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正文內(nèi)容

內(nèi)控制度全集(編輯修改稿)

2025-05-29 11:17 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 參照風(fēng)險(xiǎn):E-9,E-10 2.5.10應(yīng)收雇員及其帳齡分析,包括差 旅費(fèi)借款,必須與客戶應(yīng)收帳款明細(xì)帳分開(kāi)保管,并且必須按月審查和核對(duì)。 參照風(fēng)險(xiǎn):E-3,E-4,E-6,E-11 E-1可能發(fā)生有意制造差錯(cuò)或資產(chǎn)私吞問(wèn)題,例如: 銷(xiāo)售發(fā)票開(kāi)出,但未記錄?,F(xiàn)金一經(jīng)收訖,即被私吞。 b現(xiàn)金收入入錯(cuò)客戶帳戶及或被私吞或挪用。 E-2由于發(fā)票及或現(xiàn)金收入可能未予記錄,記錄錯(cuò)誤或記錄于錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間,明細(xì)分類(lèi)帳可能不準(zhǔn)確。 E-3收帳工作效率低下,及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷(xiāo)拖欠帳款。 E-4總分類(lèi)帳或明細(xì)分類(lèi)帳的差錯(cuò)可能無(wú)法及時(shí)查明并更正。 E-5應(yīng)收 帳款和長(zhǎng)期租賃的估價(jià)準(zhǔn)備計(jì)算可能有誤。應(yīng)收款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。 E-6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。E-7所進(jìn)行的調(diào)整可能不符合良好的業(yè)務(wù)慣例,或可能無(wú)法發(fā)現(xiàn)調(diào)整中出現(xiàn)的差錯(cuò)。 E-8能夠收回的應(yīng)收帳款可能被核銷(xiāo),及或現(xiàn)金收入可能被私吞。 E-3收帳工作效率低下,及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷(xiāo)拖欠帳款。 E-4總分類(lèi)帳或明細(xì)分類(lèi)帳的差錯(cuò)可能無(wú)法及時(shí)查明并更正。 E-5應(yīng)收帳款和長(zhǎng)期租賃的估價(jià)準(zhǔn)備計(jì)算可能有誤。應(yīng)收款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。 E-6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤 報(bào)。E-9應(yīng)收款帳目記錄的丟失,毀損或涂改可能導(dǎo)致無(wú)法收回應(yīng)收帳款。 E-10未經(jīng)授權(quán)使用客戶應(yīng)收帳款資料可以給摩托羅拉的競(jìng)爭(zhēng)地位和聲譽(yù)產(chǎn)生不良影響。 E-11可能無(wú)法向被解雇雇員收回其欠款。 2.6收帳 2.6.l各摩托羅拉單位必須制定正式的書(shū)面收帳程序并付諸實(shí)施。這些程序必須由事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審查和批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn):F-1 2.6.2收帳部門(mén)必須定期審查應(yīng)收帳款(借方及貸方)余額,并對(duì)所有超過(guò)銷(xiāo)售條款規(guī)定期限的帳款開(kāi)展收帳工作。收帳工作應(yīng)形成文件記錄,妥善地存入客戶資信檔案。 參照風(fēng)險(xiǎn):F-2,F-3 2.6.3對(duì)客戶來(lái)信(對(duì)帳單/裝運(yùn)貨物的投訴,勞務(wù)問(wèn)題等等)必須予以及時(shí)的調(diào)查和解決。參照風(fēng)險(xiǎn):F-3,F4 2.6.4沖銷(xiāo)客戶應(yīng)收帳款應(yīng)按照各事業(yè)總部/集團(tuán)和融資部門(mén)的政策備有充分的文件證明并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn):F-3,F-4 F-l實(shí)施的收帳政策和程序可能不健全或不一致,結(jié)果可能導(dǎo)致收帳工作不恰當(dāng)、無(wú)效率。 F-2由于不健全的收帳工作,拖欠帳款可能不得不核銷(xiāo)。 F-3可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。 F-3可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用 。 F-4客戶的不滿可能導(dǎo)致喪失客戶。 2.7現(xiàn)金收人 2.7.1所有現(xiàn)金收入,一經(jīng)收訖,必須立刻嚴(yán)格背書(shū)(劃線)和妥善保管。 參照風(fēng)險(xiǎn):G.l 2.7.2現(xiàn)金收入必須每日登記日記帳并存入銀行,或按良好業(yè)務(wù)慣例規(guī)定辦理。現(xiàn)金收入日記帳必須與銀行報(bào)表核對(duì),并按月記入總帳。 參照風(fēng)險(xiǎn):G-2,G-3 2.7.3如良好業(yè)務(wù)慣例允許,控制和負(fù)責(zé)支票/現(xiàn)金的收取和存入銀行的人員,不得兼任以下責(zé)任: a.記錄應(yīng)收款明細(xì)帳; b記錄總分類(lèi)帳; C.收回拖欠應(yīng)收款; d.批準(zhǔn)核銷(xiāo)壞帳; e.批準(zhǔn) 貸記通知,折扣,折讓或客戶退貨; f.準(zhǔn)備帳單文件 參照風(fēng)險(xiǎn):G-1,G-2 2.7.4應(yīng)鼓勵(lì)客戶將付款直接匯至上鎖信箱(如果可行的話)或摩托羅拉在銀行開(kāi)立的存款帳戶。 參照風(fēng)險(xiǎn):G-l,G-3 2.7.5所有客戶匯款必須立即記入應(yīng)收款明細(xì)帳和具體的客戶帳目。未確認(rèn)的匯款必須立即調(diào)查和解決。 參照風(fēng)險(xiǎn):G-2,G-4,G-5,G-6 2.7.6必須制定客戶匯款月截止程序。 參照風(fēng)險(xiǎn):G-5,G-6 2.7.7必須對(duì)客戶的雜項(xiàng)匯款收入制定健全的控制程序。這些程序必須由有關(guān)財(cái)務(wù)管理部門(mén)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn):G-l,G-2 G-1現(xiàn)金收入可能丟失及或被盜用。 G-2丟失的,錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正。 G-3現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。 