【正文】 檔的記錄必須用不褪色的藍(lán)色或黑色筆填寫。 所有記錄的相關(guān)責(zé)任欄目不允許空白，簽字應(yīng)由規(guī)定的人員親筆簽名，不得由他人代簽。 記錄填寫 記錄應(yīng)由使用部門操作者填寫，應(yīng)做到字跡清晰、內(nèi)容完整、項(xiàng)目齊全，確保及時、真實(shí)、準(zhǔn)確的記載一體化管理體系運(yùn)行的有關(guān)數(shù)據(jù)和信息。 記錄標(biāo)識 管理體系類及其他記錄按《 文件和資料控制程序》中有關(guān)記錄編號的規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識。 4 工作程序 記錄格式 除程序文件和安全生產(chǎn)管理制度規(guī)定的記錄格式外，各部門還需增加時，由部門自行編制，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 各職能部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理運(yùn)行產(chǎn)生的各類記錄的歸口管理，并按要求填寫記錄。 負(fù)責(zé)編制本公司《管理體系記錄清單》。 3 職責(zé) 管理者代表審批本公司《管理體系記錄清單》。 13 文 件 發(fā) 放 計(jì) 劃 表 GSS— JL— 01— 01— 2020 編號： 文件名稱 文件編號 編制單位 發(fā) 放 范 圍 序號 部 門 或 個 人 序號 部 門 或 個 人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 備注： 領(lǐng)導(dǎo)審批： 日期： 14 文 件 發(fā) 放 、回 收 記 錄 GSS— JL— 01— 02— 2020 編號： 序號 文 件 編 號 文 件 名 稱 受控號 領(lǐng)用人 /交回人 時 間 備 注 15 文 件 接 收 記 錄 GSS— JL— 01— 03— 2020 編號： 序號 文 件 編 號 文 件 名 稱 來 文 單 位 受控號 收文人 收文時間 16 文 件 清 單 GSS— JL— 01— 04— 2020 編號： 序號 文 件 編 號 文 件 名 稱 備 注 部門領(lǐng)導(dǎo)： 編制部門 /編制人： 日期： 17 文 件 更 改 申 請 單 GSS— JL— 01— 05— 2020 編號： 文件名稱 申請部門 文件編號 申請日期 修 改 原 因 修 改 頁 碼 及 內(nèi) 容 申請部門意見 蓋章： 負(fù)責(zé) 人： 年 月 日 審核： 年 月 日 批準(zhǔn)： 年 月 日 18 文 件 更 改 通 知 單 GSS— JL— 01— 06— 2020 編號： 文 件 編 號 更改 原因 文 件 名 稱 通知單發(fā)出日期 接收部門 /個人 更改執(zhí)行日期 更改內(nèi)容： 擬 制 審 核 會 簽 批 準(zhǔn) 備 注 19 文 件 借 閱 記 錄 GSS— JL— 01— 07— 2020 編號： 序號 文 件 編 號 文 件 名 稱 借閱人 借閱日期 歸還日期 審批人 備 注 20 文 件 銷 毀 申 請 GSS— JL— 01— 08— 2020 編號： 文件銷毀申請部門： 銷 毀 原 因： 銷 毀 文 件 名 稱 歸口部門 批準(zhǔn)人： 日期： 審核人： 日期： 申請人： 日期： 21 文 件 銷 毀 記 錄 GSS— JL— 01— 09— 2020 編號： 序號 文 件 名 稱 數(shù)量 銷毀時間 銷毀人 監(jiān)銷人 22 甘肅省水利水電工程局有限責(zé)任公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Q/GSS— CX— 02— 2020 記 錄 控 制 程 序 E 版 2020 年 11 月 15 日發(fā)布 2020 年 12 月 01 日實(shí)施 甘肅省水利水電工程局有限責(zé)任公司 23 甘肅省水利水電工程局有限責(zé)任公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 記 錄 控 制 程 序 Q/GSS— CX— 02— 2020 1 目的 通過實(shí)施本程序，對記錄進(jìn)行控制和管理，提供一體化管理體系及安全標(biāo)準(zhǔn)化有效運(yùn)行的證據(jù)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理活動的可追溯性。 5 引用 /相關(guān)文件 Q/GSS— CX— 02— 2020《記錄控制程序》 甘水電工發(fā) [2020]3 號《甘肅省水利水電工程局文檔管理辦法》 6 記錄 GSS— JL— 01— 01— 2020《文件發(fā)放計(jì)劃表》 GSS— JL— 01— 02— 2020《文件發(fā)放、回收記錄》 GSS— JL— 01— 03— 2020《文件接收記錄》 GSS— JL— 01— 04— 2020《 文件清單》 12 GSS— JL— 01— 05— 2020《文件更改申請單》 GSS— JL— 01— 06— 2020《文件更改通知單》 GSS— JL— 01— 07— 2020《文件借閱記錄》 GSS— JL— 01— 08— 2020《文件銷毀申請》 GSS— JL— 01— 09— 2020《文件銷毀記錄》 本標(biāo)準(zhǔn)由 辦公室 提出并歸口。 文件使用 文件管理部門要確保與安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系活動有關(guān)的場所都能及時獲得和使用有效文件，并不折不扣的嚴(yán)格按文件規(guī)定執(zhí)行。 