【正文】 案編號序號名稱型號規(guī)格使用期限數(shù)量報廢原因備注1234使用部門意見：部門經(jīng)理簽字：行政部經(jīng)理審核意見：行政部經(jīng)理簽字：填表人： 填表日期：《XX公司檔案管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)本公司文書檔案的管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。與案件無關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門。第三章 檔案資料的整理和分類第八條 檔案資料的整理。確定檔案分類的各級名稱后，應(yīng)將所有分類的各級名稱及其代表數(shù)字編號依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號》，以便查閱。短期（5年）①期滿或解除的合約②其他經(jīng)核定應(yīng)該保存5年的文件。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。第八條 聲像檔案的編制形式。原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后限期外借。銷毀的聲像檔案應(yīng)登記造冊。卷內(nèi)備考表，用來說明卷中聲像資料的整理與變動情況。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門給予協(xié)助支持。對逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號，將其以同號編制。檔案分類力求實用而不拘泥，若三級分類不夠用，可增設(shè)第四級“細(xì)類”。經(jīng)辦部門須對移交的文件進(jìn)行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，做到準(zhǔn)確分類、合理立卷。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等資料。第十二條 實行“走動管理”，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒解決，杜絕浪費(fèi)。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價后向其索取賠償。（2）各部門如因工作原因而對某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時，需向行政部提出書面申請，以便行政部及時對訂購計劃進(jìn)行調(diào)整。（6）各職能部門按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護(hù)。（2）涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。（7）電腦上不得存放會影響、破壞公司計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。并建立維修檔案。設(shè)備驗收不合格時，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或索賠。（2）采購經(jīng)辦人應(yīng)對報價資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購記錄及當(dāng)時的市場行情與供應(yīng)商進(jìn)行議價。第二章 辦公設(shè)備的采購第四條 辦公設(shè)備采購管理職責(zé)（1）公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購計劃的制訂和實施。（1）采取預(yù)付款方式時，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價情況報告表》或《采購合同》，填寫《借款單》，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過后辦理預(yù)付款手續(xù)。（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。（1）辦公設(shè)備因故障無法維修或無維修價值需要報廢時，行政部應(yīng)提交《辦公用品報廢清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。第十五條 電話的使用管理（1）電話由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號碼或私自拉線串號。第五章 附則第十九條 公司行政部有權(quán)提請?zhí)幜P違反本制度的人員。第二章 辦公用品的采購管理第四條 辦公用品的采購程序。確實無法拒絕時，應(yīng)上交公司。（3）行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購價格核算出物品單價，并根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況計算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。（5）行政部負(fù)責(zé)驗收貨物，驗收不合格時，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。檢查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查歸人。②涉及到公司業(yè)務(wù)機(jī)密或由公司外部單位形成的文件資料，應(yīng)隨時歸檔。檔號的表示方式為：A1A2B1B2C1C2D1—E1E2。第十六條 檔案的保存期限如下表所示：檔案的保存期限保存期限范圍永久保存①公司章程、股東名冊、董事會及股東會議記錄②組織規(guī)程及辦事細(xì)則③財務(wù)報表④不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證⑤組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、處罰、獎勵等。公司組織并參加的重要會議和重大活動的聲資料。聲像檔案應(yīng)編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號，格式為：（檔案形態(tài)）檔號/（檔案形態(tài)）檔號。對庫存的聲像檔案，須每年進(jìn)行一次檢查。第十七條 本辦法自公布之日起實施。底片、膠片庫溫應(yīng)保持在13℃15℃，相對濕度保持在35%45%；照片庫溫應(yīng)保持在14℃24℃，%%；錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)保持在18℃24℃，相對濕度保持在40%60%。同一內(nèi)容分錄幾盤的視為一個案卷，編一個案卷號，然后再將每盤帶子按照錄制順序依次編號。第二十四條 本制度自公布之日起實施。第四章 檔案的保管第十二條 歸檔文件須依目次號順序以活頁的方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并根據(jù)實際需要注明目次號碼，以便查閱。檔案較多，一個檔夾不夠用時，可用兩個以上的檔夾裝訂，并在小類或細(xì)類之后增設(shè)“卷次”編號，以便查找。卷內(nèi)文件應(yīng)按照形成時間或常規(guī)順序有序排列。第三條 公司行政部負(fù)責(zé)歸檔資料以及日常管理工作。辦公用品管理流程：行政部在對辦公用品進(jìn)行管理時可以按照下面的流程進(jìn)行:（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫存量以及平時的消耗量確定購買數(shù)量，提交購買申請。具體內(nèi)容如下表所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備行政文員水性筆、記事本、文件夾各1個財務(wù)部員工水性筆、記事本、文件夾、計算器各1個部門主管鉛筆、水性筆、記事本、文件夾、計算器、訂書器各1個部門經(jīng)理及以上人員鉛筆、圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、計算器、筆筒、文件架、文件夾、活頁夾各一個備注因工作需要領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配備以為的辦公用品時，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序進(jìn)行申領(lǐng)第四章 辦公用品的保管和使用第八條 辦公用品的保管及使用管理。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報銷。（8）審批報廢的辦公用品按照報廢程序予以處理，相關(guān)資料歸檔保存。（2）設(shè)備負(fù)責(zé)人應(yīng)定期養(yǎng)護(hù)設(shè)備，以確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和使用。（9）行政部指派專人對公司電腦的硬件進(jìn)行維護(hù)，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。（1）各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。（8）設(shè)備采購人員應(yīng)樹立服務(wù)意識，若因缺貨等原因無法按時完成采購時，應(yīng)及時通知需求部門，并積極與其協(xié)商處理。第七條 辦公設(shè)備的驗收入庫工作程序。辦公設(shè)備管理制度《xxxx公司辦公設(shè)備管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)對公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費(fèi)的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。（1）設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)地檢驗，必要時設(shè)備需求部門應(yīng)給與協(xié)助支持。（9）各生產(chǎn)部門對辦公設(shè)備有緊急需求時，可直接將部門經(jīng)理審核的購買申請?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。（2）行政部負(fù)責(zé)不定期地對辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。（10）電腦使用者應(yīng)定期對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理和備份，刪除無