu)費(fèi)用。第三條 公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。第六條 辦公設(shè)備采購(gòu)程序。第八條 設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用付款程序。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。第三章 辦公設(shè)備的使用及維修第十條 辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。第十三條 辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定及處理。（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時(shí)進(jìn)行更新。（11）電腦使用者離開(kāi)時(shí)應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十七條 傳真機(jī)的使用管理。行政部經(jīng)理確認(rèn)后，員工方可辦理異動(dòng)或離職手續(xù)。根據(jù)總經(jīng)理的審批意見(jiàn)實(shí)施購(gòu)買。第三條 行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。第五條 辦公用品采購(gòu)規(guī)定。（7）經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購(gòu)過(guò)成中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。寫明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號(hào)規(guī)格及發(fā)放日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。盤點(diǎn)時(shí)如有帳物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，做到帳物相符。第十一條 行政部每月填寫《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩份。（4）供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。反映本公司主要職能的報(bào)告和總結(jié)。第六條 檔案管理人員應(yīng)按照下列要求點(diǎn)收移交文件。如因工作需要，經(jīng)辦部門需要保留原稿時(shí)，必須經(jīng)行政部批準(zhǔn)，切妥善保管原稿，并將影印本歸檔。文件的歸檔時(shí)間如下表所示：不同類型文件的歸檔時(shí)間文件類型歸檔時(shí)間管理文件形成后的第二年上半年移交歸檔項(xiàng)目文件①項(xiàng)目完成后的三個(gè)月內(nèi)移交材料。分類檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門、項(xiàng)目等因素進(jìn)行三類分級(jí)。名稱不能含糊籠統(tǒng)，應(yīng)以充分顯示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則。第十一條 檔號(hào)的編定。第十五條 將已到達(dá)保存期限的檔案登記造冊(cè)，呈送公司總經(jīng)理審批后銷毀。第二十條 調(diào)閱后歸還歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查，從新歸檔，并填寫《檔案調(diào)閱情況記錄表》，寫明所調(diào)閱文件的名稱，調(diào)閱人、調(diào)出時(shí)間、歸檔時(shí)間等信息。反映公司主要職能活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)成果的聲像資料。歸檔的聲像資料應(yīng)齊備，文字說(shuō)明應(yīng)清楚完整。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為：卷宗號(hào)流水號(hào)。將主題相同的聲像資料組成案卷，集中編放。第十二條 認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好檔案進(jìn)出、庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存情況等方面的統(tǒng)計(jì)。在不影響保密的情況下，各部門可充分利用聲像檔案資源舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開(kāi)發(fā)利用庫(kù)存的聲像檔案。33 / 33。在借用過(guò)程中導(dǎo)致?lián)p壞，由借用單位承擔(dān)賠償責(zé)任。底片冊(cè)、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi)磁場(chǎng)強(qiáng)度超過(guò)30奧斯特的磁場(chǎng)，盒與盒的間距應(yīng)超過(guò)3毫米，且盡量不適用鐵皮柜存放磁帶。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式為：在套盒上標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)碼，然后根據(jù)要求逐項(xiàng)填寫。照片應(yīng)按照形成年份、問(wèn)題進(jìn)行分類。檔案室要隨時(shí)收集公司具有保存價(jià)值的聲像資料?！禭X公司聲像管理辦法》第一章 總則第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。第五章 調(diào)卷管理第十八條 員工需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)卷申請(qǐng)表》，寫明調(diào)閱原因及所需要調(diào)閱檔案的名稱，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第十三條 應(yīng)在檔夾背脊上標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查找。檔案分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不已修改。第十條 檔案名稱及編號(hào)。根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等將案卷分類，調(diào)整不規(guī)范的編號(hào)，填寫案卷目錄。文件裝訂符合規(guī)范，不得出現(xiàn)破損、皺折或參差不齊等現(xiàn)象。第七條 歸檔要求。第二章 檔案資料的搜集第四條 各業(yè)務(wù)部門須對(duì)辦理完畢的文件材料進(jìn)行挑選、立卷，定期移交至行政部歸檔保存。重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等材料。（2）行政部經(jīng)理審核購(gòu)買申請(qǐng)后，提交總經(jīng)理審批。第五章 辦公用品的使用監(jiān)督第九條 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。（1）行政部應(yīng)建立庫(kù)存辦公用品臺(tái)