【正文】 始，包括電子郵件及語音信箱中的一些趣聞軼事 ? 準(zhǔn)備一些人事方面的資料，包括事件對(duì)人員的影響等 ? 余留充足的時(shí)間討論日程表外的話題 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：根據(jù)不同幫助者選擇不同的溝通方法（續(xù)） 對(duì)方特征 聽眾 3 ? 尋求細(xì)節(jié)，備份，證據(jù) ? 了解你何時(shí)何處獲得信息 ? 使用數(shù)據(jù)表及圖表歸納 /傳遞 ? 愛提問題 ? 喜歡分析 溝通方法 ? 準(zhǔn)備好細(xì)節(jié)；直截了當(dāng) ? 使用數(shù)據(jù)表及圖表 ? 考慮可能的問題范圍并準(zhǔn)備好答案及支持證據(jù) ? 詢問是否需要在會(huì)議前提供細(xì)節(jié)資料 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：根據(jù)不同幫助者選擇不同的溝通方法（續(xù)） 對(duì)方特征 ? 喜歡用電話 /語音信箱 …即使你已發(fā)送了電子郵件 ? 喜歡用電子郵件 …即使你已在語音信箱中留言 ? 喜歡面談 …即使你建議用電話或電子郵件，仍要求召開會(huì)議 溝通方法 ? 打電話，不要使用電子郵件 ? 發(fā)電子郵件，而不使用電話 ? 與其面談，而不使用電話或電子郵件 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何面對(duì)阻力 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何面對(duì)阻力 ? 六西格瑪項(xiàng)目成功的一個(gè)重要因素是獲得小組及公司中其他人員的廣泛支持。只需對(duì)這個(gè)人有一個(gè)總體的印象即可。 當(dāng)你查看下表時(shí)，注意聽眾特征可能會(huì)相互交叉，如一個(gè)人可能會(huì)愛插話，又愛講故事，又愛提問題。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 行動(dòng)指南（續(xù)） 弄清楚他人喜歡的溝通方法并調(diào)整自己去適應(yīng)，可能在開始時(shí)對(duì)你來說會(huì)感到不舒服或不習(xí)慣。 下表一可幫助你根據(jù)對(duì)每個(gè)人的了解而選擇 相應(yīng)的溝通方式。為此，你需要摸清他們喜歡的溝通方式，然后去適應(yīng)他們。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 處理團(tuán)隊(duì)會(huì)議中的分裂行為的模式 ? 回避 ? 保持眼光接觸 ? 站起來 ? 走向組員 ? 走近組員并保持眼光接觸 ? 參與組員的討論 ? 將消極行為引向積極行為 ? 在休息時(shí)間與組員溝通 ? 在小組會(huì)議中與組員溝通 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 怎樣與提供幫助者溝通 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 怎樣與提供幫助者溝通 ? 如果你想得到大家對(duì)你的六西格瑪項(xiàng)目的支持與配合，你需要知道怎樣宣傳你的項(xiàng)目并表達(dá)你的需求。 當(dāng)需要在小組會(huì)議中用最合適方式處理此類 問題，請參照下表。 認(rèn)同并強(qiáng)化行為和積極面。 行動(dòng)指南 參照“如何發(fā)現(xiàn)造成小組工作差錯(cuò)的原因”， 檢查所遇的問題是否與目標(biāo)、角色和程序相關(guān)。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 日程表舉例：項(xiàng)目會(huì)議 與會(huì)人員： [名單 ] 日期： XX/XX/XX 時(shí)間： XX： XXXmXXXXXm 地點(diǎn)： XXX 會(huì)議目的： [六西格瑪項(xiàng)目名稱 ]動(dòng)員會(huì)議 項(xiàng)目小組 日程安排 ★ 簡要介紹 ★ 重申日程安排 ★ 跟蹤上次會(huì)議提出措施的落實(shí)情況 ★ 新的活動(dòng) A ★ 新的活動(dòng) B ★ 列出本次會(huì)議確定的行動(dòng)措施（誰，什么，何時(shí)） ★ 確定下次會(huì)議的時(shí)間和日程表 ★ 評(píng)估會(huì)議效果，結(jié)束會(huì)議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 日程表的制定指南 ? 介紹會(huì)議的目的 ? 安排時(shí)間介紹與會(huì)人員 ? 安排時(shí)間確認(rèn)和更改日程表 ? 將日程表上的活動(dòng)排列順序并規(guī)定每一項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間長短 ? 將上次會(huì)議確定的并需要在本次會(huì)議中討論的任務(wù)納入日程表；列出一致同意的各項(xiàng)措施及其相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員 ? 如果需要，安排時(shí)間總結(jié)上次會(huì)議 ? 安排時(shí)間確定下次會(huì)議的日程表和其他事宜 ? 日程表上的最后一個(gè)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)是對(duì)本次會(huì)議的評(píng)估 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：進(jìn)行項(xiàng)目小組會(huì)議 ? 