文件修訂應(yīng)按原文件的編制、審批、發(fā)布程序進(jìn)行。 文件的評審修訂 每年年初各部門 /基層單位（項(xiàng)目部）、測繪隊(duì) 結(jié)合日常使用情況，對現(xiàn)有體系文件提出評審意見，質(zhì)量安全部組織有關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)評審，管理評審時對管理手冊、程序文件的適宜性和充分性 進(jìn)行評審，必要時予以報批修訂。 11 文件的作廢 和銷毀 所有失效或作廢文件，由原發(fā)放部門資料員及時收回，并提出《文件銷毀申請》經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在他人監(jiān)控下統(tǒng)一銷毀，并做好《文件銷毀記錄》，監(jiān)銷人應(yīng)在記錄表上簽字。 文件的借閱、復(fù)制 借閱、復(fù)制與管理體系有關(guān)的文件應(yīng)填寫《文件借閱記錄》由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后進(jìn)行借閱、復(fù)制。 凡是反映 公司 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理情況，具有查考和利用價值的文件資料均應(yīng)單獨(dú)立卷存檔，其具體范圍為： （ 1）主要安全生產(chǎn)文件； （ 2）安全費(fèi)用提取使用記錄； （ 3）勞動保護(hù)用品采購發(fā)放記錄； （ 4）技術(shù)文件及其編制、審批、發(fā)放記錄； （ 5）事故、事件記錄及調(diào)查報告； （ 6）危險源辨識、評價、控制記錄； （ 7）檢查、整改記錄； （ 8）職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄； （ 9）檢驗(yàn)、檢測、校驗(yàn)記錄； （ 10）設(shè)備安全管理記錄； （ 11）安全設(shè)施管理記錄； （ 12）應(yīng)急演練記錄； （ 13）對分包方和供應(yīng)方監(jiān)管記錄； （ 14）安全生產(chǎn)會議記錄； （ 15）安全活動記錄； （ 16）安全培訓(xùn)記錄； （ 17）人員資格證書； （ 18）安全獎懲記錄； （ 19）其他需保存的檔案材料。 10 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的相關(guān)資料由各歸口 部門負(fù)責(zé)分門別類整理立卷，保證檔案齊全、完整。 項(xiàng)目部的文件和資料由本項(xiàng)目部資料員保留，待竣工后，將竣工資料和體系運(yùn)行記錄交質(zhì)量安全部歸檔保存。 各部門 /基層單位（項(xiàng)目部）、測繪隊(duì) ，須設(shè)立一名兼職或?qū)Ｂ氋Y料員，按來文時間順序建立《 文件清單》以便提供查詢相關(guān)文件的途徑。 （ 2）換版文件仍按本程序 、審批和發(fā)放。 （ 3）文件持有部門 /個人收到更改通知單后，及時將作廢頁貼換，并保存《文件更改通知單》。每次修改須按順序遞增改變角注（修改次到 H9時為換版信號）。文件發(fā)放人將《文件更改通知單》發(fā)往文件持有部門 /個人，由文件持有人按《文件更改通知單》要求，用藍(lán)色或黑色筆以雙線（ ）形式將修改字句劃掉，填寫上更改內(nèi)容，在修改字句旁以 a、 b、 c?? 標(biāo)識更改次數(shù)，當(dāng)同一頁一次更改多處時，則以 a a a3?? 標(biāo)識更改項(xiàng)數(shù)。 文件更改申請批準(zhǔn)后應(yīng)填寫《文件更改通知單》，經(jīng)批準(zhǔn)后按原發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放，同時收回相應(yīng)作廢文件（頁次）或經(jīng)授權(quán)后就地 銷毀，并在《文件發(fā)放、回收記錄》中 9 作相應(yīng)記錄。 程序文件的更改由文件使用部門提出申請，填寫《文件更改申請單》，質(zhì)量安全部審核，管理者代表批準(zhǔn)后進(jìn)行更改。 各部門 /基層單位（項(xiàng)目部）、測繪隊(duì) 編制的作業(yè)文件和其他管理文件，也無須加蓋“受控”印章和“受控”編號，但發(fā)放時應(yīng)注明分發(fā)號，按受控文件管理 。因破損而重新領(lǐng)用的新文件，受控編號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的受控編號，并注明已丟失文件的受控編號失效，質(zhì)量安全部做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。發(fā)放給本公司各類人員并作更改控制的，均為受控版本；提供給業(yè)主或其他相關(guān)方，本公司不作更改控制 的，均為非受控版本。發(fā)文者應(yīng)審查文件的編號、版本 /換頁次、審批人員的簽名、文件的格式和標(biāo)識，收文部門 /人員均應(yīng)簽收，并填寫《文件接收記錄》。 文件發(fā)放前，應(yīng)編制《文件發(fā)放計(jì)劃表》，確定文件的分發(fā)使用范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人審批后，方可發(fā)放。需按公文發(fā)放的文件由辦公室負(fù)責(zé)登記發(fā)放；其他文件由各部門負(fù)責(zé)發(fā)放。編寫部門 /基層單位（項(xiàng)目部）、測繪隊(duì) 負(fù)責(zé)登記發(fā)放。 技術(shù)類作業(yè)文件由相關(guān)部門 /基層單位（項(xiàng)目部）、測繪隊(duì) 編寫，按職能劃分報批。 文件的編號