【正文】 行政管理制度目錄第一章 總則第二章 工作規(guī)范第三章 公文處理第四章 會(huì)務(wù)管理第五章 檔案與證照印章管理 檔案管理范圍第六章 車輛管理制度 第七章 資產(chǎn)管理 資產(chǎn)分類 資產(chǎn)申領(lǐng)、申購(gòu) 資產(chǎn)出入庫管理 資產(chǎn)盤點(diǎn)管理第八章 事務(wù)管理 公務(wù)接待 文化宣傳第九章 獎(jiǎng)罰管理第十章 管理人員守則第十一章 公司突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案第十二章 附則第一章 總則 目的為進(jìn)一步提供工作效能和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮辦公會(huì)服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、管理、監(jiān)督和保障等職能，同時(shí)為加強(qiáng)管理，完善各項(xiàng)工作制度，促進(jìn)公司發(fā)發(fā)展壯大，提高經(jīng)濟(jì)效益，為使公司辦公工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化，進(jìn)一步完善和協(xié)調(diào)，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進(jìn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，特制定本制度。 組織機(jī)構(gòu) 集團(tuán)公司層級(jí)（1）集團(tuán)公司辦公室為總經(jīng)理辦公室、行政板塊辦公室等業(yè)務(wù)主管部門。 管理職責(zé) （1）辦公室管理人員直接受行政副總領(lǐng)導(dǎo)，在直屬領(lǐng)導(dǎo)管理下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。 （2）負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。（3）負(fù)責(zé)集團(tuán)公司文書管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。（4）協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。 （5）負(fù)責(zé)集團(tuán)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。（6）收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。（7）負(fù)責(zé)制定、監(jiān)督、落實(shí)公司各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范公司內(nèi)部管理，執(zhí)行獎(jiǎng)懲條例。（8） 協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他工作。第二章 工作規(guī)范 儀容儀表，保持服裝整齊干凈、搭配得體。男士不得著短褲，穿著襯衫以單色、淺色為主，正式場(chǎng)合以白襯衫為主。女士衣著顏色搭配適當(dāng)，淡雅協(xié)調(diào)，不得著超短裙、低胸、露背（肩）等服裝。，定期修剪，保持清潔，梳理整齊；不留胡須，保持面部清潔； ，不得將頭發(fā)燙染夸張?jiān)煨秃皖伾?；保持面部清潔，著淡妝，忌濃妝；不可佩戴夸張配飾。，但正式會(huì)議、會(huì)見客戶及一切需要展示公司形象的正式場(chǎng)合。，面帶微笑，問候“您好！”，微笑，問候“您好！”，行點(diǎn)頭禮。，微笑，使用“您好！請(qǐng)問找哪位？請(qǐng)問有什么可以幫您嗎？”等禮貌語句，如若是客戶或是合作單位人員應(yīng)主動(dòng)幫助并給予正確指引。，行走時(shí)抬頭挺胸，坐姿端正；接遞客戶、同事資料要用雙手。 到領(lǐng)導(dǎo)辦公室請(qǐng)示、匯報(bào)工作，先敲門，進(jìn)門要說“您好，打擾您！”，離開時(shí)輕輕關(guān)上門。，保持音量適中，工作交流完畢后，應(yīng)輕輕掛斷電話，如遇非本部門電話，要及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)告。，職位低者禮讓職位高者先行上車；下車時(shí)，職位低者先下車，開車門，職位高者后下車；安排座位以右為尊，小轎車后排座位靠右邊位置為尊，左邊位置其次，中間位置為最小；前排司機(jī)旁邊位置為經(jīng)辦人位置。面包車，司機(jī)后面一排的座位為尊，職位低者應(yīng)依次自前往后坐，司機(jī)同排右邊座位為經(jīng)辦人員座位。 ：（1） 儀表：面容清潔，衣著得體。（2）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方（3）言語：語氣溫和、禮貌文雅。（4）態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。（5）迎接重要來賓：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門口或車站機(jī)場(chǎng)，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序，先領(lǐng)導(dǎo)，后隨從。（6）接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。（7）過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請(qǐng)”。（8）進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。（9）座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。（10）送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“再見”、“沒關(guān)系”、“不要緊”、“別客氣”、“請(qǐng)稍等”等。、用語文明，不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、扎堆聊天。，不得進(jìn)行爭(zhēng)吵，使用不文明語言。、同事，惡意污蔑，造謠生事。，不得做與工作無關(guān)的事（例如玩電腦游戲、聽音樂、看與工作無關(guān)視頻等），嚴(yán)禁擅離職守。，包括薪酬信息等。，對(duì)可能造成泄密的資料、現(xiàn)金、印章、支票等，加鎖存放； 、文件、資料等。，愛惜辦公用品和辦公設(shè)施，隨時(shí)檢查辦公用品的安全性。嚴(yán)禁故意損壞公司物品或故意破壞清潔，違者予以通報(bào)批評(píng)，并賠償所損壞的物品，通過審核后人力直接從工資扣除。