【正文】 ”，彈出賓客狀態(tài)更改窗口。 注意： a) 預(yù)訂取消后，賓客狀態(tài)由 R→ X。取消時，原因是必填項，一般要求操作員根據(jù)業(yè)務(wù)實際錄入，保證后期數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性。 （ 2）恢復(fù)預(yù)訂 預(yù)訂取消之后，可以再進(jìn)行恢復(fù)操作。在賓客主單的“狀態(tài)”菜單中單擊“恢復(fù)”，系統(tǒng)彈出確認(rèn)窗口，單擊“確認(rèn)”即可。 升級處理 由于各種原因 ，酒店有升級的操作，即允許客人以原先房類房價享受較高級房類。 b） 在“理由”項，選擇升級的理由。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 Td） 存盤之后，預(yù)訂升級即完成。 修改、替換賓客檔案 酒店業(yè)務(wù)中有多種情況下需要修改或替換客人檔案，比如實際住客和預(yù)訂單上客人不是同一個人或是賓客姓名輸入錯誤。建議初級操作人員先掌握方法一，等完全理解 X5 檔案的概念之后，再掌握、使用方法二。在賓客姓名處直接將姓名修改掉，存盤后姓名修改即成功。 操作步驟： a) 在賓客主單的“檔案”菜單中，單擊“更換賓客檔案”打開客戶檔案查找窗口。 c) 核實是否有該客人檔案，有則選中該檔案，單擊“確定”；如無，則單擊“增加”，新建客人檔案。 （ 2）方法二 操作步驟： a) 在賓客主單中，在“姓名”項中輸入新的姓名，回車，系統(tǒng)彈出提示信息：“創(chuàng)建或查找新的賓客檔案嗎？”，其中“是（ Y）”表示創(chuàng)建或查詢賓客檔案，“否（ N）”表示修改當(dāng)前客人檔案。若查詢該客人無檔案，則單擊“新建”，為該客人新建一個檔案。此操作適合在更換賓客檔案時使用。此操作適合姓名輸入錯誤，需修改時使用。因此系統(tǒng)里可以設(shè)置鎖定姓名、國籍、喜好等項，若要修改，必須到檔案里改，或者使用更換賓客檔案的方法修改。 案例 2：新建一個預(yù)訂，客人姓名為王月＃，房價為門市價，預(yù)訂下周一的 B 房型一間（房型自選），預(yù)住一天。 一個客人預(yù)訂同種類型房間多間 （ 1）一個客人預(yù)訂同種類型房間多間不分房。 案例：客人王?。ｎA(yù)訂明天的房型 A 三間，房價為門市價。 如果一個客人預(yù)訂了同種類型的房間多間，并告知酒店每個房間的住客姓名，此時除了要按上例進(jìn)杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T行操作之外，還需要使用拆分及替換賓客檔案的功能。 b) 在賓客主單中，單擊“分房”按鈕，彈出綜合排房窗口，在窗口左上方，選擇需要進(jìn)行拆分的預(yù)訂記錄，然后單擊“拆分”，系統(tǒng)彈出輸入窗口，根據(jù)需要輸入拆分的數(shù)量。 d) 使用替換檔案的功能，將每個房間的客人姓名改為實際住客的姓名。 （ 3） 一個客人預(yù)訂同種類型房間多間、分房。在 賓客主單中，單擊“分房”，打開“綜合排房”窗口。 分房有兩種方式：手工、自動。在分房之后，如果對所分的房號不滿意，可以使用“取消分房”的功能取消分房。比如可 以根據(jù)客房的所在樓層、客房特征進(jìn)行過濾房號。客房狀態(tài)有多個項目可供選擇， 案例：客人王小麗＃預(yù)訂了后天的房型 A 兩間，房價為門市價，預(yù)住 2 天， VIP 客人。（在分房時分別演示干凈房、臟房的查看方法。 操作步驟： a) 首先以其中一種房型做好一個預(yù)訂。 c) 在主單復(fù)制窗口中輸入所要復(fù)制預(yù)訂的抵離日期、房類、房數(shù)等信息。選擇“預(yù)訂單”，則復(fù)制出來的是預(yù)訂單；選擇“登記單”，則復(fù)制出來的是登記單。 e) 單擊“存盤”按鈕，一個預(yù)訂即復(fù)制好。 