【正文】 間 管理的 陷阱 不速之客 ? 一些 沒有預約時間的不速之客 來訪，也會造成 我們時間的浪費 。這些椅子 應盡 可能地放置在 遠離你的辦公桌的地方。 這個建議聽起來很不近人情， 但 如果你沒有完成工作 ，你的 無效率 將會 使你的顧客得到較少的服務 ，也將 使你得到較低的回報。 ? 因為當你做一件事時， 需要專注和投入 ， 這時 旁邊文件會對你造成干擾和分心。 ? 從而 導致了一些重要的 ， 本該自己做的事，卻沒時間做或沒做好。 ? 就是做事分清輕重緩急，把最重要的事放到 第一位，這樣就不會被那些細枝節(jié)的事所打擾。 十．如何跨越時間的陷阱 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page32 會說“ NO”的人才會成熟。 ? 學會說“ NO！” Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page33 (4). 拒絕接納請托在表情上應和顏悅色。 (8). 拒絕接納請托之后，如有可能你應為 請托者提供處理其請托事項的其他 可行途徑。 ? 如何對付不速之客 (1)不要采取無條件的“門戶開放政策” (2)授權秘書對約會事宜作初步之安排 (3)授權秘書甄別並攔截來客 (4)規(guī)定接見部屬之時間 (5)移尊就教 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page36 ? 如何對付不速之客 (6)在辦公室外接見外來不速之客 (7)站立會客 (8)讓秘書控制會談時間 (9)限時面談 (10)寧可提早上班，但不要延遲下班 (11)定期與部屬會面 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page37 對策 5：減少冗長的會議 十． 如何跨越時間的陷阱 在會前我們要做好充分的準備， 在會中按照日程進行， 在會后要做跟進。 －－在結束會議之前，主席應概括復述 各項工作分配及完成各種工作之時限。 －－追蹤會議中之決議與待辦事項。 既然這樣，我們何不把那些沒有用的東西清理掉呢？ ? 那些還有用的檔案把它分類存檔、各就各位。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page45 101 目標意識 為你自己確立明確的目標！ 明確的目標有以下特征： (1)具體； (2)量化； (3)已經(jīng)寫下來了； (4)具有可實現(xiàn)性； (5)富有一定的靈活性。 (5)回憶總結一下以前對時間的使用哪些地方缺乏效率？ (6)使這些缺乏效率的時間有效地利用起來！ 短期職業(yè)目標 長期職業(yè)目標 短期個人目標 長期個人目標 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page47 102 秩序意識 秩序有多重要？只要我們做幾個假設，你就明白啦！ ? 如果沒有交通秩序，我們的生活該有多么可怕！ 所有的車輛都像患了瘋牛病一樣，毫無理智 ，所有的司機都認為他應該先行通過，這樣偌大一個街道豈不是 成了碰碰車游樂場 ？ ? 但我 們都知道， 這並不好玩 ！由於秩序的喪失， 交通事故頻繁地發(fā)生 ，幾乎每一家醫(yī)院都躺滿了因為交通受傷的人們，更為不幸的是，殯儀錧里回響著不停的失去親人的孩子、妻子、丈夫以及父母的哭聲！ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page48 102 秩序意識 ? 假如沒有排隊的秩序，當我們在銀行存取錢時，該多么麻煩？ 大家都認為自己的時間很寶貴，於是拼命地想早一點完成， 這樣你擠我推，難免起事端，到頭來誰也別想節(jié)約時間！ ? 還有，如果一個社會缺乏倫理秩序，父母不撫養(yǎng)子女，子女不善待老人，丈夫在外風流，妻子整夜不歸， 請問： 這樣的社會會是一個健康的社會嗎 ？ ? 同樣，管理時間也需要有秩序的理念！ ? 試想象一下， 一個人的時間管理毫無秩序 ，想做什么了，就抓起來做，不想做了，又扔下不管了， 那豈不是形同沒有紅綠燈的十字街頭？ 缺乏排隊秩序的銀行？倫理秩序蕩然無存的家庭？ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page49 102 秩序意識 一個社會需要秩序， 因為沒有秩序的社會， 就是缺少文明的社會！ 一家庭需要秩序， 因為沒有秩序的家庭， 猶如寒冷的冰窟！ 而一缺少時間管理秩序理念的人， 則無異於在迷宮里尋找出路！ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page50 102 秩序意識 ? 游戲：“大石頭” 程 序 ： (1)準備 兩個大的容器 ，一個裝有 沙子 ，另一個 空的 ，再準備若干塊比較大的物體 (“大石頭” ) (2)請你把這些大的物體 放進盛沙子的容器里 ，不能讓沙子流出來。