【正文】 行政部經(jīng)理審核后提交財(cái)務(wù)部審核，最后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦公設(shè)備管理制度《xxxx公司辦公設(shè)備管理制度》第一章 總則第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費(fèi)的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。（1）根據(jù)本部門(mén)實(shí)際情況，設(shè)備需求部門(mén)填寫(xiě)《辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單》提交行政部。第七條 辦公設(shè)備的驗(yàn)收入庫(kù)工作程序。（2）公司主要設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)有35家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高的備選供應(yīng)商。（8）設(shè)備采購(gòu)人員應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，若因缺貨等原因無(wú)法按時(shí)完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)，并積極與其協(xié)商處理。（5）需要由廠家進(jìn)行專(zhuān)業(yè)保養(yǎng)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。（1）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。（3）公司電腦使用實(shí)施“專(zhuān)人專(zhuān)管”的原則，即由每臺(tái)電腦的使用者負(fù)責(zé)電腦日常操作及保養(yǎng)，使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀態(tài)。（9）行政部指派專(zhuān)人對(duì)公司電腦的硬件進(jìn)行維護(hù)，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。第十六條 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用管理。（2）設(shè)備負(fù)責(zé)人應(yīng)定期養(yǎng)護(hù)設(shè)備，以確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和使用。（2）行政部對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核、匯總后，提交公司總經(jīng)理審批。（8）審批報(bào)廢的辦公用品按照?qǐng)?bào)廢程序予以處理，相關(guān)資料歸檔保存。（4）所訂購(gòu)辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問(wèn)題。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷(xiāo)。（2）公司規(guī)定每月XX日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時(shí)間，遇節(jié)假日順延，其他時(shí)間均不予受理。具體內(nèi)容如下表所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備行政文員水性筆、記事本、文件夾各1個(gè)財(cái)務(wù)部員工水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器各1個(gè)部門(mén)主管鉛筆、水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器、訂書(shū)器各1個(gè)部門(mén)經(jīng)理及以上人員鉛筆、圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、計(jì)算器、筆筒、文件架、文件夾、活頁(yè)夾各一個(gè)備注因工作需要領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配備以為的辦公用品時(shí)，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序進(jìn)行申領(lǐng)第四章 辦公用品的保管和使用第八條 辦公用品的保管及使用管理。（7）樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，提倡無(wú)紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。辦公用品管理流程：行政部在對(duì)辦公用品進(jìn)行管理時(shí)可以按照下面的流程進(jìn)行:（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫(kù)存量以及平時(shí)的消耗量確定購(gòu)買(mǎi)數(shù)量，提交購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)。第二條 歸檔范圍。第三條 公司行政部負(fù)責(zé)歸檔資料以及日常管理工作。有價(jià)證劵或其它貴重物品應(yīng)退回有關(guān)部門(mén)，由經(jīng)辦部門(mén)送公司指定的保管部門(mén)簽收后，再將文件進(jìn)行歸檔處理。卷內(nèi)文件應(yīng)按照形成時(shí)間或常規(guī)順序有序排列。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔要求裝訂，保持案卷外觀整潔。檔案較多，一個(gè)檔夾不夠用時(shí)，可用兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在小類(lèi)或細(xì)類(lèi)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查找。檔案分類(lèi)的各級(jí)名稱(chēng)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空擋，以備將來(lái)組織規(guī)模擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)。第四章 檔案的保管第十二條 歸檔文件須依目次號(hào)順序以活頁(yè)的方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并根據(jù)實(shí)際需要注明目次號(hào)碼，以便查閱。臨時(shí)（1年）結(jié)案后沒(méi)有必要長(zhǎng)期保存的文書(shū)第十七條 檔案銷(xiāo)毀時(shí)，必須由公司指派的專(zhuān)人與檔案管理人員同時(shí)在場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，防止資料外泄。第二十四條 本制度自公布之日起實(shí)施。