【文章內(nèi)容簡介】 el: 057188231188 Fax:057188231177 第 10 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 T中國人 外國人 港、澳、臺、日、韓 國家 “國家”是指客人的來國，注意 非指客人的國籍。該項目將影響到境內(nèi)境外客人統(tǒng)計報表中的數(shù)據(jù)。 語種 “語種”影響到帳單等單據(jù)的顯示語言。該項目一般與國籍自動匹配，外賓默認語種為英語，不需要特別修改。 VIP 如果客人是 VIP 客人，可以在“ VIP”項中進行 VIP 級別的選擇，選擇了 VIP 級別后，該客人在預訂信息列表中將有紅色信息燈顯示。 排房要求 如果預訂時客人對客房特征有特殊要求，比如對客房朝向或者是否禁煙有要求，可以在“排房要求”中選擇相關特征，在分房時系統(tǒng)將根據(jù)客房特征條件自動過濾房號。 客房布置 如果客房需要特別布置，在“客房布置”項選擇需要布置的內(nèi)容，客房中心將可以打印指定的客房布 置報表進行相應布置。 特殊要求 “特殊要求”項用于輸入需要前臺特別關注的客人要求，輸入了相關內(nèi)容后，前臺員工可以打印“特殊要求統(tǒng)計報告”查看所有的特殊要求內(nèi)容。 房價優(yōu)惠 客人的房價一般通過選擇房價碼來進行設置，不需要操作員手工修改價格。若發(fā)生有經(jīng)理同意的打折等優(yōu)惠情況，可以進行手工修改價格。價格優(yōu)惠設置有兩種方法，一是實價優(yōu)惠法，即直接在“定價”處輸入打折后的價格；另外一種百分比優(yōu)惠，即在定價旁的格子里輸入折扣比例，比如打八折，則輸入 ，“定價”項將自動顯示八折后的金額。不管是使用什么方法進行 價格優(yōu)惠設置，均需要在定價后的第二個格子里按 F1 選擇優(yōu)惠理由。 鎖定房號 如果重要客人需要安排指定房間，房號不可隨意變動，可以在分配好客房后進行房號鎖定。單擊房杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 11 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 T號旁邊的復選框，框內(nèi)顯示有勾后，房號即被鎖定，需要有一定權限的人才能解鎖。 來源、市場 來源和市場項主要用于酒店的銷售分析，為管理層提供決策依據(jù)。在房價碼設置時，將設置與該房價相對應的來源碼、市場碼。因此在預訂選擇了房價碼后，系統(tǒng)會自動匹配出相應的來源碼和市場碼，操作者無需進行修改。但一些特別的情況下，需要操作者進行手工修改。比如某協(xié)議公司的 房價碼，系統(tǒng)默認的來源碼可能為“預訂客人”，當該公司做會議預訂時，則需要將來源選擇為“會議”。 預訂類型 根據(jù)預訂情況，修改此項目。比如擔保性的預訂可以在“預訂類型”中選擇相應的擔保類型。 保密 如果客人要求對外保密客人信息，操作員可以在“保密”項中選擇保密的級別。 預訂人信息 替他人做的預訂，可以將預訂人的姓名和聯(lián)系電話輸入在“預訂人”、“電話”項中。 備注 對預訂有什么特別說明可以在備注項中進行輸入。對于常用的備注，可以設置成代碼，在備注項中按 F1，打開備注幫助窗口進行備注選擇。 房 價保密 如果需要對住店客人房價保密，可以單擊“房價保密”的復選框，選擇該項后，該客人的房價在賓客列表中將紅色顯示。 注意：房間保密指對外保密住客的信息；房價保密指對住客保密房價。 在“附加信息”標簽頁，需要說明的主要是以下項目： 加床 如果預訂中要求加床，可以在“加床”項輸入加床的數(shù)量，在其后面的“單價”項里輸入加床的單價。根據(jù)此方法輸入加床信息，系統(tǒng)將可以打印加床報表。 注意：根據(jù)酒店實際需要，有的酒店不使用“加床”項，直接將加床費輸在“定價”項里。如此操作系統(tǒng)將不可打印加床報表，且會對酒店當天的 平均房價產(chǎn)生影響。不管采用什么方法，要求酒店采用統(tǒng)一的操作方法。 銷售員 輸入銷售員的工號，可以對銷售員的業(yè)績進行統(tǒng)計。一般在做非協(xié)議單位客人預訂但又需要做業(yè)績統(tǒng)計時才使用。 結帳提示 如果有特殊信息需要提醒收銀員在結帳時注意，可以將該內(nèi)容填寫在結帳提示中，在結帳時，進入帳務主單，系統(tǒng)將會跳出提示框提醒。 案例 1：在前面做好的一個李明＃的預訂中，補充如下信息： a) 該客人是一個 VIP 客人。 