g) 如果客人提供了多個客人的姓名，則使用替換檔案的方法進(jìn)行姓名修改。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 18 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 課程難點：對比說明同住與共享的區(qū)別，尤其是共享的操作方法需要強調(diào)。 課前準(zhǔn)備工作：建立上海春秋旅行社的檔案。 課程內(nèi)容： 同住與共享的操作 當(dāng)一個房間里住客有兩人或兩人以上時，需要進(jìn)行同住的操作。其中第一種情形是最常見的，重點介紹第一個方法。 操作步驟： a） 以其中一個客人為基礎(chǔ)先做好一個預(yù)訂。 b） 在“姓名”中輸入同住客的姓名，單擊“新預(yù)訂”，系統(tǒng)自動與檔案匹配，若有查詢結(jié)果，表示該客人可能有檔案（若有多個同名同姓的客人，通過證件號碼、生日等條件判斷正確的檔案），核對正確后 ，單擊“確定”。 c） 檔案匹配或新增好后，該客人的信息將顯示在“同住 /共享”窗口中，單擊“確認(rèn)”，一個同住即做好。該客人通知該房間還有一個同住客人名字叫王明，所有費用由張軍付。比如說 A、 B 兩個客人各自訂了一間客房，后來他們決定同住一間房，需要取消掉一間房時，可以進(jìn)行“合并現(xiàn)有賓客”的操作。 b） 在“姓名”中輸入同住客的姓名，單擊“合并現(xiàn)有賓客”，系統(tǒng)將打開帳號查詢窗口，與現(xiàn)有的賓客主單進(jìn)行匹配。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 19 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。若查詢結(jié)果為空，則表示該客人未曾做過預(yù)訂，不能進(jìn)行合并現(xiàn)有賓客的操作，需要退出操作。同住客人原有的預(yù)訂資源系統(tǒng)將自動釋放掉。后來接到客人的通知，他們實際只需一間房，兩個客人住同一間房。 （ 3） 房費一人承擔(dān)與平均分 對于同住的客人，他們的房費可能是一人承擔(dān)，也可能是平均分配，如果是一人承擔(dān)的房價，則采用系統(tǒng)默認(rèn)值進(jìn)行同住操作即可。如果房費需要同住的客人平均 分擔(dān)，則可以在“同住 /共享”窗口單擊“平均分”，并且將“主帳”項設(shè)置成每個客人自己的帳戶名稱，在單擊“確認(rèn)”后，每個客人的賓客主單中顯示各自承擔(dān)的房價，且“ FLAG”顯示為“共享”。 團隊預(yù)訂 （ 1） 團隊預(yù)訂的基本流程 建立一個團隊預(yù)訂，需要進(jìn)行兩個關(guān)鍵步驟，即建立團隊主單及進(jìn)行客房預(yù)留。團體主單記錄了整個團隊的總體信息，而成員主單則對應(yīng)于各成員的具 體信息。但因同一團隊的各成員間有很多共性，為了更快捷地操作，系統(tǒng)為成員處理設(shè)計了批量信息輸入等。 b） 在“名稱”處輸入團隊名稱，確定國籍、語種等信息，這些信息類似散客賓客主單的信息。光標(biāo)移動至“旅行社”處，輸入旅行社名稱，回車，系統(tǒng)自動匹配旅行社檔案，客戶檔案查找窗口顯示符合查詢條件的旅行社列表，選中旅行社單擊 “確定”，“旅行社”處顯示該旅行社檔案號，“房價碼”處顯示該旅行社對應(yīng)的房價碼。 e） 基本信息錄完后，單擊“存盤”按鈕，系統(tǒng)自動生成團隊帳號（ G＋ 9 位流水號）、預(yù)訂號。單擊“確定”，預(yù)留成功。 g） 一般的團隊是由旅行社或公司來支付房費，成員來支付雜費的，在此情況下，需要在團隊主單的“團體付費”中選擇 需要由旅行社或公司支付的費用項目。