(包括通訊、照明、電腦等)損壞或發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)立即向行政部報(bào)修，以便及時(shí)解決問題。，做到人走關(guān)燈、關(guān)閉電源、電器等。 清潔規(guī)范，監(jiān)督管理所有清潔項(xiàng)目。：辦公區(qū)域、會(huì)議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。，按照排班安排，輪流打掃清潔，值日生按時(shí)做好辦公室公共區(qū)域所有清潔，并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)，行政部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。，辦公桌面應(yīng)保持整潔，干凈。物品使用完畢后及時(shí)放回原處。，按照規(guī)定予以處罰。第三章 公文處理。 決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。 決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。 公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。 公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。 通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)部門執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。 報(bào)告。適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)部門的詢問。 請(qǐng)示。適用于向上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)部門請(qǐng)示事項(xiàng)。 議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 函。適用于不相隸屬部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。 其它。行政部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào)）、上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；根據(jù)公文屬性、類別，對(duì)所有公文進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件說明、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部門、印發(fā)部分和印發(fā)日期、頁碼等組成。（1） 份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。 （2） 密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。（3） 緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （4） 發(fā)文部門標(biāo)志。由發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文部門標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文部門名稱，也可以單獨(dú)用主辦部門名稱。（5） 發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文部門代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦部門的發(fā)文字號(hào)。（6） 簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。（7） 標(biāo)題。由發(fā)文部門名稱、事由和文種組成。（8） 主送部門。公文的主要受理部門，應(yīng)當(dāng)使用部門全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型部門統(tǒng)稱。（9） 正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。 （10） 附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。（11） 發(fā)文部門署名。署發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（12） 成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（13） 印章。公文中有發(fā)文部門署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門印章，并與署名部門相符。（14） 附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。 （15） 附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。（16） 抄送部門。除主送部門外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他部門，應(yīng)當(dāng)使用部門全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型部門統(tǒng)稱。（17） 印發(fā)部門和印發(fā)日期。公文的送印部門和送印日期。（18） 頁碼。公文頁數(shù)順序號(hào)。 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的部門。 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)、存檔等程序。見流程設(shè)計(jì)。流程設(shè)計(jì)起草文書→填寫《發(fā)文稿箋》(需要時(shí))→下發(fā)→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀：（1）符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文部門意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。（2）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。 （3）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。 （4）文種正確，格式規(guī)范。