【正文】 與供貨商簽訂購買合同時，須對售后做出明確約定。（1）采取預(yù)付款方式時，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價情況報告表》或《采購合同》，填寫《借款單》，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過后辦理預(yù)付款手續(xù)。（1）行政部必須選擇超過三家的供應(yīng)商進行詢價。第二章 辦公設(shè)備的采購第四條 辦公設(shè)備采購管理職責(zé)（1）公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購計劃的制訂和實施。（2）公司財務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購費用。（2）采購經(jīng)辦人應(yīng)對報價資料進行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購記錄及當(dāng)時的市場行情與供應(yīng)商進行議價。（2）采取貨到付款方式時，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價情況報告表》或《采購合同》、《辦公設(shè)備驗收單》及購貨發(fā)票，辦理財務(wù)報銷手續(xù)。設(shè)備驗收不合格時，應(yīng)按照合同的約定，進行退、換貨或索賠。（2）使用設(shè)備前應(yīng)認(rèn)真閱讀說明書，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進行。并建立維修檔案。（2）行政部負(fù)責(zé)處理報廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財務(wù)部入賬，同時，財務(wù)部負(fù)責(zé)對已報廢的辦公用品進行銷賬。（7）電腦上不得存放會影響、破壞公司計算機網(wǎng)絡(luò)正常運行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。（2）各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對電話的日常使用情況進行監(jiān)督和控制。（2）涉及公司機密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。第二十條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。（6）各職能部門按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護。（1）行政工作人員須及時掌握辦公用品的庫存情況，并根據(jù)平時的消耗水平制作采購計劃，明確訂購數(shù)量，填寫《辦公用品申購單》。（2）各部門如因工作原因而對某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時，需向行政部提出書面申請，以便行政部及時對訂購計劃進行調(diào)整。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價后向其索取賠償。（4）水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用三個月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。第十二條 實行“走動管理”，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒解決，杜絕浪費。（6）驗收合格后，將所購物品登記造冊入庫保管，以備領(lǐng)用。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等資料。文件處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，立即退回有關(guān)部門補齊。經(jīng)辦部門須對移交的文件進行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，做到準(zhǔn)確分類、合理立卷。會計文件會計年度終結(jié)后，由財務(wù)會計留存一年后移交歸檔。檔案分類力求實用而不拘泥，若三級分類不夠用，可增設(shè)第四級“細(xì)類”。其中A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號，將其以同號編制。⑥其他經(jīng)核定應(yīng)該永久保存的文件。對逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。公司外部形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門給予協(xié)助支持。第七條 聲像檔案的文字說明應(yīng)該簡潔、準(zhǔn)確、概括，具體包括：事由、時間、地點、任務(wù)、背景、攝錄者等內(nèi)容。卷內(nèi)備考表，用來說明卷中聲像資料的整理與變動情況。第十三條 聲像檔案的借閱。銷毀的聲像檔案應(yīng)登記造冊。第六章 附則第十六條 本辦法的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后限期外借。聲像檔案入庫前必須仔細(xì)檢查，對于已經(jīng)污損的聲像資料要進行必要的技術(shù)處理。第八條 聲像檔案的編制形式。錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)按照形成的年份、問題進行分類，按內(nèi)容編號。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。第六章 附則第二十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。短期（5年）①期滿或解除的合約②其他經(jīng)核定應(yīng)該保存5年的文件。編列檔號應(yīng)從左而右，左方裝訂的檔案，檔號應(yīng)填寫于案件首頁的右上角，5裝訂者填寫于左上角。確定檔案分類的各級名稱后，應(yīng)將所有分類的各級名稱及其代表數(shù)字編號依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號》，以便查閱。同一類或細(xì)類的檔案應(yīng)在一個檔夾中裝訂。第三章 檔案資料的整理和分類第八條 檔案資料的整理。立卷文件應(yīng)將正件和附件、請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，避免分散。與案件無關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門。公司大事記以及反映公司重要活動的剪報、照片、音像資料的材料。流程圖：申請購買實施購買驗收貨物登記入庫按需領(lǐng)用審核審批發(fā)貨合格辦公用品管理表格：（1）辦公用品申購單（2）辦公用品驗收單（3）辦公用品申領(lǐng)單（4）辦公用品訂購調(diào)度控制表（5）辦公用品領(lǐng)用記錄表（6）辦公用品使用情況匯總表（7）辦公用品庫存盤點表（8）辦公用品報廢清單例表一： 辦公用品申購單填制單位檔案編號序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量單價金額到貨期限具體用途備注123456…行政部門審核意見年 月 日總經(jīng)理審核意見年 月 日申請人簽字： 填表日期：例表二：辦公用品驗收單填制部門檔案編號驗收人員驗收日期序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量供貨廠商到貨日期驗收結(jié)果備注12345…例表三：辦公用品申領(lǐng)單申請部門檔案編號申請人申請日期序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量具體用途備注123…領(lǐng)用人簽字：部門經(jīng)理簽字：例表四：辦公用品訂購調(diào)度控制表填制部門檔案編號序號物品名稱單價訂購數(shù)量訂購日期到貨日期供應(yīng)廠商承辦人備注123…填表人： 填表日期：例表五：辦公用品領(lǐng)用記錄表填制部門檔案編號日期物品名稱領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用