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 20 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 團體預(yù)訂主單中主要信息、附加信息的大部分內(nèi)容和散客預(yù)訂單一致，下表列出了團體預(yù)訂主單中需要指出的幾個參考項目，操作員只要了解含義即可。 根據(jù)排房情況，這些值都會自動調(diào)整，僅供參考。 房數(shù) 團隊的房間總數(shù)（如果只在房數(shù)處輸入數(shù)量，而不做預(yù)留操作，并不會真正占 用房類資源） 房價 用于根據(jù)需要輸入團隊的主要房價。實際房價以預(yù)留時的房價為準(zhǔn) （ 3） 預(yù)留的增加、修改與刪除，預(yù)留拆分（按人數(shù)拆分、不按人數(shù)拆分） 客房預(yù)留即建立團隊占房，是團隊 amp。 操作步驟： a） 單擊“預(yù)留”按鈕，打開客房預(yù)留窗口。團隊中預(yù)留房的抵離日期范圍不能超出團隊主單抵離日期范圍。 d） 單擊“確定”，預(yù)留成功。 當(dāng)預(yù)留數(shù)有增減變化時，需要調(diào)整預(yù)留數(shù)。 b） 房類、房數(shù)、預(yù)留時間、房價等均可以修改，修改后單擊“存盤”即可。 團隊若要分房，則在團隊主單中單擊“分房”進(jìn)行操作，其分房方法同散客一樣。 操作步驟： a） 在團隊主單中，單擊 “分房”，打開綜合排房窗口。 c） 如果一間房住多人，分房時系統(tǒng)會自動提醒“是否按人數(shù)拆分 ?”，點擊“是”，則自動根據(jù)每間房的人數(shù)進(jìn)行拆分。 d） 預(yù)留拆分好后，即可產(chǎn)生成員主單。（建議使用批量處理的功能輸入賓客檔案，該功能將在后面介紹） 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T 注意：需要注意區(qū)分團隊主單與成員主單的區(qū)別，團隊主單的 Flag 標(biāo)記為“團體”，成員主單的 Flag標(biāo)記為“成員”。這兩者間通過團體付費的設(shè)置實現(xiàn)成員費用到團體主單的自動轉(zhuǎn)帳，因此團體付費也可理解為團體成員定義帳戶的批量設(shè)置。 通常團體付費的定義是由酒店預(yù)訂員或接待員在預(yù)訂或登記時完成。 b） 費用類型按樹型結(jié)構(gòu)顯示，單擊多選框，選擇費用。 注意： 團體付費定義前后，請比較成 員房間定義帳戶的變化。 （ 5） 批量處理：批量修改賓客檔案、抵離日期等。但團隊成員又有其特殊性，同一團隊的各成員間有很多共性，為了更快捷地操作，系統(tǒng)為成員處理設(shè)計了批量信息輸入功能。 注意：只有產(chǎn)生成員記錄后才可以進(jìn)行批量處理，僅有預(yù)留不能做批量處理。 b) 系統(tǒng)默認(rèn)全選所有成員記錄，操作員可以根據(jù)需要，選擇目標(biāo)記錄。 注意：選擇記錄的方式：①利用窗口上全選、反選按鈕；②連選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住SHIFT 鍵，單擊最后一條目標(biāo)記錄；③間隔多選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住 CTRL 鍵，單擊其他目標(biāo)記錄。 b) 在賓客信息中，選擇一個客人記錄，在窗口下方輸入該客人姓名、國籍、證件類型、證件號碼等賓客檔案信息。 d) 在賓客信息中，選擇其他的客人，如上操作即可快速輸入所有成員的名單。 （ 6） 團隊成員出團與散客入團 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T 出團操作 如果團隊的成員要出團成為散客，有兩種操作方法。還有一種方法是雙擊打開需要出團的團隊成員主單，在“其他”菜單中，選擇“散團轉(zhuǎn)化”，在單擊“是”后，該成員成為散客。 注意：進(jìn)行散團轉(zhuǎn)化操作時，客人的房價不會自動發(fā)生變更，需要操作者進(jìn)行手工修改。