（5）公文涉及其他公司或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門必須征求相關(guān)公司或者部門意見，力求達(dá)成一致。 公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文辦公室進(jìn)行審核。 公文管理、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理簽發(fā)。、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給專人管理。，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政經(jīng)理、行政副總審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。，做好借閱記錄并限期清退。、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。，需上報(bào)行政經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。，行政部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文稿箋》，所有文書原稿均由行政部分類存檔備查。，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀；須上級(jí)審批同意，方可銷毀。，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由行政部負(fù)責(zé)承擔(dān)。（1） 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔（2） 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀（3） 借閱流程：提出申請(qǐng)→辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀第四章 會(huì)務(wù)管理、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，也是信息溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系的重要手段。必須對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的全過程進(jìn)行科學(xué)的管理。：公司年會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、周例會(huì)、工作協(xié)調(diào)會(huì)、工作專題會(huì)等。公司年會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、周例會(huì)由公司行政部或人力資源部籌備召開；工作協(xié)調(diào)會(huì)、工作專題會(huì)分別由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人籌備召開。（1）會(huì)議召開前應(yīng)先就需解決的問題進(jìn)行分析考慮，如果不用通過開會(huì)的方式也能解決的，則不輕易開會(huì)。（2）如需要通過開會(huì)方式才能解決問題的，應(yīng)從會(huì)議的時(shí)機(jī)是否成熟、內(nèi)容是否重復(fù)脫節(jié)、費(fèi)用開支是否合理等方面多加考慮再作決定。（3）可利用傳閱文件的方式或通過現(xiàn)代通訊手段來替代傳統(tǒng)的會(huì)議，從而減輕面對(duì)面的會(huì)議負(fù)擔(dān)。（1）總的原則是與會(huì)無關(guān)者不參加，控制會(huì)議人數(shù)能更好地保障會(huì)議質(zhì)量。不是按“資格”確定出席會(huì)議人員，而是按解決問題的需要來確定參會(huì)者。（2）凡對(duì)會(huì)議要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)負(fù)有主要責(zé)任或與會(huì)議行動(dòng)直接相關(guān)者，具備專門知識(shí)經(jīng)驗(yàn)有助于議題深化者，對(duì)討論的問題有決策能力者，應(yīng)考慮確定為參會(huì)人員。（3）經(jīng)常性的會(huì)議時(shí)間要固定，以方便參會(huì)人員預(yù)先合理安排時(shí)間，避免因出席會(huì)議而影響重要工作（1）參會(huì)者要養(yǎng)成按時(shí)到會(huì)的習(xí)慣，不得遲到，會(huì)議提前5分鐘到達(dá)，簽到，參會(huì)者因故不能到會(huì)應(yīng)事先請(qǐng)假。不得無故缺席。關(guān)閉手機(jī)；會(huì)議中坐姿端正，認(rèn)真聽會(huì)、記錄，積極討論。（1）時(shí)機(jī)成熟的會(huì)議應(yīng)抓緊召開以不失時(shí)效，時(shí)機(jī)未到尚需醞釀的會(huì)議可延后召開。（2）考慮與會(huì)者中關(guān)鍵人物的最佳時(shí)間并結(jié)合大多數(shù)參會(huì)者的方便時(shí)間段，避免會(huì)議打亂公司工作的正常運(yùn)行秩序。（3）會(huì)議本身的時(shí)間最好控制在1小時(shí)之內(nèi)，開短會(huì)能集中精力達(dá)到更好效率。（1）公司年會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、周例會(huì)由公司行政部安排并做好相關(guān)會(huì)議服務(wù)（座位引導(dǎo)、材料分發(fā)、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外聯(lián)系、會(huì)議總務(wù)等具體工作）。(2) 工作協(xié)調(diào)會(huì)、工作專題會(huì)分別由該部門會(huì)議負(fù)責(zé)人安排、部署做好會(huì)議相關(guān)服務(wù)工作。（1）一般由會(huì)議召開部門擬訂。應(yīng)讓參會(huì)者知悉各項(xiàng)議題的討論順序和時(shí)間分配。每次會(huì)議議題數(shù)量不宜太多，如內(nèi)容太多可考慮另擇時(shí)間再議。（1）根據(jù)會(huì)前準(zhǔn)備擬定會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、議題等，并附上回執(zhí)讓被通知人確定能否準(zhǔn)時(shí)出席。會(huì)議通知應(yīng)盡早發(fā)給參會(huì)者以方便安排時(shí)間。會(huì)議如有書面議程，應(yīng)隨會(huì)議通知一并發(fā)給參會(huì)者（也可將會(huì)議通知與議程合并在一起印發(fā)）。（1）會(huì)議記錄應(yīng)從會(huì)議組織