【正文】 行政管理制度目錄第一章 總則第二章 工作規(guī)范第三章 公文處理第四章 會務管理第五章 檔案與證照印章管理 檔案管理范圍第六章 車輛管理制度 第七章 資產管理 資產分類 資產申領、申購 資產出入庫管理 資產盤點管理第八章 事務管理 公務接待 文化宣傳第九章 獎罰管理第十章 管理人員守則第十一章 公司突發(fā)事件應急預案第十二章 附則第一章 總則 目的為進一步提供工作效能和服務質量，充分發(fā)揮辦公會服務、參謀、協調、指導、管理、監(jiān)督和保障等職能，同時為加強管理，完善各項工作制度，促進公司發(fā)發(fā)展壯大，提高經濟效益，為使公司辦公工作實現規(guī)范化、程序化、制度化，進一步完善和協調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進公司戰(zhàn)略目標和各項業(yè)務的發(fā)展，特制定本制度。 組織機構 集團公司層級（1）集團公司辦公室為總經理辦公室、行政板塊辦公室等業(yè)務主管部門。 管理職責 （1）辦公室管理人員直接受行政副總領導，在直屬領導管理下主持開展辦公室的各項工作。 （2）負責辦公室相關規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。（3）負責集團公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務有序開展。（4）協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。 （5）負責集團公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。（6）收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。（7）負責制定、監(jiān)督、落實公司各項規(guī)章制度，加強規(guī)范公司內部管理，執(zhí)行獎懲條例。（8） 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作。第二章 工作規(guī)范 儀容儀表，保持服裝整齊干凈、搭配得體。男士不得著短褲，穿著襯衫以單色、淺色為主，正式場合以白襯衫為主。女士衣著顏色搭配適當，淡雅協調，不得著超短裙、低胸、露背（肩）等服裝。，定期修剪，保持清潔，梳理整齊；不留胡須，保持面部清潔； ，不得將頭發(fā)燙染夸張造型和顏色；保持面部清潔，著淡妝，忌濃妝；不可佩戴夸張配飾。，但正式會議、會見客戶及一切需要展示公司形象的正式場合。，面帶微笑，問候“您好！”，微笑，問候“您好！”，行點頭禮。，微笑，使用“您好！請問找哪位？請問有什么可以幫您嗎？”等禮貌語句，如若是客戶或是合作單位人員應主動幫助并給予正確指引。，行走時抬頭挺胸，坐姿端正；接遞客戶、同事資料要用雙手。 到領導辦公室請示、匯報工作，先敲門，進門要說“您好，打擾您！”，離開時輕輕關上門。，保持音量適中，工作交流完畢后，應輕輕掛斷電話，如遇非本部門電話，要及時進行轉告。，職位低者禮讓職位高者先行上車；下車時，職位低者先下車，開車門，職位高者后下車；安排座位以右為尊，小轎車后排座位靠右邊位置為尊，左邊位置其次，中間位置為最?。磺芭潘緳C旁邊位置為經辦人位置。面包車，司機后面一排的座位為尊，職位低者應依次自前往后坐，司機同排右邊座位為經辦人員座位。 ：（1） 儀表：面容清潔，衣著得體。（2）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方（3）言語：語氣溫和、禮貌文雅。（4）態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。（5）迎接重要來賓：要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序，先領導，后隨從。（6）接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。（7）過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。（8）進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。（9）座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。（10）送客時：根據身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開?！澳谩薄ⅰ罢垺?、“謝謝”、“對不起”、“再見”、“沒關系”、“不要緊”、“別客氣”、“請稍等”等。、用語文明，不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、扎堆聊天。，不得進行爭吵，使用不文明語言。、同事，惡意污蔑，造謠生事。，不得做與工作無關的事（例如玩電腦游戲、聽音樂、看與工作無關視頻等），嚴禁擅離職守。，包括薪酬信息等。，對可能造成泄密的資料、現金、印章、支票等，加鎖存放； 、文件、資料等。，愛惜辦公用品和辦公設施，隨時檢查辦公用品的安全性。嚴禁故意損壞公司物品或故意破壞清潔，違者予以通報批評，并賠償所損壞的物品，通過審核后人力直接從工資扣除。(包括通訊、照明、電腦等)損壞或發(fā)生故障時，應立即向行政部報修，以便及時解決問題。，做到人走關燈、關閉電源、電器等。 清潔規(guī)范，監(jiān)督管理所有清潔項目。：辦公區(qū)域、會議室、地板及其他納入在內的區(qū)域。，按照排班安排，輪流打掃清潔，值日生按時做好辦公室公共區(qū)域所有清潔，并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護，行政部人員負責衛(wèi)生檢查工作。，辦公桌面應保持整潔，干凈。物品使用完畢后及時放回原處。，按照規(guī)定予以處罰。第三章 公文處理。 決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。 決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級部門不適當的決定事項。 命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。 公報。適用于公布重要決定或者重大事項。 公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。 通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。 意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級部門執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。 通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。 報告。適用于向上級部門匯報工作、反映情況，回復上級部門的詢問。 請示。適用于向上級部門請求指示、批準。 批復。適用于答復下級部門請示事項。 議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。 函。適用于不相隸屬部門之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。 紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。 其它。行政部發(fā)文文書（學習資料、各類簡報）、上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。，寫明公司全稱及文件性質；根據公文屬性、類別，對所有公文進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部門、印發(fā)部分和印發(fā)日期、頁碼等組成。