會議的基本知識(ppt99)-經(jīng)營管理-wenkub.com
2024-08-11 17:37 本頁面
【正文】 ? ⒉遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務(wù)制度和規(guī)定。 ? (4)開具發(fā)票的工作人員，事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。 會議收款與付款的方法 ? 1．收款的方法和時機 ? 有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用 (如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等 )。如果出現(xiàn)此類情況，應(yīng)盡快及時采取補救措施。 ? (3)運用收集文件的不同方法。 ? ⒉臨時擺放在會議室的各種視聽設(shè)備要及時放回原處或辦理歸還手續(xù)。 整理會議室 ? 學(xué)習(xí)目標 ? 學(xué)會整理會議室 整理會議室的要點 ? ⒈收拾整理放置在會議室的茶杯、桌椅、煙灰缸和其他用品。 ⒉大中型會議文件的收集方法 ? ⑴提前發(fā)出文件清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交給大會秘書處。 會議文件資料清退 學(xué)習(xí)目標 ? 掌握會議文件的清退辦法。 ? ⑵提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。 ? ⑵要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。 ? (4) 會議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi)。 ? (7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。 ? (2)要控制與會無關(guān)人員隨便出入會場，特別是保密性較強時會議更不能讓外人隨意進出。 做好會議的值班、保衛(wèi)工作 學(xué)習(xí)目標 ? 做好會議值班、保衛(wèi)工作的具體做法。 ? (3)電子系統(tǒng)傳遞。 ? (2)提煉加工：指從各種信息中攝取所需要信息的深加工過程。 ? (3)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。 ? (4)要注重時效，反映敏捷，狠抓反饋信息的收集。 ? ⒋會議記錄原件要由專人負責(zé)保管。 ? ⒋準確：會議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表達要準確無誤，不能含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。 ? ⑶會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。 ? ⑵漏記的內(nèi)容，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡要的解釋。主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后。 ? ⑸在利用錄音機的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途出故障。 為會議記錄做好準備工作 ? ⑴ 準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。 ? ⒊熱情主動的迎接與會者，并按禮儀規(guī)范將客人引導(dǎo)入場，一般來講，無論陪伴還是引領(lǐng)，秘書都應(yīng)站在上司或來賓的左側(cè)。 ? 大中型會議，一般事先制作好各種座次標識用品（如：主席臺或會議桌上的名簽卡片、座次圖表、指示牌等），采取對號入座的方式，或是將會場劃分為若干區(qū)域，以部門或地區(qū)為單位集中就座。 ? 大型會議可用簽到卡和電子簽到機配合使用，與會者只需要將自己的電子卡送入簽到機插口，有關(guān)數(shù)據(jù)即傳入會議組織中心。必要時，引導(dǎo)與會者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會的要求。 ? ⑷在車站、機場設(shè)置接待站。 接站報到工作的主要步驟 ? ⑴ 要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會代表的名單以及飛機、火車的班次及抵達的準確時間，將其編制成一目了然的表格，并掌握與會議代表的聯(lián)絡(luò)方式。 ? ⒌負責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書 ，事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。 ? ⒈ 預(yù)訂會議室要打出一定的提前量，在確定準確的會期之后，應(yīng)盡早預(yù)訂，以免臨時被動。 ? ⒉會議用品和設(shè)備是購買、租用還是使用原有的，要本著統(tǒng)籌節(jié)約、經(jīng)濟適用的原則。 ? ⒈必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 ? ⒉了解文具用品和相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的名稱、地址和電話號碼。 ? ⒋分發(fā)會議資料時要適時適量。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。 ? ⒊姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟活用美觀大方。 會議證件既能證明與會者身份，保證會議安全，控制出入人員；又能統(tǒng)計大會人數(shù)和維持會場秩序。 ? 列席證 ：能夠到會旁聽，但無表決權(quán)。 ? 系帶的卡片 —— 比較經(jīng)濟，戴取方便，但可能在衣服上晃動。 ? ⒉重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。 ? ⑹場地租用的成本必須合理。 ? ⑵會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。通知的封筒應(yīng)醒目標出 “ 會議通知 ” 字樣。 我將屆時赴會，并帶＿＿＿＿＿賓客來。他們均為本公司的高層管理人員或部門經(jīng)理人。除此之外，您還將得到一張另人滿意的旅行指導(dǎo)地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。 會議通知和委托書的樣式 ? hui議通知的內(nèi)容：被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。 發(fā)送內(nèi)容 ? 如果有預(yù)備議程、事先需準備的材料或其它需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份。 也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認。 ? ⒊會議的議程與日程的安排必須吻合。 會議日程表的設(shè)計 ? 會議的日程一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，將會議的議題具體化。 ⒍銷售一部關(guān)于團隊溝通問題的發(fā)言。 會議議程的樣式 天地公司銷售團隊會議議程表 公司銷售團隊會議將在 5月 25日星期一上午 9： 00在公司總部的三號會議室舉行。 ?會議日程 會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，如有說明可附于表后，會前發(fā)給與會者。 ? 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會 企業(yè)研制出新產(chǎn)品并準
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