【正文】 業(yè)服務(wù)的工作。 ? 檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。 六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為 收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用。 其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作 檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成 兩階段八個環(huán)節(jié)。 實體管理階段：收集、整理、鑒定、保管。 信息管理階段：檢索、編研、利用、統(tǒng)計。 DR. HAN 檔案的收集： ? 檔案的收集是檔案管理工作的實際起點。 ? 檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關(guān)、組織、個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級各類檔案保管機構(gòu)的工作。 檔案收集工作的內(nèi)容 檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收。 檔案館對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機關(guān)和撤銷單位的具有永久、長期保存價值的檔案的接收。 對歷史檔案的接收和征集工作。 收集工作的意義 １、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，是儲存檔案信息資源的重要途徑。它為檔案工作提供了物質(zhì)對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環(huán)節(jié)。 ２、收集工作是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段和具體措施。 ３、收集工作是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。 ４、收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件。 DR. HAN 檔案的整理： ? 檔案整理是檔案管理工作的核心部分。 ? 收集起來的檔案內(nèi)容復雜，數(shù)量很大，有的還成包成捆。如果原封不動，還是處于相對凌亂的狀態(tài)，既 不好管理也無法提供利用，這就需要對這些檔案加以系統(tǒng)化 。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這些檔案分門別類，有條不紊地進行系統(tǒng)整理，這就形成了檔案的整理工作。 ? 檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，使之組成有序的體系的工作。 ?意義：檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。 檔案整理是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標志。 檔案整理是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。 檔案整理是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。 ?檔案 整理的內(nèi)容和步驟 （一）內(nèi)容包括： 分類、組合、排列、編目。 （二）步驟可分為： １、了解情況，制訂方案 ２、區(qū)分全宗 ３、全宗內(nèi)檔案分類 ４、類內(nèi)文件整理 ５、確定案卷或文件的排列順序，案卷或文件編號６、編制案卷目錄或文件目錄。整理的內(nèi)容和步驟 DR. HAN 檔案的鑒定： ?檔案鑒定工作有廣義和狹義之分。廣義的檔案鑒定工作包括鑒定檔案的真?zhèn)魏丸b定檔 案的價值。狹義的檔案鑒定工作即指檔案價值的鑒定。檔案界所說的檔案鑒定工作通 常是狹義的。檔案鑒定工作是指檔案館（室）按照一定的原則、標準和方法，判定檔 案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù) 工作。 ?隨著社會的發(fā)展，時間的推移，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案的保存介質(zhì)也在不斷 的發(fā)生變化。一定時間以后，有的檔案還有繼續(xù)保存的必要，有的檔案則已失去了 保存的價值，這就要對檔案進行審查、鑒別，去粗取精，將確實已經(jīng)失去保存價值 的檔案剔除，于是就形成了檔案的鑒定工作。 檔案鑒定工作的內(nèi)容 ? 制定鑒定檔案價值的統(tǒng)一標準及各類檔案保管期限表。 ? 判定檔案的價值，確定檔案的保管期限。 ? 揀出本無保存價值和保管期滿的檔案予以銷毀。 檔案鑒定的意義 ? 檔案鑒定是 “ 去粗取精 ” ，提高檔案管理效益的科學措施，便于做好檔案管理工作。 ? 檔案鑒定便于人們對檔案的利用。 ? 便于應(yīng)付突然事變。 ? 檔案鑒定工作是一項直接關(guān)系檔案命運的嚴肅工作。 DR. HAN 檔案的保管： ? 