【文章內(nèi)容簡介】 －－應(yīng)按議程所編列之優(yōu)先次序進(jìn)行討論。 －－除非緊要事件，否則就避免會議受到干擾。 －－在結(jié)束會議之前，主席應(yīng)概括復(fù)述 各項工作分配及完成各種工作之時限。 －－會議應(yīng)準(zhǔn)時結(jié)束，好讓與會者 安排自己的時間與工作。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page40 ＊ 會議后 ? 如何減少冗長的會議 －－會議記錄應(yīng)盡快整理好。 －－杜絕與會者之無故缺席或遲到， 可考慮在會議記錄上注明哪些人無故缺席或遲到。 －－追蹤會議中之決議與待辦事項。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page41 對策 6：辦公桌上的“ 5S”運動 十． 如何跨越時間的陷阱 ? 5S是指：整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng) ? 有研究表明：每個人每天平均會找 28分鐘的東西。那么一年下來，我們就要有兩個星期的時間沒日沒夜地在找東西。 ? 為什么會找東西呢？是因為沒用的東西太多了， 有用的東西混在沒有用的東西里。 既然這樣，我們何不把那些沒有用的東西清理掉呢？ ? 那些還有用的檔案把它分類存檔、各就各位。 如果平常能做好辦公桌上的清理運動就可以減少 我們花在找東西上的時間。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page42 ? 高效率的會議作法 弊 病 對 策 公布會議成本 (Time is Money) 控制時間 準(zhǔn)時出席、遲到罰款 目標(biāo) 主題 議程 (含開始、結(jié)束時間 ) 結(jié)論 人數(shù)控制 10人以下 工作分配 定期追蹤 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page43 十一 ． 提高效率的時間管理理念 目標(biāo)意識 秩序意識 主次意識 行動意識 1 2 3 4 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page44 101 目標(biāo)意識 耶魯大學(xué)統(tǒng)計資料表明： ▲ 83%的人沒有明確的表達(dá)出來的目標(biāo)； ▲ 14%的人有具體的目標(biāo)，但沒有寫下來； ▲ 3%的人有具體且書面的目標(biāo)。 根據(jù)研究發(fā)現(xiàn)： 凡是 有具體而且又有書面目標(biāo)的人 ， 大多都取得了理想的成績 ；而那些 有具體目標(biāo)，但沒有寫下來的人，則部分地實現(xiàn)了自己的理想 ；那些既沒有明確的目標(biāo)也未曾表達(dá)出來的人，他們的人生大多充滿失敗。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page45 101 目標(biāo)意識 為你自己確立明確的目標(biāo)！ 明確的目標(biāo)有以下特征： (1)具體； (2)量化； (3)已經(jīng)寫下來了； (4)具有可實現(xiàn)性； (5)富有一定的靈活性。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page46 101 目標(biāo)意識 權(quán) 衡 目 標(biāo) 請按照下面的建議嘗試一下： (1)找一張紙寫下自己的工作範(fàn)圍，即需要你干的工作會有哪些？ (2)在需要你做的工作里面。它們的輕重緩急程度是怎樣的？ (3)依據(jù)你必須要做的事情的輕重緩急，安排它們的順序。 (4)寫下你近期和遠(yuǎn)期的晉升目標(biāo)，並為之努力。 (5)回憶總結(jié)一下以前對時間的使用哪些地方缺乏效率？ (6)使這些缺乏效率的時間有效地利用起來！ 短期職業(yè)目標(biāo) 長期職業(yè)目標(biāo) 短期個人目標(biāo) 長期個人目標(biāo) Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page47 102 秩序意識 秩序有多重要？只要我們做幾個假設(shè)，你就明白啦！ ? 如果沒有交通秩序，我們的生活該有多么可怕！ 所有的車輛都像患了瘋牛病一樣，毫無理智 ，所有的司機都認(rèn)為他應(yīng)該先行通過，這樣偌大一個街道豈不是 成了碰碰車游樂場 ？ ? 但我 們都知道， 這並不好玩 ！由於秩序的喪失， 交通事故頻繁地發(fā)生 ，幾乎每一家醫(yī)院都躺滿了因為交通受傷的人們，更為不幸的是，殯儀錧里回響著不停的失去親人的孩子、妻子、丈夫以及父母的哭聲！ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page48 102 秩序意識 ? 假如沒有排隊的秩序，當(dāng)我們在銀行存取錢時，該多么麻煩？ 大家都認(rèn)為自己的時間很寶貴，於是拼命地想早一點完成， 這樣你擠我推，難免起事端，到頭來誰也別想節(jié)約時間！ ? 還有，如果一個社會缺乏倫理秩序，父母不撫養(yǎng)子女，子女不善待老人，丈夫在外風(fēng)流，妻子整夜不歸， 請問： 這樣的社會會是一個健康的社會嗎 ？ ? 同樣，管理時間也需要有秩序的理念！ ? 