【正文】 工作時(shí)間的 自我量表 項(xiàng)目 → 幾乎從未如此 有時(shí)如此 時(shí)時(shí)如此 幾乎經(jīng)常如此 分?jǐn)?shù) → 0 1 2 3 得分計(jì)算方式： 滿分 30 0≦ 總分＜ 15 表示 拙於管理時(shí)間 15≦ 總分＜ 15 表示 尚佳 20≦ 總分＜ 25 表示 善於管理時(shí)間 25≦ 總分＜ 28 表示 卓越 28≦ 總分＜ 30 表示 自欺欺人 ?! Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page20 八、 生活時(shí)間的 自我檢查表 由於工作過(guò)於忙碌，只好挪用家庭時(shí)間； 以致造成生活品質(zhì)的低落。 不妨看看下列 檢查表： 1. 你多久 沒(méi)跟太太 一起去逛街 、看電影 或慶祝結(jié)婚紀(jì)念日 ？ 2. 你多久 沒(méi)帶孩子 ( 們 )一起出去郊遊、上館 子？ 3. 沒(méi)多久 沒(méi)逛書(shū)店 ( 或美展 ) ？ 4. 你有幾次 沒(méi)有參加同學(xué)會(huì)？ 5. 你是否 經(jīng)常把公文拿回家批閱？ 6. 你有幾次 能好好地把一本書(shū)、一篇文章看完？ 7. 你是否 覺(jué)得莫名其妙的厭倦？ 8. 你是否很久 沒(méi)跟你想看的人 ( 朋友、親戚、師長(zhǎng) )連絡(luò) ( 打電話、寫(xiě)信、拜訪 ) ？ 9. 你是否 經(jīng)常對(duì)別人說(shuō)： 「我現(xiàn)在很忙，以後再說(shuō)吧 !」 ？ 10. 你一個(gè)月 在家吃幾次晚餐？ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page21 九、 時(shí)間 管理的 陷阱 豬八戒踩西瓜皮 －－ 滑到哪里是哪里 ? 做事不會(huì)有計(jì)劃， 也沒(méi)有時(shí)間表， 而是碰到什麼就做什麼。 ? 怕什麼， 船到橋頭自然直嘛！ 不好意思 拒絕別人 ? 越是熱心腸的人， 越容易碰到這種問(wèn)題 。 ? 實(shí)際上， 沒(méi)有任何人 可以做到 讓每個(gè)人都喜歡自己。 ? 最重要的， 是你要秉持自己的原則，不要濫充好人。 陷阱 1 陷阱 2 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page22 九、 時(shí)間 管理的 陷阱 “反正時(shí)間還早” －－ 拖延 ? 拖延 可以 扼殺你的事業(yè)。 ? 大多數(shù)人 拖延是由於害怕 ， 他們害怕犯錯(cuò)誤，所以寧肯不幹。 ? 但假如 什麼都不做 ，得到的 只能是零。 ? 有時(shí) 拖延得越久， 情形越惡化。 如： 客戶抱怨處理等。 ? 生活的 真言 就是： 現(xiàn)在就做！ ? 有拖延習(xí)慣的人，可能會(huì)對(duì)自己說(shuō)： “反正時(shí)間還早呢？ 不急？！ ” 而這樣必然會(huì) 造成時(shí)間的極大浪費(fèi)！ 陷阱 3 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page23 ? 帕金森 定律 工作會(huì) 自動(dòng)地膨脹 佔(zhàn)滿所有可用的時(shí)間。 時(shí)間管理陷阱 含著 你可以為一項(xiàng)工作安排過(guò)多的時(shí)間， 如果你給自己 安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)， 你會(huì)放慢你的節(jié)奏 以使用掉所有分配的時(shí)間。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page24 九、 時(shí)間 管理的 陷阱 不速之客 ? 一些 沒(méi)有預(yù)約時(shí)間的不速之客 來(lái)訪，也會(huì)造成 我們時(shí)間的浪費(fèi) 。 ? 這時(shí) 你就得停下你原來(lái)計(jì)劃的事情 ，而去 處理這些不速之客。 陷阱 4 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page25 ? 處理 被人打攪時(shí) 的一些技巧 ? 重新安排你的辦公地點(diǎn)， 使你的辦公桌 能避開(kāi)走廊上人們的視線。 ? 如果可能 從辦公室中移走多餘的椅子 。這些椅子 應(yīng)盡 可能地放置在 遠(yuǎn)離你的辦公桌的地方。 ? 放一個(gè)大的鐘表， 使你和來(lái)訪者 都能清楚地看到它 。 ? 當(dāng)有人走進(jìn)你的辦公室時(shí)， 不要抬頭。 ? 這個(gè)習(xí)慣很難掌握， 但如果你顯得十分忙碌， 而來(lái)人卻沒(méi)有什麼重要的事要辦，大多數(shù)人就會(huì)走開(kāi)。 這個(gè)建議聽(tīng)起來(lái)很不近人情， 但 如果你沒(méi)有完成工作 ，你的 無(wú)效率 將會(huì) 使你的顧客得到較少的服務(wù) ，也將 使你得到較低的回報(bào)。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page26 九、 時(shí)間 管理的 陷阱 會(huì)議病 ? 很多人 會(huì)有一種習(xí)慣 ， 一旦有關(guān)討論或傳達(dá)的事， 就召集人開(kāi)會(huì)。 ? 若 參加許多沒(méi)有成效的會(huì)議 ，也是一種 浪費(fèi)時(shí)間 的做法。 陷阱 5 ? 每天或每周開(kāi)會(huì) 真的需要嗎？ ?可不可以 採(cǎi)取更有效的方式 ，減少 類(lèi)似的會(huì)議呢？ ?不要花￥ 10000元開(kāi)會(huì) 只是為了 解決價(jià)值￥ 500元的問(wèn)題？ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page27 九、 時(shí)間 管理的 陷阱 文件滿桌病 ? 許多員工 喜歡在辦公桌上 堆滿了文件和要處理的公文。 ? 因?yàn)楫?dāng)你做一件事時(shí)， 需要專(zhuān)注和投入 ， 這時(shí) 旁邊文件會(huì)對(duì)你造成干擾和分心。 陷阱 6 ? 他覺(jué)得 這樣一來(lái) 別人會(huì)認(rèn)為他很忙。 實(shí)際上 這會(huì)防礙他的工作。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page28 九、 時(shí)間 管理的 陷阱 事必躬親 ? 喜歡 事必躬親的 人， 往往 他個(gè)人能力 或 專(zhuān)業(yè)能力 是比較強(qiáng)的。 ? 從而 導(dǎo)致了一些重要的 ， 本該自己做的事，卻沒(méi)時(shí)間做或沒(méi)做好。 陷阱 7 ? 這樣一來(lái)， 他就不太相信別人 或不放心把事情交給別人做 。 既使別人做了， 他也要去插手。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page29 ? 重要之事決不應(yīng)被小事所牽絆。 ? 就是做事分清輕重緩急，把最重要的事放到 第一位，這樣就不會(huì)被那些細(xì)枝節(jié)的事所打擾。 對(duì)策 1：要事第一 十．如何跨越時(shí)間的陷阱 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page30 ? 在做事之前，你可以問(wèn)一問(wèn)自己 我做這件事的目的是什么？ 對(duì)策 2：以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng) 我為什么要做？ 我做了會(huì)怎樣？ 不做會(huì)怎樣？ ? 如果你的回簽是： 我做了也沒(méi)什么 ， 不做也 無(wú)所謂，對(duì)公司、對(duì)自己不會(huì)有什么影響 ， 那么你可以不做這件事 。 十．如何跨越時(shí)間的陷阱 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page31 ? 如果 你不會(huì)說(shuō)“ NO”，不會(huì)拒絕別人 的話， 那麼 你將為自己招攬很多的事 。 對(duì)策 3：學(xué)會(huì)說(shuō)“ NO！” ? 但是，你的時(shí)間是有限的，而且你也有自己的本職工作， 如果你不會(huì)說(shuō)“ NO”，你就會(huì)很累，而且效果不好 。 十．如何跨越時(shí)間的陷阱 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page32 會(huì)說(shuō)“ NO”的人才會(huì)成熟。 拒絕是保障自己 行事優(yōu)先次序的最有效手段。 如何拒絕： (1). 