關(guān)于公文格式、印章與檔案管理的若干問(wèn)題(參考版)
2025-01-14 07:24本頁(yè)面
【正文】 可見，檔案保管工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作具有十分重要的基礎(chǔ)意義。而理化性狀良好的檔案實(shí)體和檔案實(shí)體良好的秩序狀態(tài)，是整個(gè)檔案管理工作的基本工作對(duì)象和工作基礎(chǔ)。這兩條任務(wù)同時(shí)也是檔案保管工作的兩項(xiàng)基本內(nèi)容。 （ 1）紙質(zhì)檔案分類方法的選擇 ① 年度分類法 ②組織機(jī)構(gòu)分類法 ③問(wèn)題分類法 ④保管期限分類法 （ 2）電子檔案分類方法的選擇 ①按電子檔案的信息存在形式分類 ②按文件的功能分類 ③按文件的生成方式分類 2022/2/6 42 檔案的保管 所謂檔案保管工作，簡(jiǎn)言之，就是指對(duì)已整理好并已存入庫(kù)房及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)、保護(hù)性管理工作。 （ 1）系統(tǒng)排列和編制案卷目錄 （ 2）對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整 （ 3）全過(guò)程的檔案整理工作 2022/2/6 41 檔案的分類 檔案分類，是指對(duì)同一全宗歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干層次和類別，使其構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。檔案整理是檔案實(shí)體管理的核心，對(duì)整個(gè)檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)性意義。 2022/2/6 40 檔案的整理 把數(shù)量龐大的檔案，及時(shí)地、完整地收集起來(lái)，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)整理，并提供給各項(xiàng)工作利用，這是檔案管理中的一項(xiàng)重要任務(wù)。檔案征集，是指檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。 檔案接收，是指檔案館（室）收存檔案的活動(dòng)過(guò)程。 2022/2/6 39 （四）檔案管理的程序 檔案的收集 檔案收集工作是指接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。 文書整理歸檔的意義在于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護(hù)文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。 2022/2/6 38 一般來(lái)說(shuō)，文書整理的范圍就是本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢的且具有價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、內(nèi)部文件、會(huì)議記錄等?！凹钡慕缍ㄓ兴姆N情況：一是以“自然件”為一件，即一般的每份文件為一件；二是文件正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；三是報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等為一件；四是來(lái)文與復(fù)文合為一件。也就是說(shuō)，應(yīng)把有密切聯(lián)系的文件材料以“件”為單位進(jìn)行分類整理，以便查找利用。 2022/2/6 37 （三）文書整理歸檔 文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們形成過(guò)程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過(guò)程。光存儲(chǔ)器可以保存磁盤、磁帶和卡片上的資料，其中光盤是最常見的形式。 2022/2/6 36 縮微圖像媒體 盡管目前計(jì)算機(jī)磁盤的使用在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)方面超過(guò)了縮微圖像媒體的使用，但縮微膠卷和縮微膠片在長(zhǎng)期存儲(chǔ)，尤其是在檔案材料的長(zhǎng)久保存中一直占有很重要的地位。軟盤的體積很小，存儲(chǔ)空間取決于生產(chǎn)廠家提供的存儲(chǔ)能力。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案比起電子、磁性或者其他媒體歷史最悠久，其設(shè)備、供應(yīng)品及存檔程序相對(duì)而言也更具標(biāo)準(zhǔn)化。換句話說(shuō)，我們認(rèn)識(shí)檔案，也只能先從它的“外形”開始。 專門檔案是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動(dòng)中形成的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案等。 科技檔案是指人們?cè)诳萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書等。 歷史檔案與現(xiàn)行檔案 歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實(shí)參考作用，即對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活依然有具體的實(shí)際作用的檔案。 2022/2/6 33 三、檔案管理 （一）檔案的種類 公務(wù)檔案與私人檔案 公務(wù)檔案是指人們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織；私人檔案是指人們?cè)谒饺嘶顒?dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是個(gè)人。 電子印章只用于電子文書，其蓋章位置與紙質(zhì)正式公文相同。 保管電子印章的人員如有變動(dòng)，應(yīng)立即通知頒發(fā)機(jī)關(guān)，以便及時(shí)更改密碼。 電子印章及密碼必須由指定的秘書人員保管和使用。電子印章的管理需要注意以下幾點(diǎn)： 電子印章的形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格等外觀形式以及法定效力與正式印章相同。主管印章的人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地監(jiān)銷。除某些重要單位具有保存價(jià)值的印章須存檔保管外，一般單位的廢印章應(yīng)集中起來(lái)，定期銷毀。廢印章必須及時(shí)送交原制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，或按公安部會(huì)同有關(guān)部門另行制定的規(guī)定處理，不得在原使用單位長(zhǎng)期留存。 2022/2/6 31 印章的停用和銷毀 機(jī)關(guān)或單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱更改的情況，原印章應(yīng)立即停用。需裝訂的公文，應(yīng)先蓋印后再裝訂。蓋印時(shí)，秘書要握準(zhǔn)公章，蓋印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動(dòng)，蘸印泥要輕蘸多次，使每個(gè)字都能均勻地吸上印泥。 秘書部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印時(shí)間、用印單位及姓名、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，以備查考。 2022/2/6 30 印章的使用管理 使用印章，一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不要擅自做主。平時(shí)使用印章要注意輕取輕放，避免破損。印章應(yīng)選擇安全保險(xiǎn)的地方存放和保管，如機(jī)要室或辦公室的保險(xiǎn)箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當(dāng)裝配牢固的鎖。暗記要注意保密。啟用印章的印模除留底外，還必須送上級(jí)機(jī)關(guān)備案。 啟用新印章，必須在嚴(yán)格履行審批手續(xù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。在確認(rèn)領(lǐng)取人的身份后，要嚴(yán)格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，
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