會議的基本知識(ppt99)-經(jīng)營管理-文庫吧資料
2024-08-23 17:37本頁面
【正文】 表明 “ 天地公司接待處 ” 的字樣。 ? ⑶對于自備交通工具的外地與會人員，要事先通過發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。 ? ⑵要備有足夠的車輛和接站的人員。大中型會議參加人數(shù)較多，應(yīng)及時做好接站報到工作。 熱情迎接與會者 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握接待與會者的基本工作內(nèi)容和程序。 ? ⒋調(diào)配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不要太緊，使人們安心開會，不致出現(xiàn)會議還未結(jié)束就被人請走的麻煩事。 ? ⒉正式預(yù)訂會議室之后，在使用的前一天，一定要再次落實(shí)，以免與其他會議發(fā)生沖突。 會議室預(yù)訂的基本方法 ? 大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室，這就減少了租用外部場地和設(shè)施的費(fèi)用，內(nèi)部會議室多適合內(nèi)部會議和活動。 ? ⒊準(zhǔn)備會議用品和設(shè)備要力求一絲不茍、有備無患。 注意事項(xiàng) ? ⒈ 事先要制定周密的準(zhǔn)備方案，盡量詳細(xì)的列出用品和設(shè)備的名稱、數(shù)量和價格。 ? ⒉特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。 會議用品和設(shè)備的類型 可分為必備用品和特殊用品。 ? ⒊掌握企業(yè)內(nèi)可用的音像設(shè)備的類型和存放位置的清單。 準(zhǔn)備會議所需用品和設(shè)備 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握會議所需各種物品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法 盡量考慮全面，有備無患 ? ⒈了解可以租用會議設(shè)備公司的名稱、地址和電話號碼。準(zhǔn)備會議資料不能有多少代表就打印多少份，有可能出現(xiàn)臨時增加與會者，或者出現(xiàn)代表丟失材料的情況，一定要留有充分的余地。 ? ⒊一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄。字體字號應(yīng)有別于文件正文。 ? ⒉分發(fā)重要文件一般要編號、登記。 發(fā)放會議文件資料 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? 掌握各種會議文件的發(fā)放方法 ?會議資料的準(zhǔn)備對于會議的成效至關(guān)重要。有的公司強(qiáng)調(diào)區(qū)分開不同職務(wù)、地位人員的身份；有的公司強(qiáng)調(diào)所有員工的平等。 注意事項(xiàng) ? ⒈ 在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。 ? 來賓證 ：表明是被主辦方邀請的嘉賓。 ? 工作證 ：只證明是大會的工作人員，在會議期間出入行走有一定的限制。 證件的類型、作用 ? 代表證 ：與會者不僅能參加會議，而且有表決權(quán)，選舉權(quán)。 ? 有夾子的卡片 —— 成本略高，它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用，并能移動夾在衣服的不同部位。 不同類型的姓名卡片樣式 ? 粘性標(biāo)簽 —— 比較經(jīng)濟(jì)、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留下痕跡。姓名卡片可設(shè)計(jì)為紅、藍(lán)、白、黃四種不同的顏色。 ? 正確制作姓名卡片、會議證件的方法是： ? ⒈內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務(wù)、職稱等）、組織或公司的名稱。 制發(fā)會議的姓名卡片和會議證件 學(xué)習(xí)目標(biāo) ? ? 掌握各種會議證件的制發(fā)方法 。 ? ⑸選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。 ? ⑶場地要有良好的設(shè)備。 綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點(diǎn) ? ⑴ 交通便利。 ? ⒋對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。裝信封和郵寄時應(yīng)注意不要錯裝、漏裝或漏寄。 我不能參加此次會議。 我準(zhǔn)備參加此次會議。不管此次會議如期還是延期召開，他們都將作為我的全權(quán)代表，行使我出席時所擁有的全部權(quán)力。電話號碼 —— 會議委托書 委托書 茲任命（人名）和（人名）作為我的代理人參加（日期）（時間）在（地點(diǎn)）舉行的（公司名）股東會議。 我很高興地歡迎你們都來出席我們團(tuán)體的這個重要的計(jì)劃會議。 附上一份議事日程。 便函式 會議通知 致：各部門經(jīng)理 發(fā)自：總經(jīng)理秘書劉麗 日期： 2020年 7月 15日 主題：部門經(jīng)理的圓桌會議通知 2020年 7月 25日上午 11： 00，在燕都賓館會議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會議 .下午 12： 15分將有午餐供應(yīng)。 ? 如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具線路。 ? 需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復(fù)。其它類型的會議如無法出席，也應(yīng)在必要時授權(quán)代理，以保證通過決議時有所需的法定人數(shù)。 一些會議（如股東會議）在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事。 ? 非正式通知 非正式會議，可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。 ? ⒋會議的議程、日程表制定后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。會議日程在時間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。 會議日程的樣式 ? 天地公司新產(chǎn)品銷售展示會日程安排 ? 日期時間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人自責(zé)人備注 2020年 11 月 12日 8： 30報到員工餐廳門廳全體員工 9：00銷售主管做介紹公司會議廳全體員工 9： 50休息10： 00新產(chǎn)品展示 —— 技術(shù)總監(jiān)主講和演示公司會議廳全體員工 11： 00銷售活動錄象員工餐廳三層自由參加 12： 00自助午餐員工餐廳二層 13： 30員工自由觀看和動手操作新產(chǎn)品員工餐廳三層自由參加 14：30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會議廳全體員工15： 30分小組討論與咨詢員工餐廳三層自由參加 16：30散會 注意事項(xiàng) ?
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1