關(guān)于公文格式、印章與檔案管理的若干問題-文庫吧資料
2025-01-17 07:24本頁面
【正文】 保證歸途安全。 2022/2/6 28 （三）印章的管理工作 印章的頒發(fā)和啟用 頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級領(lǐng)導(dǎo)人派可靠人員來領(lǐng)取。其他確需使用鋼印的單位，其鋼印的直徑最多不得超過 ，不得小于 。 套印章的尺寸大小與正式印章相同。 國家行政機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體的印章，直徑不得大于 。 下列機關(guān)或單位的正式印章直徑為 ： （ 1）副部級的國務(wù)院直屬機構(gòu)、辦事機構(gòu)； （ 2）副部級的國務(wù)院直屬事業(yè)單位； （ 3）國務(wù)院部委管理的國家局； （ 4）自治州、市、縣級（縣、自治縣、縣級市、旗、自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)（盟）行政公署。 2022/2/6 26 （二）印章的尺寸規(guī)格 正式印章的尺寸大小應(yīng)符合下列規(guī)定： 國務(wù)院的正式印章，直徑為 6厘米。 其他印章。 領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù)印章。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上，其位置在持證件人相片的右下角，起證明持證人身份的作用。指印刷單位經(jīng)授權(quán)制版而成，用于印刷大量文件，與正式印章具有同樣效力。又稱公章，代表一個單位的正式署名，具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)實的證明效力。如果管理使用不當(dāng)，會給本機關(guān)、本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對待這項工作。 2022/2/6 24 二、印章管理 印章主要指各級各類機關(guān)或單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)的象征。 （ 4）歸檔手續(xù) 秘書部門向檔案部門移交案卷時，檔案部門需要對案卷進(jìn)行檢查，要查看案卷的格式，即案卷目錄、卷內(nèi)目錄填寫是否正確，卷內(nèi)文件的編寫質(zhì)量是否合格等。 （ 2）歸檔范圍 歸檔的范圍包括本單位形成的、上級單位下發(fā)的以及下屬單位上報的所有有保存價值和參考價值的文件材料。根據(jù) 《 機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 》 的規(guī)定，一般在次年 6月底以前移交。同時，歸檔也是文書由文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，是積累檔案的重要手段。 2022/2/6 23 文書歸檔 《 中華人民共和國檔案法 》 第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有” 。 立卷之前，首先，要認(rèn)真整理公文，進(jìn)行歸類，看公文收集是否齊全，分類是否科學(xué)；其次，將同一案卷內(nèi)的文件，按照一定的規(guī)律和歷史關(guān)聯(lián)進(jìn)行先后順序的排列；再次，為這一案卷擬寫案卷標(biāo)題，做到簡明扼要，可以清楚反映該卷內(nèi)容，方便日后查找；接著，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄按照案卷內(nèi)文件順序和規(guī)定的格式進(jìn)行填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填寫案卷封面并進(jìn)行裝訂。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng)按照立卷類目認(rèn)真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。因為它是檔案專業(yè)工作人員的具體工作，在此不予詳述。具體結(jié)合情況一般是將具有共同特征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關(guān)聯(lián)，又方便利用。通過這種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。通過這種方法，方便對同一文種的公文進(jìn)行查找。通過這種方法，可以清楚了解圍繞這一內(nèi)容工作的發(fā)展?fàn)顩r。公文立卷一般都是按照年度進(jìn)行劃分的，這樣可以反映機關(guān)或單位在某一段時間的內(nèi)的工作狀況。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系，則可以在案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。 C 按照文件的載體劃分進(jìn)行立卷。 根據(jù)國家檔案局公布的 《 關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定 》 ，案卷的保管期限分為永久、長期（ 16年至 50年左右）和短期（ 15年以下）三種。 對有密級的文件，應(yīng)該按照不同的密級進(jìn)行劃分，這是因為不同的密級規(guī)定著文件有不同的使用范圍，因而在文件立卷時，不同密級的公文要區(qū)分開來，同一密級的文件可以組成同一個案卷。 2022/2/6 19 （ 3）區(qū)分文件的保存價值 文書立卷時，要根據(jù)文件的保存價值進(jìn)行劃分。 （ 2）便于查找和利用 為了做到這一點，首先，要選擇合適的組卷方法，案卷排列要也要合理；其次，每個案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，重要文件和次要文件要分開。 2022/2/6 18 文書立卷的原則 （ 1）保持公文之間的歷史聯(lián)系 文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷。 2022/2/6 17 （ 三）文書立卷與歸檔 文書立卷及其意義 文書立卷是指將一定時期內(nèi)（一般為一年）處理完畢的、具有保存價值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的整理，形成一個個案卷的工作。 注辦 ? 注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況，以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄?？梢酝ㄟ^電話的形式，提醒承辦單位；可以填寫 《 催辦單 》 ，以書面文字的形式提醒；也可以舉辦座談會或面談，進(jìn)行催詢；還可以直接登門，口頭進(jìn)行催辦。 2022/2/6 16 催辦 ? 催辦是指機關(guān)或單位的秘書部門對公文承辦的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。通過承辦，各方的意見才能得以落實。 承辦 ? 承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。 ? 擬辦意見只是參考性的建議，而批辦則是單位負(fù)責(zé)人作出的決策，兩者的意義是不同的。 2022/2/6 15 批辦 ? 批辦是指機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對公文提出的問題，在擬辦意見的基礎(chǔ)上，對文件作出批示或指示。為了提高效率，首先，秘書要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文，
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