如果雙擊打開某個成員的房間，進(jìn)行取消操作，則只取消該成員房間。預(yù)住兩天。 b) 旅行社通知取消房型 A 兩間，換成房型 C 兩間，另外增加房型 B 一間。（在預(yù)留時單獨做一間房的預(yù)留，房價改為一半，備注注明十 六免一；也可拆分出一間房，進(jìn)行房價修改。并通知所有住房型 B 的客人的住店時間改為 1 天。 f) 張一＃的房間作出團操作，并新建一個散客預(yù)訂張三＃，下周一到，住 2 天。 會議團隊預(yù)訂 （ 1） 會議團隊的建立 會議團隊的建立路徑是從預(yù)訂菜單中的“新建會議預(yù)訂”中進(jìn)行操作，當(dāng)預(yù)訂做好后，產(chǎn)生的帳號是“ M+年月日 +流水號”，其他操作與團隊預(yù)訂一模 一樣，可以以復(fù)習(xí)團隊預(yù)訂的操作進(jìn)行講解。 操作步驟： a) 建立好整個團隊預(yù)訂主單及預(yù)留。 c) 單擊空白圓圈選中該場會議，如果訂了多個場地，則單擊繼續(xù)選擇其他會議室資源，單擊“預(yù)訂”按鈕，打開“預(yù)訂”窗口。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 23 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 系統(tǒng)中，每天會議室分三場，上午、下午、 晚上，每個圓圈代表一場會議。方形表示當(dāng)前主單預(yù)訂。除了可以在會議主單中進(jìn)行會議室預(yù)訂外，也可以在查詢菜單中的“會議室預(yù)留情況”中進(jìn)行會議室預(yù)訂。 b) 單擊選擇會議室，單擊“預(yù)訂”，打開帳號查詢窗口，選擇主單類型、主單 狀態(tài)，在“名稱”處輸入會議團名稱，單擊“查詢”，顯示滿足條件的會議團列表。 d) 錄入聯(lián)系人、摘要等信息，單擊“確認(rèn)”，會議室預(yù)留完成。 b) 房費、餐費、會議費由公司支付，其他雜費由成員自付。每場會議均按 U 型會議桌布置，要求放投影儀及白板。 （四）預(yù)訂 4 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T 課時： 小時 課程目的：通過本課程，使學(xué)員掌握定義帳戶的設(shè)置、客房可用資源的查詢，了解 WAITLIST 和 TURNAWAY 的功能。 課程難點：定義帳戶的三個功能說明。 課前復(fù)習(xí)：復(fù)習(xí)上節(jié)課內(nèi)容，同時用本節(jié)課的案例建立一些散客的預(yù)訂，方便本節(jié)課演示。 課程內(nèi)容： 定義帳戶 可分為三種情況： 帳務(wù)分類、定義轉(zhuǎn)帳到某賓客帳戶、定義轉(zhuǎn)帳到應(yīng)收帳戶。根據(jù)酒店的業(yè)務(wù)分配，可以由預(yù)訂員進(jìn)行定義帳戶的操作，也可以由接待員或收銀員進(jìn)行操作。 操作步驟： a） 預(yù)訂主單下，單擊“定義帳戶”，打開定義分帳戶窗口。若是協(xié)議單 位客人的部分費用由公司支付，可以在“帳戶名稱”處單擊打開下拉列表，選擇公司名稱。 c） 在“營業(yè)代碼”處，單擊打開費用代碼幫助，選擇需要由他人支付帳務(wù)的費用代碼。 注意：在定義帳戶設(shè)置好后產(chǎn)生的費用，系統(tǒng)將自動做分類。 案例：在王濤的預(yù) 訂中，其朋友張明預(yù)付了 1000 元押金，要求房費、餐費由其付，其他費用由王濤自付。入押金簡單帶過即可） （ 2）定義自動轉(zhuǎn)某賓客帳戶 定義自動轉(zhuǎn)某賓客帳戶的功能是在帳務(wù)分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行操作的，系統(tǒng)不僅將帳務(wù)進(jìn)行分類，而且可以將分類出來的費用自動轉(zhuǎn)到指定的帳戶。 b）