b) 要求房間里放鮮花水果。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 12 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 Tc) 該客人在退房時需要通知總經(jīng)理來送別。 案例 2：在前面做好的西軟公司王芳＃ 的預訂中，補充如下信息： a) 預訂人為張小姐，聯(lián)系電話為 88231188。 b) 要求安排無煙房。 c) 該房間的所有費用由公司支付，并且是以公司擔保的預訂。要求對住店客人房價保密。 賓客檔案的建立 （ 1）在賓客主單中輸入檔案 在預訂做好之后，如果需要補充賓客的檔案信息，可以在賓客主單中單擊“檔案”按鈕，打開 profile窗口，輸入檔案內(nèi)容后單擊“保存”按鈕，即可完成賓客檔案的輸入。其中， profile 窗口的信息內(nèi)容主要如下，要求重點掌握主要信息、喜好與特要及統(tǒng)計分析三項內(nèi)容。 主要信息 “主要 信息”標簽頁主要用于輸入客人證件上的基本信息，比如姓名、生日、證件類型及號碼等。系統(tǒng)提供雙地址輸入，可以同時輸入客人的家庭地址和公司地址。 附加信息 在“附加信息”標簽頁中，需說明的是“客戶類型”項。一般的客人，系統(tǒng)默認“客戶類型”為“普通”。如果一個客人是個逃帳客人或通緝犯，則可將其“客戶類型”選擇為“黑名單”，同時輸入“黑名單類別”和“黑名單描述”。設置成黑名單后，當客人做預訂或入住時系統(tǒng)將會有黑名單客人的提醒。 喜好與特要 “喜好與特要”標簽頁主要用于輸入客人的一些喜好與特別要求，方便酒店提供 個性化服務。在此輸入的內(nèi)容將以客史的形式保存下來，當客人再次入住時，排房要求、偏愛房號、前臺喜好等項目的內(nèi)容系統(tǒng)會自動導入賓客主單中，提醒接待員注意。 圖像資料與相關 如果該客人是某應收帳客戶的聯(lián)系人、簽單人或負責人，則可以將其簽名、照片等資料設置在“圖像資料與相關”標簽頁中，方便收銀員在結帳時核對簽名或照片。 GUEST INFO 該標簽頁可用于儲存客人的信用卡號、貴賓卡號以及客人的紀念日等信息。其中如果客人使用過信用卡，系統(tǒng)將自動將其信用卡號保存在客史里，當客人再次使用該卡時，系統(tǒng)將自動顯示該卡 卡號。 活動相關 該標簽頁主要由銷售部使用，用于輸入該檔案的相關活動，例如對該協(xié)議單位的拜訪記錄等。 投訴記錄 如果客人對酒店有投訴，可以將投訴內(nèi)容輸在該標簽頁中。當客人再次入住時，系統(tǒng)將會有提醒，避免該問題再次發(fā)生。 優(yōu)惠策略 該標簽頁用于設置及查詢協(xié)議單位客戶的房價及餐飲優(yōu)惠策略。一般由銷售部設置優(yōu)惠策略，預訂員可進行查詢。一般協(xié)議單位都會對應優(yōu)惠策略，在進行預訂時，只要輸入?yún)f(xié)議單位，選定房類后，杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 13 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 T就會產(chǎn)生對應的協(xié)議價格。 統(tǒng)計分析 “統(tǒng)計分析”標簽頁可 查詢客人一段時間內(nèi)的消費累計，并可以 分別查詢前臺、餐飲及娛樂方面的累計 消費。點擊左下角的“明細”，可查看該檔案的明細消費，雙擊記錄， 可打開預訂主單進行查看。 預訂信息 該標簽頁可以查詢客人當前所有的訂房信息，包括當前預訂、在住、取消、 No show 等信息。并可在對應的檔案下新建預訂。 案例：在王軍＃的預訂中補入檔案信息。內(nèi)容如下： 姓名： 王軍 性別： 男 出生年月日： 1974/05/06國籍： 中國香港 證件類型： 港澳通行證 家庭住址： 香港九龍灣臨興街 1 號 B 座 9 樓 證件號碼： H3322152122 公司地址： 香港新界福業(yè)大廈 13 字樓 8 室 個人喜好 偏愛帶 8 的房號，喜歡游泳、閱讀雜志 （ 2）在客戶檔案列表窗口建立檔案 在賓客主單中輸入賓客檔案主要在補充賓客檔案時使用。如果需要直接建立一個賓客檔案，或者查詢賓客檔案，則可以在客戶檔案列表窗口進行操作。 新建檔案 操作步驟： a) 在預訂菜單中，單擊“客戶檔案”，系統(tǒng)顯示“組合查詢條件”窗口。 