產(chǎn)生聲像資料的各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將聲像資料隨同其他載體形式的檔案移交歸檔。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后再將每盤(pán)帶子按照錄制順序依次編號(hào)。照片編制采用橫寫(xiě)格式，其格式為：照片/底片號(hào)文字說(shuō)明參見(jiàn)號(hào)攝制時(shí)間攝制者。底片、膠片庫(kù)溫應(yīng)保持在13℃15℃，相對(duì)濕度保持在35%45%；照片庫(kù)溫應(yīng)保持在14℃24℃，%%；錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)保持在18℃24℃，相對(duì)濕度保持在40%60%。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由行政部負(fù)責(zé)辦理，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定收費(fèi)。第十七條 本辦法自公布之日起實(shí)施。第十四條 銷(xiāo)毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔部門(mén)同意并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)庫(kù)存的聲像檔案，須每年進(jìn)行一次檢查。照片、底片以自然張為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；錄音帶、錄像帶、攝像帶以盒為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。聲像檔案應(yīng)編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)，格式為：（檔案形態(tài)）檔號(hào)/（檔案形態(tài)）檔號(hào)。歸檔的聲像資料應(yīng)為原版，如因特殊情況無(wú)法提供原版時(shí)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意可將復(fù)制件歸檔。公司組織并參加的重要會(huì)議和重大活動(dòng)的聲資料。第二十一條 檔案調(diào)閱時(shí)間一般不得超過(guò)2天，對(duì)調(diào)閱期限有特殊規(guī)定的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。第十六條 檔案的保存期限如下表所示：檔案的保存期限保存期限范圍永久保存①公司章程、股東名冊(cè)、董事會(huì)及股東會(huì)議記錄②組織規(guī)程及辦事細(xì)則③財(cái)務(wù)報(bào)表④不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證⑤組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、處罰、獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)于新檔案，應(yīng)從《檔案分類(lèi)編號(hào)表》中查明該檔案所屬類(lèi)別、卷次、目次順序，以此來(lái)編列檔號(hào)。檔號(hào)的表示方式為：A1A2B1B2C1C2D1—E1E2。先按部門(mén)區(qū)分，然后根據(jù)檔案的性質(zhì)分類(lèi)、最后在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。②涉及到公司業(yè)務(wù)機(jī)密或由公司外部單位形成的文件資料，應(yīng)隨時(shí)歸檔。原稿使用完畢后，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)送行政部歸檔并換回影本。檢查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查歸人。公司各種工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要以及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（5）行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，驗(yàn)收不合格時(shí)，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。一份存檔用于年終各部門(mén)的績(jī)效考核，另一份提交各部門(mén)經(jīng)理，使其了解本部門(mén)辦公用品的消耗情況。（3）行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購(gòu)價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門(mén)的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。（4）員工離職時(shí)，其已領(lǐng)取或保管的訂書(shū)器、計(jì)算器、文件架、文件盒等耐用品必須交還行政部。確實(shí)無(wú)法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。（1）經(jīng)辦人員本著“合理節(jié)約”的原則實(shí)施采購(gòu)，避免重復(fù)購(gòu)買(mǎi)造成庫(kù)存積壓；選擇供貨商時(shí)應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。第二章 辦公用品的采購(gòu)管理第四條 辦公用品的采購(gòu)程序。（5）行政部負(fù)責(zé)將更新設(shè)備登記入庫(kù)，并將相關(guān)資料存檔保管。第五章 附則第十九條 公司行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違反本制度的人員。（1）傳真機(jī)由行政部指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。第十五條 電話的使用管理（1）電話由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號(hào)碼或私自拉線串號(hào)。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、軟件等，以防止病毒侵入。（1）辦公設(shè)備因故障無(wú)法維修或無(wú)維修價(jià)值需要報(bào)廢時(shí)，行政部應(yīng)提交《辦公用品報(bào)廢清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。（2）行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備的維修情況作詳細(xì)的記錄，包括設(shè)備編號(hào)、維修日期、故障現(xiàn)象及原因、維修費(fèi)用、維修單位等。（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專(zhuān)人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。（5）行政部