【文章內(nèi)容簡介】 聽 ? 試著與對方爭論以確保你真正的了解 ? 不要讓任何一個成員占主導(dǎo)地位 ? 不要輕易達(dá)成協(xié)議，盡可能先進(jìn)行更多的討論。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何組織有效的項目小組會議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何組織有效的項目小組會議 遵循有效的會議管理程序能夠?yàn)槟愕捻椖繋磔^ 高的收益，因?yàn)椋? ? 人們更愿意參加進(jìn)展順利的會議。 ? 小組成員從中感受到成就感，從而增加對項目的投入和參與項目活動的意愿。 行動指南 ? 花時間來計劃，準(zhǔn)備會議（見下表）。 ? 遵循領(lǐng)導(dǎo)一個有效會議的指南（見下表）。 ? 謹(jǐn)記在會議結(jié)束后跟蹤任務(wù)的落實(shí)（見下表）。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：計劃項目小組會議 ? 明確會議的目的或者目標(biāo) ? 按照表“項目會議”中的表格和表“日程表的制定指南”中的指導(dǎo)來準(zhǔn)備有效的會議日程表。 ? 征詢對日程表的意見并做出相應(yīng)改動。 ? 確定與會者名單以及他們是否能夠在你希望的時間出席。 提前向與會者通知以下會議信息 ? 日期，具體時間，多長時間 日程表 ? 目的 參加人員 ? 地點(diǎn) 準(zhǔn)備事項 提前準(zhǔn)備會議室 ? 足夠的座位 記號筆 ? 白板紙 記號膠帶 注意：讓與會者參與會議的計劃準(zhǔn)備 (包括制定日程表 )能夠提升他們對會議的投入和參與。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 日程表舉例：項目會議 與會人員： [名單 ] 日期： XX/XX/XX 時間： XX： XXXmXXXXXm 地點(diