人力資源檔案管理方案(編輯修改稿)
2025-10-14 17:28 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 《轉(zhuǎn)遞人事檔隸材料的通知單》； 按發(fā)文要求包裝、密封。 檔案在轉(zhuǎn)遞中必須遵循保密原則，一般通過機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞，不能交由本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案核對無誤后，必須在回執(zhí)上簽字蓋章，且及時退回。 四、檔案的統(tǒng)計(jì) ： 企業(yè)人事檔案的有關(guān)情況應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)： 人事檔案的數(shù)量； 人事檔隸材料收集補(bǔ)充情況； 檔案整理情 況； 檔案保管情況； 利用情況； 庫房設(shè)備情況； 人事檔案工作人員情況： 五、檔案的檢查核對 ： 企業(yè)應(yīng)該對人事資料檔案進(jìn)行定期或不定期檢查與核對。 檢查人力資源檔案的內(nèi)容時，既要對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看其是否有霉?fàn)€，蟲蛀等；也要對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 在下列情形發(fā)生后，應(yīng)對人事檔案進(jìn)行徹底檢查與按對。 突發(fā)事件，如遺失、被盜或水災(zāi)之后； 對有些檔案發(fā)生疑問后，如不能確定某份 材料是否丟失； 發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料發(fā)霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。 五、員工檔案利用辦法 概念解說 檔案利用如同檔案保管，是員工檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因而同樣需要建立相應(yīng)的規(guī)章加強(qiáng)檔案的利用管理。 編寫要點(diǎn) ： 員工檔案利用辦法通常包括如下幾個方面的內(nèi)容 (1)目的； (2)檔案的利用方式； (3)檔案利用操作規(guī)程。 范 文 ： 公司員工檔案利用辦法 一、目的 ： 公司為了高效、有序地利用檔案材料，特制定本辦法。 二、檔案的利用方式 ： 人事檔隸的利用方式主要有三種： 設(shè)立閱 覽室以供利用查閱。閱覽室一般情況下都設(shè)在人力資源檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這便于查閱指導(dǎo)、監(jiān)督，便于防止泄密和丟失等。 借出使用。在滿足以下條件時，企業(yè)可以將人事?lián)蹼`借出使用： (1)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案； (2)公安、保衛(wèi)部門由于特殊需要必須借用人事檔案等。 注意借出的時間不宜過長，到期未還者必須催還。 出具證明材料。通常情況下，出具的證明材料可以是人事檔案部門按相關(guān)文件規(guī)定出具的情況或證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)印件。 要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工或出國等。 三、檔案利用操作規(guī)程 ： 檔案利用中各種萬式的操作規(guī)程如下： 查閱手續(xù) (1)首先，由申請查閱者出示書面查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對象、理由、目的、查閱人的概況等情況； (2)其次，查閱單位 (部門 )蓋章，負(fù)責(zé)人簽字； (3)最后，由人事檔案部門審核、批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報(bào)告進(jìn)行審核，如果理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。 外借手續(xù) (1)首先，由借檔單位 (部門 )寫出借檔報(bào)告，其內(nèi) 容與查檔報(bào)告相似： (2)其次，由借檔單位 (部門 )蓋章，負(fù)責(zé)人簽字； (3)再次，人事檔隸部門對借檔單位進(jìn)行審核、批準(zhǔn)； (4)然后，進(jìn)行借檔登記，把借檔的時間、材料名稱、理由、份數(shù)等寫清楚，并由借檔人員簽字； (5)最后，歸還檔案時，及時在外借登記上注銷。 出具證明材料的手續(xù) ： 單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)： (1)由有關(guān)單位 (部門 )開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章； (2)人事檔案部門按照有關(guān) 規(guī)定，并結(jié)合使用者的要求，提供證明材料： (3)證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。 附：人力資源檔案管理用表 一、 人事登記表 表 1 公司人事登記表 編號 姓名 到職 日期 性別 出生 日期 籍貫 身份證 號碼 戶籍所在地 最高 學(xué)歷 離職 日期 二、人事檔案管理卡 表 2
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