【正文】 與供貨商簽訂購(gòu)買合同時(shí)，須對(duì)售后做出明確約定。（1）采取預(yù)付款方式時(shí)，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》，填寫《借款單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過(guò)后辦理預(yù)付款手續(xù)。（1）行政部必須選擇超過(guò)三家的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。第二章 辦公設(shè)備的采購(gòu)第四條 辦公設(shè)備采購(gòu)管理職責(zé)（1）公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃的制訂和實(shí)施。（2）公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)費(fèi)用。（2）采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)報(bào)價(jià)資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購(gòu)記錄及當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)行情與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。（2）采取貨到付款方式時(shí)，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》、《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》及購(gòu)貨發(fā)票，辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。設(shè)備驗(yàn)收不合格時(shí)，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或索賠。（2）使用設(shè)備前應(yīng)認(rèn)真閱讀說(shuō)明書(shū)，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行。并建立維修檔案。（2）行政部負(fù)責(zé)處理報(bào)廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財(cái)務(wù)部入賬，同時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)已報(bào)廢的辦公用品進(jìn)行銷賬。（7）電腦上不得存放會(huì)影響、破壞公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。（2）各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)電話的日常使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。（2）涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。第二十條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。（6）各職能部門按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護(hù)。（1）行政工作人員須及時(shí)掌握辦公用品的庫(kù)存情況，并根據(jù)平時(shí)的消耗水平制作采購(gòu)計(jì)劃，明確訂購(gòu)數(shù)量，填寫《辦公用品申購(gòu)單》。（2）各部門如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書(shū)面申請(qǐng)，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。（4）水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用三個(gè)月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。第十二條 實(shí)行“走動(dòng)管理”，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒解決，杜絕浪費(fèi)。（6）驗(yàn)收合格后，將所購(gòu)物品登記造冊(cè)入庫(kù)保管，以備領(lǐng)用。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等資料。文件處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，立即退回有關(guān)部門補(bǔ)齊。經(jīng)辦部門須對(duì)移交的文件進(jìn)行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，做到準(zhǔn)確分類、合理立卷。會(huì)計(jì)文件會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)留存一年后移交歸檔。檔案分類力求實(shí)用而不拘泥，若三級(jí)分類不夠用，可增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類”。其中A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)，將其以同號(hào)編制。⑥其他經(jīng)核定應(yīng)該永久保存的文件。對(duì)逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。公司外部形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門給予協(xié)助支持。第七條 聲像檔案的文字說(shuō)明應(yīng)該簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、概括，具體包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、背景、攝錄者等內(nèi)容。卷內(nèi)備考表，用來(lái)說(shuō)明卷中聲像資料的整理與變動(dòng)情況。第十三條 聲像檔案的借閱。銷毀的聲像檔案應(yīng)登記造冊(cè)。第六章 附則第十六條 本辦法的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后限期外借。聲像檔案入庫(kù)前必須仔細(xì)檢查，對(duì)于已經(jīng)污損的聲像資料要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第八條 聲像檔案的編制形式。錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)按照形成的年份、問(wèn)題進(jìn)行分類，按內(nèi)容編號(hào)。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。第六章 附則第二十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。短期（5年）①期滿或解除的合約②其他經(jīng)核定應(yīng)該保存5年的文件。編列檔號(hào)應(yīng)從左而右，左方裝訂的檔案，檔號(hào)應(yīng)填寫于案件首頁(yè)的右上角，5裝訂者填寫于左上角。確定檔案分類的各級(jí)名稱后，應(yīng)將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號(hào)》，以便查閱。同一類或細(xì)類的檔案應(yīng)在一個(gè)檔夾中裝訂。第三章 檔案資料的整理和分類第八條 檔案資料的整理。立卷文件應(yīng)將正件和附件、請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，避免分散。與案件無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門。公司大事記以及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、音像資料的材料。流程圖：申請(qǐng)購(gòu)買實(shí)施購(gòu)買驗(yàn)收貨物登記入庫(kù)按需領(lǐng)用審核審批發(fā)貨合格辦公用品管理表格：（1）辦公用品申購(gòu)單（2）辦公用品驗(yàn)收單（3）辦公用品申領(lǐng)單（4）辦公用品訂購(gòu)調(diào)度控制表（5）辦公用品領(lǐng)用記錄表（6）辦公用品使用情況匯總表（7）辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)表（8）辦公用品報(bào)廢清單例表一： 辦公用品申購(gòu)單填制單位檔案編號(hào)序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額到貨期限具體用途備注123456…行政部門審核意見(jiàn)年 月 日總經(jīng)理審核意見(jiàn)年 月 日申請(qǐng)人簽字： 填表日期：例表二：辦公用品驗(yàn)收單填制部門檔案編號(hào)驗(yàn)收人員驗(yàn)收日期序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量供貨廠商到貨日期驗(yàn)收結(jié)果備注12345…例表三：辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門檔案編號(hào)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量具體用途備注123…領(lǐng)用人簽字：部門經(jīng)理簽字：例表四：辦公用品訂購(gòu)調(diào)度控制表填制部門檔案編號(hào)序號(hào)物品名稱單價(jià)訂購(gòu)數(shù)量訂購(gòu)日期到貨日期供應(yīng)廠商承辦人備注123…填表人： 填表日期：例表五：辦公用品領(lǐng)用記錄表填制部門檔案編號(hào)日期物品名稱領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用