會議的基本知識(ppt99)-經(jīng)營管理-資料下載頁
2025-08-06 17:37本頁面
【導(dǎo)讀】議事行為或過程。會議的要素即會議的組成因素。基本要素即所有會議必有的要素（目的、時。其他要素即可供選擇的、并非為所有會議所。議和非正式會議；按時間方面的規(guī)定性：可分為定期和不定期兩類；并參加）、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；按與會者的國籍及議題的范圍：可分為國內(nèi)會。營管理中重大事項的辦公會議。和解決新問題，做出相應(yīng)的對策。股東大會和董事會議。股東大會是股份制企業(yè)定期召開的例行性會議，將會議通知郵寄給參會人員。結(jié)表彰，還可能開展一系列的慶祝活動。的與會者來自方方面面，有本地區(qū)的，也有外埠的；段，一般由銷售部門負(fù)責(zé)人操辦。企業(yè)研制出新產(chǎn)品并準(zhǔn)備將其推入市場時。⑵說明人員缺席情況。⑻提名并選舉新的負(fù)責(zé)人。程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。②議程表中，第一項是宣布議程，再安。⒐下季度銷售目標(biāo)。
【正文】 要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。 做好會議的值班、保衛(wèi)工作 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 做好會議值班、保衛(wèi)工作的具體做法。 做好會議值班、保衛(wèi)工作的具體做法 ? ⒈ 會議值班要制度健全，人員要堅守崗位。 中大型會議，一般要有會務(wù)秘書堅持 24小時值守，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。 ? (1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況，文件和資料，傳遞各種信息。 ? (2)要控制與會無關(guān)人員隨便出入會場，特別是保密性較強(qiáng)時會議更不能讓外人隨意進(jìn)出。 ? (3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題，及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。 ? (4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄， ? ⑸要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。 ? (6)必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。 ? (7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。 ? (8)必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。 ? 2．會議保衛(wèi)工作 ? (1) 會議安全保衛(wèi)應(yīng)包括與會的重要人員人身的安全保衛(wèi)； ? (2) 會議重要文件的保衛(wèi)。 ? (3) 會場和駐地的保衛(wèi)。 ? (4) 會議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi)。 ? (5) 與會者私人貴重物品的保衛(wèi)。 會議的善后工作 合理安排與會人員的返程 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握與會人員返程工作的主要內(nèi)容 安排與會人員的返程工作的主要內(nèi)容 ? 會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況，及早安排好與會人員的返程事宜。 ⒈ 提早做好與會者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)售工作 ? ⑴ 應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況，及早安排好外地與會人員的返程事宜。 ? ⑵要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。 ? ⑶一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。 ? ⑷屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機(jī)場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。 ⒉ 幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備 ? ⑴ 提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。 ? ⑵提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。 ? ⑶幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。 ? ⑷準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。 ? ⑸幫助部分與會者托運大件物品。 會議文件資料清退 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握會議文件的清退辦法。 會議文件清退的方法 ⒈ 小型內(nèi)部會議文件清退的方法 ? ⑴由會議主持人在宣布會議結(jié)束的同時，請與會者將文件放在桌上，有秘書人員統(tǒng)一收集。 ? ⑵由秘書人員在會議室門口收集。 ? ⑶由秘書人員單獨向個別已領(lǐng)取文件而未到會的人員收集。 ⒉大中型會議文件的收集方法 ? ⑴提前發(fā)出文件清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交給大會秘書處。 ? ⑵對會議工作人員，采取下發(fā)收集目錄，限時交退。 注意事項 ? ⒈ 統(tǒng)一制發(fā)清退文件的目錄， ? ⒉分清清退文件和不清退文件的范圍。 ? ⒊避免只要求部分與會者退回文件，而造成誤會。 整理會議室 ? 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 學(xué)會整理會議室 整理會議室的要點 ? ⒈收拾整理放置在會議室的茶杯、桌椅、煙灰缸和其他用品。 ? ⒉清理并取走所有剩余的與會議有關(guān)的文件。 ? ⒊檢查、歸還各種視聽設(shè)備，將會議室設(shè)備整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。 注意事項 ? ⒈注意檢查與會者有無遺失文件、物品。 ? ⒉臨時擺放在會議室的各種視聽設(shè)備要及時放回原處或辦理歸還手續(xù)。 會議文件資料的立卷歸檔 ? 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握會議文件資料立卷歸檔的做法。 會議文件資料立卷歸檔的步驟 ? 1．會議文件的收集整理工作 ? (1)確定會議文件的收集范圍。 ? (2)選擇收集會議文件的渠道。 ? (3)運用收集文件的不同方法。 ? 2．會議文件的立卷歸檔：把會議過程中的一整套材料，進(jìn)行分類立卷歸檔。 注意事項 ? 1．會議文件責(zé)任要落實到人。 ? ⒉ 收集文件應(yīng)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，并認(rèn)真檢查文件是否缺件、缺頁、缺損的情況。如果出現(xiàn)此類情況，應(yīng)盡快及時采取補(bǔ)救措施。 ． ? 3．收集整理過程中要注意保密。 ? 4．會議文件立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。 會議經(jīng)費結(jié)算工作 ? 學(xué)習(xí)目標(biāo) ． ? 掌握會議經(jīng)費結(jié)算的方法。 會議收款與付款的方法 ? 1．收款的方法和時機(jī) ? 有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用 (如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等 )。 ? (1)應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中，詳細(xì)注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。 ? (2)應(yīng)注明與會人員可采用的支付方式 (如現(xiàn)金、支票、信用卡等 )。 ? (3)如用信用卡收費，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。 ? (4)開具發(fā)票的工作人員，事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。 ? ⒉在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)掌握付款方法和時間。 注意事項 ? ⒈會議經(jīng)費的名稱要規(guī)范。 ? ⒉遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務(wù)制度和規(guī)定。
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