會議的基本知識(ppt99)-經營管理-在線瀏覽
2024-10-18 17:37本頁面
【正文】 傳遞到有關人員，以示正規(guī)和鄭重。 也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復電子郵件確認。發(fā)通知的同時應附上一份代理委托書。 發(fā)送內容 ? 如果有預備議程、事先需準備的材料或其它需讓與會者事先了解的情況，應隨會議通知寄發(fā)一份。 ? 可將會中使用的有關票證（入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等）與會議通知一并發(fā)出。 會議通知和委托書的樣式 ? hui議通知的內容：被通知部門、被通知人員的姓名及職務、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務、通知日期。假如您不能參加請在 7月 24日之前打電話 62479521告知。除此之外，您還將得到一張另人滿意的旅行指導地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。 附件：議事日程 地圖 卡片式 部門經理會議 ? 目的：討論公司下一年度市場營銷計劃 ? 時間： 2020年 12月 20日上午 9： 00 ? 地點：公司第一會議室 ? 如您無法出席，請于 月 日前電話告知 。他們均為本公司的高層管理人員或部門經理人。 生效日期 簽名＿＿＿＿＿＿＿（ 股東簽字） 地址＿＿＿＿＿＿＿ 郵編＿＿＿＿＿＿＿ 會議回執(zhí) 請于 12月 1日以前將回執(zhí)寄回。 我將屆時赴會，并帶＿＿＿＿＿賓客來。 署名＿＿＿＿ 公司＿＿＿＿ 發(fā)送會議通知的注意事項 ? ⒈ 明確會議通知發(fā)送對象 ? ⒉落實發(fā)送的回復確認環(huán)節(jié) ? ⒊對書面會議通知的地址、郵編一定要填寫正確。通知的封筒應醒目標出 “ 會議通知 ” 字樣。 正確選擇會址 學習目標 ? 能夠正確選擇會址。 ? ⑵會場的大小應與會議規(guī)模、主題相符。 ? ⑷應盡量必開鬧市區(qū)，場地應不受外界干擾。 ? ⑹場地租用的成本必須合理。 制發(fā)會議姓名卡片和證件的方法 ? 召開重要的大中型會議會議應視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議，不必制發(fā)證件。 ? ⒉重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。 ? ⒊在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。 ? 系帶的卡片 —— 比較經濟，戴取方便，但可能在衣服上晃動。 ? 臺簽式的姓名卡片 —— 這些是開會的時候放在桌子上使用的。 ? 列席證 ：能夠到會旁聽，但無表決權。 ? 記者證 ：是發(fā)給新聞媒體的有關的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。 會議證件既能證明與會者身份，保證會議安全，控制出入人員；又能統(tǒng)計大會人數(shù)和維持會場秩序。 ? ⒉應注意根據(jù)公司不同的文化理念設計會議證件或姓名卡片。 ? ⒊姓名卡片的大小式樣應注意經濟活用美觀大方。 會議文件資料發(fā)放工作的基本方法 ? ⒈ 按照與會人員名單，準備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明 “ 會議文件 ” 等字體。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。具有保密性內容的文件，還要注明密級。 ? ⒋分發(fā)會議資料時要適時適量。 ? ⒌內容重要又需事先送達與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達 ? 常見的會議文件資料主要包括 ： 開幕詞、閉幕詞、領導講話稿、主題報告、專題報告、會議簡報、會議記錄、會議紀要、新聞稿、會議通知、日程安排等。 ? ⒉了解文具用品和相關設備供應商的名稱、地址和電話號碼。 ? ⒋掌握公司內部緊急維修工程師以及外部維修單位的名稱、地址和電話號碼。 ? ⒈必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。例如：張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺展板、簽字用具等。 ? ⒉會議用品和設備是購買、租用還是使用原有的，要本著統(tǒng)籌節(jié)約、經濟適用的原則。 預訂內部會議室 學習目標 ? 掌握內部會議室的預定方法。 ? ⒈ 預訂會議室要打出一定的提前量，在確定準確的會期之后，應盡早預訂，以免臨時被動。 ? ⒊預訂和調配會議室應盡量使場地的大小、格局、設備的配備與會議的人數(shù)、性質和類型相匹配。 ? ⒌負責會議室安排和協(xié)調的秘書 ，事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設備，秘書要了解各種設備的功能，并事先將各種設備調整到最佳狀態(tài)。 做好會議的接站和報到工作的主要內容和程序 ? 會議的性質與規(guī)模不同，接待的要求、程序和規(guī)范也不同。 接站報到工作的主要步驟 ? ⑴ 要有統(tǒng)一的指揮調度系統(tǒng)，掌握與會代表的名單以及飛機、火車的班次及抵達的準確時間，將其編制成一目了然的表格，并掌握與會議代表的聯(lián)絡方式。接站人員要人手一份代表抵達的時間表，按分工的時間和線路迎接。 ? ⑷在車站、機場設置接待站。 ? ⑸在報到處的周圍設立引導牌和標識牌，標明報到的具體位置。必要時，引導與會者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會的要求。 如何做好簽到和座位引導工作 秘書應熱情地迎接與會人員，
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