b) 退出“組合查詢條件”窗口，單擊“新建” 打開檔案 類型選擇窗 ，單擊“賓客”，打開檔案主單。 c) 輸入各項檔案信息，單擊“保存”按鈕，一個檔案新建完成。 檔案查詢 在客戶檔案列表窗口， 有兩種方法可以進行檔案的查詢。一是使用列表窗口右上角的“請輸入條件”功能，該功能只可根據(jù)檔案號或是檔案名稱進行查詢。如果要使用更多條件進行查詢，則需要使用列表窗口右下角的“組合條件查詢”功能。在該功能窗口里，每一個項目都可以做為查詢條件使用，并且可以多個條件同時使用。 檔案停用、刪除和恢復 如需 作廢或刪除一個檔案，可以在 Profile 窗口單擊“停用” 或“刪除”按鈕，停用后，該檔案的狀態(tài)將從“ I”變成“ O” 或“ X”，不可以再使用。但是如果該檔案擁有當前的系統(tǒng)帳戶，即目前正在被使用，則不能停用。若要恢復 被停用或刪除的檔案，則要在檔案列表下方選擇狀態(tài)為“所有”，方可查詢到。查找到檔案后，雙擊打開，點擊主單下的“恢復”功能即可。 檔案合并 若由于多方面原因，導致一個賓客有多個檔案，為了方便檔案的管理及保證統(tǒng)計分析的準確性，可以使用“合并”按鈕將多個檔案合并為一個。在檔案合并之后，多個檔案的統(tǒng)計分析記錄將合并在一起，并且“喜好與特要”標簽頁的“說明”處會自動記錄“ COMBINE+被合并檔案的檔案號”。 也可以在檔案列表窗口找到要合并的檔案后，點擊右側(cè)“合并”功能，進行檔案最優(yōu)合并。 案例 1：在客戶檔 案列表中，新增一個賓客檔案，檔案信息如下： 姓名： 王小麗＃ 性別： 女 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 14 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 T出生年月： 1970/11/12家庭住址： 杭州市江干區(qū)景芳五區(qū) 12 棟 102 室。 證件類型： 身份證 喜好 喜歡無煙房，愛看中文報紙 證件號碼： 330104701112252 案例 2：再新增一個王小麗＃的簡單檔案（輸入姓名即可），以之前的王小麗檔案為基礎，將 2個檔案進行合并。 預訂信息的查詢 在預訂做好之后，即可在“預訂”菜單中選擇“預訂信息列表”（或者使用快捷鍵 Ctrl+U） ,打開預訂信息列表進行預訂查詢。在預 訂信息列表主要包含以下信息： 1） 預訂賓客列表中的賓客分類 在預訂賓客列表的窗口上方有四個標簽頁，系統(tǒng)中將賓客主要分為散客 amp。成員、團隊 amp。會議、 VIP 及所有四個類別。選擇一個標簽頁，列表即顯示該類別客人的預訂信息。 2） 賓客狀態(tài)的切換。 在預訂賓客列表，系統(tǒng)默認顯示的是當前所有的預訂信息。為了方便查詢，用戶還可以進行賓客狀態(tài)的切換。在預訂賓客列表的最下面一行，取消“預訂”，選擇“在住”的復選框，則列表顯示所有在住客人信息；若同時選擇“預訂”和“在住”，則列表內(nèi)同時顯示預訂及在住狀態(tài)的客人信息。 3） 快速查詢 在預訂信息列表中，最常見的查詢方法是快速查詢，即在列表右上角的“請輸入條件”項中輸入條件進行查詢。使用快速查詢可以使用的條件主要有：賓客姓名（使用中文、英文或中文拼音均可，并支持模糊查詢）、房號、帳號、預訂號。 4） 組合條件查詢 快速查詢只可以根據(jù)常用的條件進行查詢，如果需要根據(jù)其他條件進行查詢，就需要使用列表右下角的“組合條件查詢”功能。該查詢窗口的每一個項目都可以作為條件進行查詢，并可以多個條件并用查詢。 案例：查詢本周起一個星期內(nèi)西軟公司的所有預訂。 操作步驟： a) 在預訂賓客列表中，單擊“ 組合條件查詢”按鈕，或同時按 CTRL+SHIFT+Z，打開“賓客查詢組合條件”窗口。 b) 在“單位”項輸入“西軟公司”，“到達”項輸入今日起一周的日期。 c) 單擊“確定”按鈕，在預訂賓客列表顯示的即查詢結果。 （二）預訂 2 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 15 頁 共 97 頁 W E S T S O F T S amp。 T 課時： 小時 課程目的：使學員掌握修改預訂的方法、一個客人同時訂多間房的操作方法以及更換賓客檔案的操作。 課程難點：修改替換賓客檔案，對比說明修改、替換檔案的方法、綜合排房。 課前準備工作：本節(jié)課需要演示排房功能。選擇一個房數(shù)較多的房型進行演示，并將該房類設置成部分房