要耐心傾聽(tīng)請(qǐng)托者所提出之要求 (2). 如你無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定接納或拒絕請(qǐng)托， 則要明白地告訴請(qǐng)托者你仍要考慮時(shí)間 到底有多長(zhǎng)。 (3). 拒絕接納請(qǐng)托應(yīng)顯示你對(duì)請(qǐng)托者之請(qǐng)托 已給予慎重的考慮，並顯示你已充分 了解到請(qǐng)托者的重要性。 ? 學(xué)會(huì)說(shuō)“ NO！” Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page33 (4). 拒絕接納請(qǐng)托在表情上應(yīng)和顏悅色。 (5). 拒絕接納請(qǐng)托者應(yīng)顯露堅(jiān)定的態(tài)度。 (6). 拒絕接納請(qǐng)托最好能對(duì) 請(qǐng)托者指出拒絕的理由。 (7). 要令請(qǐng)托者了解你所拒絕的是 他的請(qǐng)托，而不是他本身。 (8). 拒絕接納請(qǐng)托之后，如有可能你應(yīng)為 請(qǐng)托者提供處理其請(qǐng)托事項(xiàng)的其他 可行途徑。 (9). 切忌透過(guò)第三者拒絕某一個(gè)人之請(qǐng)托，因?yàn)? 一旦這么做，不僅足以顯示你的懦弱，而且在 請(qǐng)托者心目中會(huì)認(rèn)為你不夠誠(chéng)意。 ? 學(xué)會(huì)說(shuō)“ NO！” Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page34 不要采取無(wú)條件的“ 門(mén)戶開(kāi)放政策 ”，也就是說(shuō) 不要誰(shuí)來(lái)了你都熱情歡迎 ，有時(shí)候你可以站著談，有時(shí)候你可以告訴他你現(xiàn)在很忙，這樣你就可以避免一些人以私人名義拜訪你，耽誤你的行程安排。 對(duì)策 4：學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客 十．如何跨越時(shí)間的陷阱 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page35 不速之客主要來(lái)源為屬下的員工， 其次是同一階層的同事，再其次是組織以外的人士。 ? 如何對(duì)付不速之客 (1)不要采取無(wú)條件的“門(mén)戶開(kāi)放政策” (2)授權(quán)秘書(shū)對(duì)約會(huì)事宜作初步之安排 (3)授權(quán)秘書(shū)甄別並攔截來(lái)客 (4)規(guī)定接見(jiàn)部屬之時(shí)間 (5)移尊就教 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page36 ? 如何對(duì)付不速之客 (6)在辦公室外接見(jiàn)外來(lái)不速之客 (7)站立會(huì)客 (8)讓秘書(shū)控制會(huì)談時(shí)間 (9)限時(shí)面談 (10)寧可提早上班，但不要延遲下班 (11)定期與部屬會(huì)面 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page37 對(duì)策 5：減少冗長(zhǎng)的會(huì)議 十． 如何跨越時(shí)間的陷阱 在會(huì)前我們要做好充分的準(zhǔn)備， 在會(huì)中按照日程進(jìn)行， 在會(huì)后要做跟進(jìn)。 Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page38 ＊ 會(huì)議前 ? 如何減少冗長(zhǎng)的會(huì)議 －－可能用電話咨詢(xún)商量取代嗎？ －－已確立清晰的會(huì)議目標(biāo)嗎？ －－已盡量減少與會(huì)人數(shù)， 只是邀請(qǐng)有關(guān)人士參加嗎？ －－開(kāi)會(huì)時(shí)間適當(dāng)嗎？ －－時(shí)間有限制嗎？ －－議程及有關(guān)資料先發(fā)給會(huì)議的有關(guān)人士了嗎？ Jack Hsu 2020/7/5 鄭記企管 Page39 ＊ 會(huì)議中 ? 如何減少冗長(zhǎng)的會(huì)議 －－會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。