（1） 份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。 （2） 密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。（3） 緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （4） 發(fā)文部門標志。由發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時，發(fā)文部門標志可以并用聯合發(fā)文部門名稱，也可以單獨用主辦部門名稱。（5） 發(fā)文字號。由發(fā)文部門代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦部門的發(fā)文字號。（6） 簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。（7） 標題。由發(fā)文部門名稱、事由和文種組成。（8） 主送部門。公文的主要受理部門，應當使用部門全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型部門統稱。（9） 正文。公文的主體，用來表述公文的內容。 （10） 附件說明。公文附件的順序號和名稱。（11） 發(fā)文部門署名。署發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱。（12） 成文日期。署會議通過或者發(fā)文部門負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)部門負責人簽發(fā)的日期。（13） 印章。公文中有發(fā)文部門署名的，應當加蓋發(fā)文部門印章，并與署名部門相符。（14） 附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。 （15） 附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（16） 抄送部門。除主送部門外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他部門，應當使用部門全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型部門統稱。（17） 印發(fā)部門和印發(fā)日期。公文的送印部門和送印日期。（18） 頁碼。公文頁數順序號。 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的部門。 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)、存檔等程序。見流程設計。流程設計起草文書→填寫《發(fā)文稿箋》(需要時)→下發(fā)→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀：（1）符合國家法律法規(guī)和公司的路線方針政策，完整準確體現發(fā)文部門意圖，并同現行有關公文相銜接。（2）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。 （3）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。 （4）文種正確，格式規(guī)范。（5）公文涉及其他公司或者部門職權范圍內的事項，起草部門必須征求相關公司或者部門意見，力求達成一致。 公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文辦公室進行審核。 公文管理、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。，總經理簽發(fā)；各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理簽發(fā)。、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給專人管理。，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政經理、行政副總審批，總經理批準后方可借閱。，做好借閱記錄并限期清退。、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。，需上報行政經理簽字批準，按照文件管理制度進行處理。，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。，行政部的發(fā)文根據需要填寫《發(fā)文稿箋》，所有文書原稿均由行政部分類存檔備查。，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注。、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。，若發(fā)現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由行政部負責承擔。（1） 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔（2） 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀（3） 借閱流程：提出申請→辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀第四章 會務管理、實現科學決策的重要途徑，也是信息溝通、協調關系的重要手段。必須對會前、會中、會后的全過程進行科學的管理。：公司年會、月度總結會、周例會、工作協調會、工作專題會等。公司年會、月度總結會、周例會由公司行政部或人力資源部籌備召開；工作協調會、工作專題會分別由公司相關部門負責人籌備召開。（1）會議召開前應先就需解決的問題進行分析考慮，如果不用通過開會的方式也能解決的，則不輕易開會。（2）如需要通過開會方式才能解決問題的，應從會議的時機是否成熟、內容是否重復脫節(jié)、費用開支是否合理等方面多加考慮再作決定。（3）可利用傳閱文件的方式或通過現代通訊手段來替代傳統的會議，從而減輕面對面的會議負擔。（1）總的原則是與會無關者不參加，控制會議人數能更好地保障會議質量。不是按“資格”確定出席會議人員，而是按解決問題的需要來確定參會者。（2）凡對會議要實現的目標負有主要責任或與會議行動直接相關者，具備專門知識經驗有助于議題深化者，對討論的問題有決策能力者，應考慮確定為參會人員。（3）經常性的會議時間要固定，以方便參會人員預先合理安排時間，避免因出席會議而影響重要工作（1）參會者要養(yǎng)成按時到會的習慣，不得遲到，會議提前5分鐘到達，簽到，參會者因故不能到會應事先請假。不得無故缺席。關閉手機；會議中坐姿端正，認真聽會、記錄，積極討論。（1）時機成熟的會議應抓緊召開以不失時效，時機未到尚需醞釀的會議可延后召開。（2）考慮與會者中關鍵人物的最佳時間并結合大多數參會者的方便時間段，避免會議打亂公司工作的正常運行秩序。（3）會議本身的時間最好控制在1小時之內，開短會能集中精力達到更好效率。（1）公司年會、月度總結會、周例會由公司行政部安排并做好相關會議服務（座位引導、材料分發(fā)、會場內外聯系、會議總務等具體工作）。(2) 工作協調會、工作專題會分別由該部門會議負責人安排、部署做好會議相關服務工作。（1）一般由會議召開部門擬訂。應讓參會者知悉各項議題的討論順序和時間分配。每次會議議題數量不宜太多，如內容太多可考慮另擇時間再議。（1）根據會前準備擬定會議通知，內容包括會議的名稱、時間、地點、參加人、議題等，并附上回執(zhí)讓被通知人確定能否準時出席。會議通知應盡早發(fā)給參會者以方便安排時間。會議如有書面議程，應隨會議通知一并發(fā)給參會者（也可將會議通知與議程合并在一起印發(fā)）。（1）會議記錄應從會議組織