G-2丟失的,錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正。 G-3現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。 G-4由于客戶應(yīng)收帳款不準(zhǔn)確,收帳工作的效率可能不佳。 G-5應(yīng)收帳款內(nèi)部管理報(bào)告所列入的應(yīng)收帳款余額及或應(yīng)收款帳齡分析可能不準(zhǔn)確。 G-6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能錯(cuò)報(bào)。 3.0采購(gòu)周期 采購(gòu)周期包括如下職能:保證 供應(yīng)來(lái)源并確定供應(yīng)商資格;提出材料、設(shè)備、貨物、用品或勞務(wù)請(qǐng)購(gòu)單;從經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商處索取貨源和價(jià)格資料;發(fā)出訂單;檢查驗(yàn)收材料或商品;計(jì)算應(yīng)付供應(yīng)商的款額;以有控和有效的方式辦理支付。 管理人員選擇控制程序和技術(shù)的過(guò)程中,實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度應(yīng)使用一般準(zhǔn)則是,控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的收益。 “采購(gòu)周期”包括的具體職能或部門(mén)是: 3.l選擇和保留供應(yīng)商 3.2購(gòu)貨 3.3驗(yàn)收 3.4應(yīng)付帳款 3.5付款 3.l選擇和保留供應(yīng)商 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) 3.1.1 必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策制定供應(yīng)商選擇和資格確認(rèn)的程序,并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。事業(yè)總部/集團(tuán)政策必須明確,選擇供應(yīng)商過(guò)程涉及采購(gòu)、工程設(shè)計(jì)和制造,質(zhì)量保障,財(cái)務(wù)與銷(xiāo)售等方面。選擇供應(yīng)商不得只由采購(gòu)部門(mén)或采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格的責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分。 參照風(fēng)險(xiǎn):A-l,A-2,A-3 A-l 購(gòu)貨可能: 。b.購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。 。 A-2 可能發(fā)生敏感性付款, 違反出口管制,公開(kāi)。司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大 A-3 所購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。可能接受了未經(jīng)核準(zhǔn)的價(jià)格或條款。 3.1.2 選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格過(guò)程中所使用的所有標(biāo)準(zhǔn)必須形成文件并妥善保管。選擇/證明資格確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括: ; b.供應(yīng)商的技術(shù)能力; c.為企業(yè)提供恰當(dāng)服務(wù)的能力,其中包括對(duì)需求和變化的反應(yīng)能力; d.評(píng)價(jià)供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)量管理規(guī)劃,其中包括殘次品自動(dòng)檢查的過(guò)程控制,質(zhì)量管理報(bào)告及記錄保管是否完善 ; e.按時(shí)交貨記錄; f.供應(yīng)商潛在的人力及或能力局限性; g.評(píng)價(jià)供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和未來(lái)成本預(yù)測(cè)/降低的合理性,其中包括單位數(shù)量假設(shè); h.供應(yīng)商對(duì)工程協(xié)助的接受能力; i.供應(yīng)商設(shè)施地點(diǎn)與摩托羅拉的距離; j.供應(yīng)商在類(lèi)似情況下與其它客戶進(jìn)行交易的歷史; k.供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性。 參照風(fēng)險(xiǎn):A-l,A-2,A-3,A-4,A-5,A-6 A- 4 記錄可能丟失或毀損。 3. 1.3 必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策制定供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫(kù)并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。至少每年要對(duì)供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù) 庫(kù)進(jìn)行審查、更新并刪除不常用的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇過(guò)程和財(cái)務(wù)驗(yàn)證一經(jīng)完成,應(yīng)將供應(yīng)商補(bǔ)入供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫(kù)。 參照風(fēng)險(xiǎn):A-l,A-2,A3 A- 5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄,從而有損于摩托羅拉及其供應(yīng)商。 3.1.4 如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨(dú)家或單一供應(yīng)渠道提供一種產(chǎn)品或商品,必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策編制書(shū)面文件,說(shuō)明其原因,該文件需經(jīng)批準(zhǔn)并妥善保存。如果某供應(yīng)渠道的中斷可能對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)或摩托羅拉產(chǎn)生重大的消極影響,必須制定業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃,編制成文并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn),以保證在緊 急情況時(shí)有充足的材料供應(yīng)。