【正文】 案編號(hào)序號(hào)名稱型號(hào)規(guī)格使用期限數(shù)量報(bào)廢原因備注1234使用部門(mén)意見(jiàn)：部門(mén)經(jīng)理簽字：行政部經(jīng)理審核意見(jiàn)：行政部經(jīng)理簽字：填表人： 填表日期：《XX公司檔案管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)本公司文書(shū)檔案的管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。與案件無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門(mén)。第三章 檔案資料的整理和分類第八條 檔案資料的整理。確定檔案分類的各級(jí)名稱后，應(yīng)將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號(hào)》，以便查閱。短期（5年）①期滿或解除的合約②其他經(jīng)核定應(yīng)該保存5年的文件。第二章 聲像資料的收集第三條 聲像檔案的收集方式。第八條 聲像檔案的編制形式。原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后限期外借。銷(xiāo)毀的聲像檔案應(yīng)登記造冊(cè)。卷內(nèi)備考表，用來(lái)說(shuō)明卷中聲像資料的整理與變動(dòng)情況。第三章 聲像檔案的管理和分類第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)給予協(xié)助支持。對(duì)逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)，將其以同號(hào)編制。檔案分類力求實(shí)用而不拘泥，若三級(jí)分類不夠用，可增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類”。經(jīng)辦部門(mén)須對(duì)移交的文件進(jìn)行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，做到準(zhǔn)確分類、合理立卷。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等資料。第十二條 實(shí)行“走動(dòng)管理”，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒解決，杜絕浪費(fèi)。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。（2）各部門(mén)如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書(shū)面申請(qǐng)，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（6）各職能部門(mén)按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護(hù)。（2）涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。（7）電腦上不得存放會(huì)影響、破壞公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。并建立維修檔案。設(shè)備驗(yàn)收不合格時(shí)，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或索賠。（2）采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)報(bào)價(jià)資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購(gòu)記錄及當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)行情與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。第二章 辦公設(shè)備的采購(gòu)第四條 辦公設(shè)備采購(gòu)管理職責(zé)（1）公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃的制訂和實(shí)施。（1）采取預(yù)付款方式時(shí)，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》，填寫(xiě)《借款單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過(guò)后辦理預(yù)付款手續(xù)。（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。（1）辦公設(shè)備因故障無(wú)法維修或無(wú)維修價(jià)值需要報(bào)廢時(shí)，行政部應(yīng)提交《辦公用品報(bào)廢清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。第十五條 電話的使用管理（1）電話由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號(hào)碼或私自拉線串號(hào)。第五章 附則第十九條 公司行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違反本制度的人員。第二章 辦公用品的采購(gòu)管理第四條 辦公用品的采購(gòu)程序。確實(shí)無(wú)法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。（3）行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購(gòu)價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門(mén)的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。（5）行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，驗(yàn)收不合格時(shí)，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。檢查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查歸人。②涉及到公司業(yè)務(wù)機(jī)密或由公司外部單位形成的文件資料，應(yīng)隨時(shí)歸檔。檔號(hào)的表示方式為：A1A2B1B2C1C2D1—E1E2。第十六條 檔案的保存期限如下表所示：檔案的保存期限保存期限范圍永久保存①公司章程、股東名冊(cè)、董事會(huì)及股東會(huì)議記錄②組織規(guī)程及辦事細(xì)則③財(cái)務(wù)報(bào)表④不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證⑤組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、處罰、獎(jiǎng)勵(lì)等。公司組織并參加的重要會(huì)議和重大活動(dòng)的聲資料。聲像檔案應(yīng)編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)，格式為：（檔案形態(tài)）檔號(hào)/（檔案形態(tài)）檔號(hào)。對(duì)庫(kù)存的聲像檔案，須每年進(jìn)行一次檢查。第十七條 本辦法自公布之日起實(shí)施。底片、膠片庫(kù)溫應(yīng)保持在13℃15℃，相對(duì)濕度保持在35%45%；照片庫(kù)溫應(yīng)保持在14℃24℃，%%；錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)保持在18℃24℃，相對(duì)濕度保持在40%60%。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后再將每盤(pán)帶子按照錄制順序依次編號(hào)。第二十四條 本制度自公布之日起實(shí)施。第四章 檔案的保管第十二條 歸檔文件須依目次號(hào)順序以活頁(yè)的方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并根據(jù)實(shí)際需要注明目次號(hào)碼，以便查閱。檔案較多，一個(gè)檔夾不夠用時(shí)，可用兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在小類或細(xì)類之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查找。卷內(nèi)文件應(yīng)按照形成時(shí)間或常規(guī)順序有序排列。第三條 公司行政部負(fù)責(zé)歸檔資料以及日常管理工作。辦公用品管理流程：行政部在對(duì)辦公用品進(jìn)行管理時(shí)可以按照下面的流程進(jìn)行:（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫(kù)存量以及平時(shí)的消耗量確定購(gòu)買(mǎi)數(shù)量，提交購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)。具體內(nèi)容如下表所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備行政文員水性筆、記事本、文件夾各1個(gè)財(cái)務(wù)部員工水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器各1個(gè)部門(mén)主管鉛筆、水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器、訂書(shū)器各1個(gè)部門(mén)經(jīng)理及以上人員鉛筆、圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、計(jì)算器、筆筒、文件架、文件夾、活頁(yè)夾各一個(gè)備注因工作需要領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配備以為的辦公用品時(shí)，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序進(jìn)行申領(lǐng)第四章 辦公用品的保管和使用第八條 辦公用品的保管及使用管理。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷(xiāo)。（8）審批報(bào)廢的辦公用品按照?qǐng)?bào)廢程序予以處理，相關(guān)資料歸檔保存。（2）設(shè)備負(fù)責(zé)人應(yīng)定期養(yǎng)護(hù)設(shè)備，以確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和使用。（9）行政部指派專人對(duì)公司電腦的硬件進(jìn)行維護(hù)，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。（1）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。（8）設(shè)備采購(gòu)人員應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，若因缺貨等原因無(wú)法按時(shí)完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)，并積極與其協(xié)商處理。第七條 辦公設(shè)備的驗(yàn)收入庫(kù)工作程序。辦公設(shè)備管理制度《xxxx公司辦公設(shè)備管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費(fèi)的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。（1）設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)地檢驗(yàn)，必要時(shí)設(shè)備需求部門(mén)應(yīng)給與協(xié)助支持。（9）各生產(chǎn)部門(mén)對(duì)辦公設(shè)備有緊急需求時(shí)，可直接將部門(mén)經(jīng)理審核的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。（2）行政部負(fù)責(zé)不定期地對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。（10）電腦使用者應(yīng)定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理和備份，刪除無(wú)