會(huì)議的基本知識(shí)(ppt99)-經(jīng)營(yíng)管理(參考版)
2024-08-19 17:37本頁(yè)面
【正文】 。 注意事項(xiàng) ? ⒈會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。如果有些項(xiàng)目無(wú)法開具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。 ? (3)如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問(wèn)清姓名、卡號(hào)、有效期等。 ? (1)應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中，詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作 ? 學(xué)習(xí)目標(biāo) ． ? 掌握會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法。 ． ? 3．收集整理過(guò)程中要注意保密。 ? ⒉ 收集文件應(yīng)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，并認(rèn)真檢查文件是否缺件、缺頁(yè)、缺損的情況。 ? 2．會(huì)議文件的立卷歸檔：把會(huì)議過(guò)程中的一整套材料，進(jìn)行分類立卷歸檔。 ? (2)選擇收集會(huì)議文件的渠道。 會(huì)議文件資料的立卷歸檔 ? 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握會(huì)議文件資料立卷歸檔的做法。 注意事項(xiàng) ? ⒈注意檢查與會(huì)者有無(wú)遺失文件、物品。 ? ⒉清理并取走所有剩余的與會(huì)議有關(guān)的文件。 ? ⒊避免只要求部分與會(huì)者退回文件，而造成誤會(huì)。 ? ⑵對(duì)會(huì)議工作人員，采取下發(fā)收集目錄，限時(shí)交退。 ? ⑶由秘書人員單獨(dú)向個(gè)別已領(lǐng)取文件而未到會(huì)的人員收集。 會(huì)議文件清退的方法 ⒈ 小型內(nèi)部會(huì)議文件清退的方法 ? ⑴由會(huì)議主持人在宣布會(huì)議結(jié)束的同時(shí)，請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上，有秘書人員統(tǒng)一收集。 ? ⑸幫助部分與會(huì)者托運(yùn)大件物品。 ? ⑶幫助與會(huì)者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。 ⒉ 幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備 ? ⑴ 提醒與會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。 ? ⑶一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。 ⒈ 提早做好與會(huì)者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)售工作 ? ⑴ 應(yīng)根據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短、外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際情況，及早安排好外地與會(huì)人員的返程事宜。 ? (5) 與會(huì)者私人貴重物品的保衛(wèi)。 ? (3) 會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)。 ? (8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。 ? (6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。 ? (3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題，及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。 ? (1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況，文件和資料，傳遞各種信息。 做好會(huì)議值班、保衛(wèi)工作的具體做法 ? ⒈ 會(huì)議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位。 ? 2．與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠(chéng)相待、平等相待、迅速及時(shí)。 ? (4)專人傳遞。 ? (2)影像傳遞。 ? (3)推導(dǎo)加工：依據(jù)已知消息，運(yùn)用邏輯推理得出新結(jié)論的加工過(guò)程。 信息加工的形式 ? (1)綜合加工：把各種相關(guān)的信息有機(jī)地結(jié)合在一起的過(guò)程。 ? (4)秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考。 ? (2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。 2．做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作 會(huì)務(wù)秘書要積極搞好對(duì)外宣傳的工作。 ? (3)要注重信息的加工提煉，形成成果使上司、與會(huì)者、新聞媒體都能方便利用。 確保會(huì)議期間的信息溝通 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握會(huì)議期間進(jìn)行信息溝通的方法 會(huì)議期間信息溝通的方法 ⒈ 做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作 ? ⑴秘書人員要做到多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，才能比較全面地收集信息。 ? ⒊會(huì)議主持人需向記錄員明確機(jī)密事項(xiàng)的范圍及處理的要求。 注意事項(xiàng) ? ⒈ 要了解公司的業(yè)務(wù)情況，掌握專業(yè)領(lǐng)域的基本術(shù)語(yǔ)。 ? ⒊簡(jiǎn)潔：會(huì)議記錄不同于一份詳細(xì)報(bào)告，而是將會(huì)議進(jìn)程以簡(jiǎn)明扼要的形式表達(dá)出來(lái)。 會(huì)議記錄的要求 ? ⒈ 真實(shí)：正式的會(huì)議記錄具有法律效力，要確保內(nèi)容的真實(shí)可信，準(zhǔn)確無(wú)誤，一旦會(huì)議主席簽名，全體成員通過(guò)則不得再行改動(dòng)。 ? ⑵如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，主席或秘書可以在會(huì)議記錄中改正這一錯(cuò)誤。 ? ⑶與會(huì)者提出的意見(jiàn)、建議，要把人名記錄下來(lái)。 會(huì)議記錄的方法 ? ⑴ 會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來(lái)，而其他的內(nèi)容可簡(jiǎn)要概括地記錄。 ? ⑶會(huì)議過(guò)程：宣讀上次會(huì)議記錄、有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題、通訊情況、一般事務(wù) —— 決議應(yīng)包括會(huì)議上的確切措詞、其他事務(wù) —— 按在會(huì)上進(jìn)行的順序記錄、下次會(huì)議日期。 ? ⑵與會(huì)者姓名。 會(huì)議記錄的內(nèi)容 ? ⑴ 會(huì)議描述。 ? ⑷提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。 ? ⑵準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來(lái)補(bǔ)充手工記錄。 ? 正式會(huì)議的記錄是會(huì)議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案因此務(wù)必準(zhǔn)確、完整和條理清楚。 承擔(dān)會(huì)議記錄 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 通過(guò)學(xué)習(xí)，承擔(dān)會(huì)議記錄工作。 ? ⒉負(fù)責(zé)簽到的人員要提前到崗，使到會(huì)較早的人員不致產(chǎn)生無(wú)人過(guò)問(wèn)的尷尬感覺(jué)。 會(huì)議簽到的目的是為了及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，以及缺席情況。 ? 內(nèi)部會(huì)議，與會(huì)者一般都有自己的習(xí)慣座位。 ? ⒉準(zhǔn)備好簽到的登記簿、簽字筆等用品，必要時(shí)事先準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。 ? ⒈選擇恰當(dāng)?shù)暮灥叫问? ? 人數(shù)較少的小型會(huì)議，可由秘書按照事先確定的到會(huì)人員名單，逐一進(jìn)行簽到，來(lái)一人劃一人，以便迅速掌握到會(huì)者的狀況。 會(huì)議中的服務(wù) 做好會(huì)議的簽到和座位引導(dǎo)工作 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作的主要辦法。 ? ⑹接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋（包括文件、證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等）發(fā)給報(bào)到人員。制作醒目的牌子或橫幅，上面要
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