關于公文格式、印章與檔案管理的若干問題(編輯修改稿)
2025-02-07 07:24 本頁面
【文章內容簡介】 后，重要文件和次要文件要分開。重要文件利用頻率高，可以相對細分，單獨裝訂；次要文件參考價值不大，可以較為集中。 2022/2/6 19 （ 3）區(qū)分文件的保存價值 文書立卷時，要根據(jù)文件的保存價值進行劃分。具體方法有以下幾種： A 按照文件的密級進行立卷。 對有密級的文件，應該按照不同的密級進行劃分，這是因為不同的密級規(guī)定著文件有不同的使用范圍，因而在文件立卷時，不同密級的公文要區(qū)分開來，同一密級的文件可以組成同一個案卷。 B 按照文件的保管期限進行立卷。 根據(jù)國家檔案局公布的 《 關于文書檔案保管期限的規(guī)定 》 ，案卷的保管期限分為永久、長期（ 16年至 50年左右）和短期（ 15年以下）三種。區(qū)分案卷的保管期限是由案卷的價值大小決定的。 C 按照文件的載體劃分進行立卷。 現(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄音、磁盤等多種形式，因而在文件立卷時，不同載體的文件要分別立卷。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系，則可以在案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。 2022/2/6 20 文書立卷的方法 文書立卷的方法主要有以下六種： （ 1）按照文件作者進行立卷 即按照公文的發(fā)文機關，將同一制發(fā)機關的公文放在一起立卷。這樣可以清楚反映同一作者的公務活動。 （ 2）按照時間進行立卷 即將屬于同一時間段的公文放在一起立卷。公文立卷一般都是按照年度進行劃分的，這樣可以反映機關或單位在某一段時間的內的工作狀況。 （ 3）按照內容進行立卷 即將屬于同一內容特征的公文放在一起立卷。通過這種方法，可以清楚了解圍繞這一內容工作的發(fā)展狀況。 （ 4）按照文種進行立卷 即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。通過這種方法，方便對同一文種的公文進行查找。 2022/2/6 21 （ 5）按照地區(qū)進行立卷 即將公文內容涉及的同一地區(qū)的文件放在一起立卷。通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。 （ 6）按照通訊者進行立卷 即按照收文機關的名稱將公文放在一起立卷。通過這種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。 ? 以上六種立卷方法，在實際工作中一般不單獨使用，而是相互結合使用的。具體結合情況一般是將具有共同特征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關聯(lián)，又方便利用。詳細地組合情況比較復雜，也很專業(yè)，在此恕不一一列舉。因為它是檔案專業(yè)工作人員的具體工作，在此不予詳述。 2022/2/6 22 文書立卷的過程 ? 文書立卷的過程，一般包括： （ 1）平時整理，是指將公文處理完畢后，將公文歸入相應的類目。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應按照立卷類目認真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。 （ 2）正式立卷，一般機關或單位都會在年底對本單位同一年度的文件進行立卷。 立卷之前，首先，要認真整理公文，進行歸類，看公文收集是否齊全，分類是否科學；其次，將同一案卷內的文件，按照一定的規(guī)律和歷史關聯(lián)進行先后順序的排列；再次，為這一案卷擬寫案卷標題，做到簡明扼要，可以清楚反映該卷內容，方便日后查找；接著，填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄按照案卷內文件順序和規(guī)定的格式進行填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填寫案卷封面并進行裝訂。 （ 3）按時歸檔，正式立卷結束后，需要定期將立好的案卷向本單位檔案部門（檔案館或檔案室）移交。 2022/2/6 23 文書歸檔 《 中華人民共和國檔案法 》 第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有” 。所以，歸檔是文書處理工作不可缺少的程序。同時，歸檔也是文書由文件轉化為檔案的標志，是積累檔案的重要手段。 （ 1）歸檔時間 即部門的秘書部門向檔案部門移交案卷的時間。根據(jù) 《 機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范 》 的規(guī)定，一般在次年 6月底以前移交。這樣有利于保持部門一個年度的案卷的完整性。 （ 2）歸檔范圍 歸檔的范圍包括本單位形成的、上級單位下發(fā)的以及下屬單位上報的所有有保存價值和參考價值的文件材料。 （ 3）歸檔要求 歸檔文件要齊全、完整； 要保持文件之間的歷史聯(lián)系； 要按照規(guī)定填寫案卷封面； 要編制完整的案卷目錄。 （ 4）歸檔手續(xù) 秘書部門向檔案部門移交案卷時，檔案部門需要對案卷進行檢查，要查看案卷的格式，即案卷目錄、卷內目錄填寫是否正確，卷內文件的編寫質量是否合格等。對合格的案卷，需要填寫案卷移交清單，一式三份；對不合格的案卷，則需要退回秘書部門，重新整理。 2022/2/6 24 二、印章管理 印章主要指各級各類機關或單位的公章和領導人的名章，它是領導機關和領導人職權的象征。凡是法定的機關或組織，都有代表自己職權的印章。如果管理使用不當，會給本機關、本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認真對待這項工作。 （一）印章的種類 正式印章。又稱公章，代表一個單位的正式署名，具有法定的權威性和現(xiàn)實的證明效力。 套印章。指印刷單位經(jīng)授權制版而成，用于印刷大量文件，與正式印章具有同樣效力。 2022/2/6 25 鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上，其位置在持證件人相片的右下角，起證明持證人身份的作用。 辦事章。是為辦理日常事務而刻制的一種公務印章。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的莊重性。 領導人簽名章。是根據(jù)機關或單位主管用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其作用是代替領導人的親筆簽名，與領導人的親筆簽名具有同樣的效力。 其他印章。主要是指電子印章、收發(fā)章、財
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