檔案保管工作是指根據(jù)檔案的成分和狀況所采取的存放和安全防護措施。 ? 內(nèi)容包括三個方面： 庫房管理 檔案流動過程中的保護 保護檔案的專門措施 ? 由于自然和社會條件的原因，檔案總是處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受突發(fā)性的破壞，而社會則需要長遠利益檔案，要求盡可能延長檔案的壽命， 為了解決檔案的不斷毀損和長遠利用要求的矛盾，就需要采取各種保護措施，防止檔案遭受損失， 保證每份檔案的安全與完整，想方設(shè)法采取各種保護措施，進行系統(tǒng)、科學地管理使其延年益壽，這就形成的檔案的保管工作。 檔案保管工作的任務(wù)： 防治檔案的損壞；包括自然損壞和人為損壞。 延長檔案的壽命； 維護檔案的安全； 建立和維護檔案的存放秩序。 檔案保管意義 檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。 檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。 為檔案管理工作提供物質(zhì)對象，提供一個最起碼、最基本的前提。 DR. HAN ?檔案的檢索： ? 檔案檢索是對檔案信息進行系統(tǒng)存貯和根據(jù)需要進行查找，是為了查找或者獲取檔案信息而采取的一種邏輯系統(tǒng)，通過某種方法或者手段達到查找利用的目的， ? 檔案的數(shù)量很多，類型多樣，文種復雜，它們都有自身的形成規(guī)律， 為了滿足社會對檔案的多方面的特定要求，就需要通過多種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容 ，給利用者提供檢索檔案的多種手段，這就形成了檔案的編目和檢索工作。 ?檔案檢索的內(nèi)容 檢：存貯包括著錄標引和組織檢索工具。 索：查找包括確定查找內(nèi)容和查找操作。 檔案檢索的要求 （一）全，指信息存儲豐富。 （二）準，指檢索準確 （三）快，指迅速 （四）便，指檢索要方便 ?檔案檢索的意義 檢索是提供利用的先期工作。 檔案館（室）為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現(xiàn)的。 檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。 檢索是檔案業(yè)務(wù)工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)。 DR. HAN 檔案的編研 ? 檔案的編研是對檔案材料 進行編輯和研究的總稱。 是為了解決原始檔案材料孤本多，借閱面窄的限制與社會對檔案的廣泛利用需求之間的矛盾、對檔案材料進行專門的研究、匯集，編寫各類專門材料，并通過公布、出版等方式，積極主動地在更大范圍內(nèi)提供服務(wù)。 ? 編研工作就是檔案部門以館（室）藏檔案為主要對象，以滿足社會利用需要為主要目的，在研究的基礎(chǔ)上編輯史料、編寫參考資料、參加編史修志以及撰寫專門著作的工作。 檔案編研的內(nèi)容 歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂 編寫檔案參考資料 參加編史修志工作 編研工作的意義 檔案館（室）編研工作對整個檔案工作具有重要的意義。 積極提供利用服務(wù)的有效方式 ，是利用檔案的高層次體現(xiàn)，也是提高檔案利用效率的有效途徑。 提高工作水平的重要途徑 。 有利用檔案原件的保管和流傳。 編史修志，要利用大量的檔案。自古以來的史書，無不如此。 DR. HAN 檔案的利用 ?檔案利用是檔案管理工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。 ?保存檔案的目的就是為了 提供檔案為黨和國家各項工作服務(wù)，而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，只是為提供利用奠定了基礎(chǔ)和可能性，為了把可能性變?yōu)楝F(xiàn)實性，滿足社會利用檔案的需要，更好地開發(fā)檔案情報資源，就需要通過各種方式介紹和實際地提供檔案，這就形成了檔案的提供利用服務(wù)。檔案利用是 檔案工作的總目的，為了實現(xiàn)這個目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為各項工作服務(wù)的環(huán)節(jié)，稱為檔案利用工作 ，又稱 提供利用 。 檔案利用工作內(nèi)容主要有三點 : （ 1）介紹館 (室 )藏的內(nèi)容與成分 (2)了解客觀需求，及時向利用者介紹和報道館藏 (3)通過各種方式迅速準確地查找出利用者所需的檔案信息，并了解利用效果。 DR. HAN 1 檔案利用工作是整個檔案工作的中心任務(wù)，體現(xiàn)著檔案工作的目的。 2 檔案利用工作直接體現(xiàn)了檔案工作的方向和作用。 3 檔案利用工作對整個檔案工作有檢驗和促進作用。 其具體表現(xiàn)為： (1)由于提供利用工作的開展必然向其他業(yè)務(wù)部門提出相應(yīng)的要求，促進該業(yè)務(wù)的開展和業(yè)務(wù)水平的提高。 (2)通過提供利用工作的實踐可以獲得有關(guān)檔案管理的反饋信息，能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)其他業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的優(yōu)劣，以便揚長避短，不斷提高工作水平。 (3)開展提供利用工作會與廣大的利用者發(fā)生千絲萬縷的聯(lián)系，可以說這是對檔案工作最實際、最有效的宣傳，對提高社會檔案意識，得到各級領(lǐng)導和社會各界對檔案工作的重視和支持，以及擴大檔案工作的影響都有重要的意義，所以它是一個最富有活力的工作環(huán)節(jié)。 4 開展檔案的利用工作是檔案管理系統(tǒng)輸出檔案，發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案價值的主渠道。 檔案利用工作的意義 DR. HAN 檔案的統(tǒng)計 ? 檔案統(tǒng)計就是運用一系列專門的統(tǒng)計技術(shù)和方法、對檔案工作領(lǐng)域中的種種現(xiàn)象、狀態(tài)、趨勢等進行量的描述與分析研究，為工作決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。 檔案統(tǒng)計工作內(nèi)容 —— 包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分。 從統(tǒng)計的對象來看，分為兩方面： Ａ、對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計； Ｂ、對檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計； 其一，全國檔案工作基本情況統(tǒng)計； 其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計； 其三，地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計； 其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計。 檔案統(tǒng)計工作 意義 Ａ、是認識檔案工作的一種重要手段； Ｂ、可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來； Ｃ、是檔案事業(yè)建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)工作； Ｄ、可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。 要求：Ａ、準確性、客觀性、科學性 Ｂ、遵循全國統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的要求 須達到： 統(tǒng)計指標體系完整化， 統(tǒng)計分類標準化， 統(tǒng)計調(diào)查工作科學化， 統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化， 統(tǒng)計計算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化， 統(tǒng)計服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。 DR. HAN 檔案管理工作各環(huán)節(jié)的關(guān)系 實體管理 信息開發(fā) 信息反饋 收集 整理 鑒定 保管 檢索 編研 利用 統(tǒng)計 文件轉(zhuǎn)化為檔案 檔案實體與信息系統(tǒng)化 解決檔案存毀問題 檔案的存放于保護 檔案信息的存儲加工與輸出 檔案信息的深加工 提供檔案 數(shù)量質(zhì)量狀況 由分散到集中 由零亂到系統(tǒng) 價值大小的區(qū)分與確定 保障安全 信息有序集中 對利用需求的超前準備 發(fā)揮作用 反映現(xiàn)狀尋求規(guī)律 提供物質(zhì)基礎(chǔ) 實現(xiàn)有序性 提高管理有效性 延壽 增效 提高檔次擴大范圍 實現(xiàn)目的 探尋改進方法 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè) 檔案工作目的 DR. HAN 第十節(jié) 檔案管理制度 檔案管理制度一般包含 ? （ 1）檔案管理規(guī)定； ? （ 2）文件材料形成、積累、歸檔制度； ? （ 3）文件材料歸檔范圍及保管期限表； ? （ 4）檔案工作崗位責任制； ? （ 5）檔案工作考核辦法； ? （ 6）檔案借閱利用制度； ? （ 7）檔案分類編號方案； ? （ 8）檔案庫房管理制度； ? （ 9）檔案鑒定銷毀制度； ? （ 10）檔案保密制度； ? （ 11）檔案統(tǒng)計制度； ? （ 12）科技圖樣修改補充制度； ? （ 13）特殊載體檔案管理制度等 …… 檔案管理制度是檔案管理工作的起點，同時是檔案管理學習的總結(jié) 檔案管理制度分為兩個層次 ?檔案管理工作辦法或規(guī)定 是檔案管理法規(guī)政策與方針的具體落實，屬于宏觀層面的“法規(guī)性”文件。 ?檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作制度或技術(shù)規(guī)范 是提供檔案管理水平和質(zhì)量的工作規(guī)范和技術(shù)標準，屬于微觀層面的“技術(shù)性”文件。