在會(huì)議過程中將日程表貼在白板紙上以便與會(huì)人員都可以看到 ? 使用白板紙以便讓與會(huì)者的注意力集中，并由此產(chǎn)生惟一的、沒有爭議的記錄 ? 建立一個(gè)“附加清單”以記錄那些沒有列在日程表上但是在會(huì)議中被提出討論的問題 日程表上的每一項(xiàng)任務(wù)應(yīng)取得以下結(jié)論之一 ? 取得共識(shí)，做出決定 作為下次會(huì)議日程內(nèi)容 ? 有代表性，進(jìn)一步研究 從日程表中刪除 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：進(jìn)行項(xiàng)目小組會(huì)議（續(xù)） 保存以下記錄 ? 會(huì)議討論的主要內(nèi)容 每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人員 ? 已達(dá)成的決定 待落實(shí)措施的完成期限 ? 待落實(shí)的措施 白板紙記錄的提示 ? 使用發(fā)言人自己的用詞 總結(jié)復(fù)雜的想法 ? 記錄清晰 將每一頁編號(hào)并張貼出來 ? 評(píng)定會(huì)議效果，使與會(huì) ? 員能夠評(píng)價(jià)會(huì)議的價(jià)值 對(duì)下次會(huì)議應(yīng)如何改進(jìn) 提出建議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：會(huì)議結(jié)束后跟蹤措施的落實(shí) 建立并分發(fā)包括以下內(nèi)容的簡要書面記錄 ? 會(huì)議日期，目的，與會(huì)者 會(huì)議決定的措施 ? 會(huì)議討論的主要內(nèi)容 每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人員 ? 已達(dá)成的決策 待落實(shí)措施的完成期限 ? 明確如何整合與會(huì)者就改善會(huì)議效果提出的建議然后付諸于行動(dòng)。 ? 確定與會(huì)者名單以及他們是否能夠在你希望的時(shí)間出席。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：計(jì)劃項(xiàng)目小組會(huì)議 ? 明確會(huì)議的目的或者目標(biāo) ? 按照表“項(xiàng)目會(huì)議”中的表格和表“日程表的制定指南”中的指導(dǎo)來準(zhǔn)備有效的會(huì)議日程表。 ? 遵循領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)有效會(huì)議的指南（見下表）。 ? 小組成員從中感受到成就感，從而增加對(duì)項(xiàng)目的投入和參與項(xiàng)目活動(dòng)的意愿。 適合用全體同意作決策的例子 ： ? 制定項(xiàng)目目標(biāo) ? 選擇一個(gè)改善流程的解決方案 ? 選擇團(tuán)隊(duì)會(huì)面的時(shí)間 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 備注：通過全體同意做決定（續(xù)） 不適合運(yùn)用全體同意做決策的例子 ： ? 決定是否使用 Ttest分析流程數(shù)據(jù) ? 決定收集哪個(gè)生產(chǎn)線的數(shù)據(jù) ? 選擇如何或在哪里打印項(xiàng)目報(bào)告文件 達(dá)成全體同意的技巧 ? 不要單單推銷你的觀點(diǎn) 提問題 ? 尋找所有人關(guān)注的問題的方法 尋找雙贏的機(jī)會(huì) ? 找出核心問題：其他人最關(guān)注什么 ? 以開放的態(tài)度傾聽 ? 試著與對(duì)方爭論以確保你真正的了解 ? 不要讓任何一個(gè)成員占主導(dǎo)地位 ? 不要輕易達(dá)成協(xié)議，盡可能先進(jìn)行更多的討論。 ? 非常重要的議題 ? 所有團(tuán)隊(duì)成員都需要認(rèn)同 ? 不同觀點(diǎn)可以結(jié)合在一起創(chuàng)造出更好的解決辦法 ? 有充裕的時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)商討和辯論 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 備注：通過全體同意做決定 關(guān)鍵原則 ： 運(yùn)用恰當(dāng)，全體同意可以獲得高質(zhì)量決策，并且得到整個(gè)團(tuán)隊(duì)支持并共同實(shí)施的決策方法。這是經(jīng)過多次調(diào)整的，綜合考慮了不同成員觀點(diǎn)的決策。 集體決策 ：整個(gè)小組在一起作出決定 ? 有足夠的時(shí)間聽取每一個(gè)人的觀點(diǎn) ? 小組擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的決策成員 ? 每個(gè)人都要參與并都需要接受這個(gè)決策 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：團(tuán)隊(duì)式?jīng)Q策的工具選擇 投票表決 ：團(tuán)隊(duì)根據(jù)少數(shù)服從多數(shù)原則，通過舉手表決作出決定 ? 需要快速作出決策 ? 非關(guān)鍵問題，決策不 至于使團(tuán)隊(duì)成員之間互相抱怨，或使團(tuán)隊(duì)分裂。 避免過多地