業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃應(yīng)包括材料和安裝。獨(dú)家供應(yīng)指某種材料/產(chǎn)品只能從唯一的一家供應(yīng)商那里購(gòu)進(jìn)。當(dāng)有幾家供應(yīng)商能夠提供產(chǎn)品或材料但僅使用其中一家時(shí),則屬于單一供應(yīng)渠道。 參照風(fēng)險(xiǎn):A-2,A-3,A.6 A- 6 可能提前或拖后收到材料,結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。 必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策定期監(jiān)測(cè)供應(yīng)商以保證實(shí)際績(jī)效與預(yù)期相符???jī)效報(bào)告可包括: a.按時(shí)交貨的百分比; b貨物的準(zhǔn)確性; C.產(chǎn)品質(zhì)量; d.與前一年或公式/目標(biāo)成本相比的實(shí)際成本 。 參照風(fēng)險(xiǎn):A-1,A-2,A-3,A-6 3. 2購(gòu)貨 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) 3. 2.1 所有購(gòu)貨責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分開(kāi)。 參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B Z B-l 購(gòu)貨可能: a.未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)。 b.購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。 C.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和 收貨 3. 2.2 購(gòu)貨代理人或采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨(dú)立。這種獨(dú)立性可通過(guò)定期輪換采購(gòu)人員,公司合同參與或商品采購(gòu)小組來(lái)實(shí)現(xiàn)。如果商業(yè)環(huán)境使上述措 施不切實(shí)際,必須具備其它補(bǔ)償性控制措施。 參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B 2 B-2 可能發(fā)生敏感性付款;違反出口管制,公司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 3. 2.3 購(gòu)買(mǎi)貨物或勞務(wù)應(yīng)按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策的規(guī)定填寫(xiě)進(jìn)貨訂單/請(qǐng)購(gòu)單。對(duì)于一次性支出,例如培訓(xùn)研討會(huì),業(yè)務(wù)公費(fèi)等,進(jìn)貨訂單/請(qǐng)購(gòu)單有時(shí)不合適或不必要。在無(wú)紙業(yè)務(wù)處理情況下,進(jìn)貨訂單/請(qǐng)購(gòu)單井不一定是書(shū)面文本,但必須要求有完整的文件,控制授權(quán)和記錄保管。 參照風(fēng)險(xiǎn):B-1,B-3,B-4,B-10 B-3 接受了應(yīng)該退貨或拒收的項(xiàng)目并支付了款項(xiàng),包括: a.未訂購(gòu)的貨物或勞務(wù); b.?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤; C.撤銷(xiāo)訂單或訂單復(fù)本。 3. 2.4 采購(gòu)申請(qǐng)單必須在作出購(gòu)貨承諾之前由申請(qǐng)部門(mén)正式發(fā)出并經(jīng)過(guò)恰當(dāng)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn): b1,b2 B- 4 記錄可能丟失或毀損。 3. 2. 5 所有購(gòu)貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查 詢,并且必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的,購(gòu)貨訂單必須預(yù)先編號(hào)。 參照風(fēng)險(xiǎn):B-5,B6 B- 5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫 用或更改記錄,從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商的利益。 3. 2. 6 所有購(gòu)貨訂單或輸入屏幕的地點(diǎn)均必須予以保護(hù),業(yè)務(wù)處理和批準(zhǔn)過(guò)程中的內(nèi)部控制程序必須完善,以防上未經(jīng)授權(quán)的使用。 參照風(fēng)險(xiǎn):B-l,B-2,B-4,B-5 B- 6 貨物和勞務(wù)可能已接受,但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。負(fù)債可能未予記錄,庫(kù)存與銷(xiāo)售成本可能錯(cuò)報(bào)。 3. 2. 7 購(gòu)貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須包括所有正式承諾資料,其中包括數(shù)量,交貨方法和要求支付條 款以及帳戶分配等等。 參照風(fēng)險(xiǎn):B-2,B-3,B-7,B-8 B-7 所購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)格或條件未經(jīng)批準(zhǔn)便予以接受。 3. 2. 8 購(gòu)貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須指示供應(yīng)商將其帳單直接送交應(yīng)付帳款部門(mén)。 參照風(fēng)險(xiǎn):B一衛(wèi),B-2,B-3,B-5,B-6,B-9 B-8 可能提前或拖后收到材料,結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。 3. 2. 9 所有超過(guò)事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)規(guī)定和預(yù)先確定金額的購(gòu)貨,必須公開(kāi)投標(biāo)。不進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)或接受非最低標(biāo)價(jià)和合同中未列貨物品目,必須在作出承諾之前,充分說(shuō)
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