試想象一下， 一個人的時間管理毫無秩序 ，想做什么了，就抓起來做，不想做了，又扔下不管了， 那豈不是形同沒有紅綠燈的十字街頭？ 缺乏排隊秩序的銀行？倫理秩序蕩然無存的家庭？ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page49 102 秩序意識 一個社會需要秩序， 因為沒有秩序的社會， 就是缺少文明的社會！ 一家庭需要秩序， 因為沒有秩序的家庭， 猶如寒冷的冰窟！ 而一缺少時間管理秩序理念的人， 則無異於在迷宮里尋找出路！ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page50 102 秩序意識 ? 游戲：“大石頭” 程 序 ： (1)準(zhǔn)備 兩個大的容器 ，一個裝有 沙子 ，另一個 空的 ，再準(zhǔn)備若干塊比較大的物體 (“大石頭” ) (2)請你把這些大的物體 放進(jìn)盛沙子的容器里 ，不能讓沙子流出來。 (3)你會發(fā)現(xiàn)做不到， 這時再提供給你另一個空的容器，請你想辦法把 所有的“大石頭 ”和沙子都 裝進(jìn)一個容器中。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page51 102 秩序意識 ? 游戲：“大石頭” 答 案 ： 先把 “大石頭”裝進(jìn)容器 ，再把 沙子灌進(jìn)去 。 啟 示： 時間也像一個大容器一樣，當(dāng)你 做事的次序正確時 ， 它將 顯示出巨大的容量 。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page52 ? 時間管理矩陣圖 重 要 不 重 要 Ⅱ ?準(zhǔn)備事項 ?預(yù)防工作 ?價值觀的澄清 ?計劃 ?關(guān)系的建立 ?真正的休閑充電 ?授能自主管理 Ⅰ ?危機 ?緊急的問題 ?有限期的任務(wù)、會議 ?準(zhǔn)備事項 ?細(xì)瑣、忙碌的工作 ?一些電話 ?浪費時間的事 ?“逃避性”活動 ?無關(guān)緊要的信件 ?看太多的電視 Ⅲ ?干擾，一些電話 ?一些信件、報告 ?許多緊急事件 ?許多湊熱鬧的活動 Ⅳ 不緊急 緊急 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page53 ? 你如何使用你的時間？ 請將過去一周發(fā)生的事情，依 重要性及緊急性 分別 置入矩陣中，估計一下每一象限占據(jù)時間的比例 。 重 要 不 重 要 不緊急 緊急 Ⅱ Ⅰ Ⅲ Ⅳ 時 間 % Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page54 ? 你如何使用你的時間？ ? 你在哪個象限中花最多的時間和精力？ ? 如果你在第一象限中花太長時間，你的身體、心智以及你所在的組織會發(fā)生什么現(xiàn)象？ ? 當(dāng)你的時間不花在第一象限時，你會將時間用在哪一象限中？ ? 最佳使用時間的方法即把焦點放在強調(diào)“重要性”的象限 (第一、第二象限 )上。建立關(guān)系、做好計劃及準(zhǔn)備部署第二象限的活動。 ? 請你立刻著手將下一周的事務(wù)歸入相應(yīng)的象限，並按照一定的秩序完成。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page55 ? 你如何使用你的時間？ “有效能的人 在第一象限中只會有少量 非常重要且需立即處理的緊急事件。 他們 將焦點放在重要但不緊急的 第二象限活動上 ，來保持產(chǎn)能平衡” 史蒂芬?？戮S Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page56 103 主次意識 意大利經(jīng)濟學(xué)家帕雷托 (Pareto)發(fā)現(xiàn) 80%的財富在 20%的人手里 ，后來許多人發(fā)現(xiàn) 在其他領(lǐng)域也有類似的規(guī)律 ，統(tǒng)計分析學(xué)家將它發(fā)展成一種圖表叫(Pareto Diagram)，許多大公司都用它作業(yè)一種分析工具。 例 如 : 80%的銷售額來自於 20%的顧客 80%的利潤來自於 20%的生產(chǎn)線 80%的問題出在 20%的雇工 80%的臟物集中在 20%的地板面積上 1. 80： 20定律 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page57 103 主次意識 ? 集中精力在能獲得 最大回饋的事情上 ； 別花費時間在對成功無益的事情上。 (記?。哼@不是讓你惟利是圖，而是讓你在做事時想著它和你的理念有多大關(guān)聯(lián) )。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page58 103 主次意識 2. ABC法則 A－必須去做的 B－應(yīng)該去做的 C－最好去做的 ABC法則 在決定時可以問自己下面的問題： －不完成有什么后果？ －如果每天只能做幾件事，你會做哪幾件事？ －哪些是和目標(biāo)直接相關(guān)的？ －哪些是高回報的？ (不僅僅指眼前 ) －哪些活動直接支持你扮演的角色？ (雇員，丈夫，父親，孩子等 ) Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page59 103