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page52 ? 時間管理矩陣圖 重 要 不 重 要 Ⅱ ?準備事項 ?預防工作 ?價值觀的澄清 ?計劃 ?關系的建立 ?真正的休閑充電 ?授能自主管理 Ⅰ ?危機 ?緊急的問題 ?有限期的任務、會議 ?準備事項 ?細瑣、忙碌的工作 ?一些電話 ?浪費時間的事 ?“逃避性”活動 ?無關緊要的信件 ?看太多的電視 Ⅲ ?干擾，一些電話 ?一些信件、報告 ?許多緊急事件 ?許多湊熱鬧的活動 Ⅳ 不緊急 緊急 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page53 ? 你如何使用你的時間？ 請將過去一周發(fā)生的事情，依 重要性及緊急性 分別 置入矩陣中，估計一下每一象限占據(jù)時間的比例 。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page55 ? 你如何使用你的時間？ “有效能的人 在第一象限中只會有少量 非常重要且需立即處理的緊急事件。 (記?。哼@不是讓你惟利是圖，而是讓你在做事時想著它和你的理念有多大關聯(lián) )。他們提出的口號： “ 從今天做起，從我做起 ”，至今令人感慨不已！ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page62 104 行動意識 有一首詩歌這樣寫道： 把 握 今 天 而明天只是一個幻影。 選擇與你的經(jīng)歷最接近的選項，盡量中肯地回答。 ? ? ? ? (2)清楚地知道自己的工作目標是什么。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page66 十二 ． 你是工作效率高手嗎？ (6)如果不采取行動，我會告訴別人。 (10)我少承諾多做事。 (14)在和他人進行交流之前，我要進行準備。 (18)確信自己能夠從失誤中吸取教訓。無論你的工作效率達到了測試中的哪一個層次，你都應該明白，總是有可以改進的地方。 41~60分：你善於及時完成任務，但是仍有一些方面需要改進。 －－只追求效果的完美，而忽略時效。 (3) 目標 必須 用書面列明。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page79 143 計劃性的 目標展開 與管理 2. 目標金字塔 遠程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page80 143 計劃性的 目標展開 與管理 3. 時間管理的 PDCA運用 。 ? 例如： 由 家常服裝 換成 外出服裝 時， 一般都是先穿衣服、再穿褲子、最後穿襪子。最簡單的便是 「除休息外，兩手不應同時閒置」。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page85 144 工作 簡化法 3. 工作改善的 四原則 (3)重排序列 ( Rearrangement ) ? 或稱為合理化， 「假如不能合併， 但調(diào)整其順序後， 更可提高效率時， 可 予調(diào)整 。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page86 144 工作 簡化法 3. 工作改善的 四原則 (4)簡化 ( Simplification ) ? 「移動時應儘量利用最低動作 (手指 → 手腕 → 手臂 → 腰部→ 臀部 )以減少疲勞， 最低動作也是 最經(jīng)濟的動作， 使用器具 以減少肌肉的用力 」。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page87 十五、 10個 有效利用時間 的方法 創(chuàng)造有效的 時間 ? 使用 更好的工具工作 ? 提昇您 工作的熟練度 ? 運用 既有的 經(jīng)驗 、情報 。 方法 3 方法 4 並行 您的工作 ? 雖然一口氣 把工作做好 是非常好的。 方法 5 方法 6 培養(yǎng)氣氛轉換 的方法 ? 身體會疲勞， 精神也會疲乏， 並不是 每一分一刻 都能維持相同的工作品質(zhì)。 方法 7 方法 8 準備 八分， 當日 二分 ? 準備是 影響工作品質(zhì) 的 最重要因素 。 ? 沒有 任何事前準備 就突然行事， 結果必然不佳 。 ? 有了長遠的目標，你才能 逐步地實現(xiàn)自己的美夢 。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page92 十六、 利用時間 ( 古愛爾蘭的諺語 ) 利用時間 ( 古愛爾蘭的諺語 ) ? 要 利用時間 思考 ，因為 這是力量的來源。 ? 要 利用時間 愛與被愛 ，因為 這是上帝賜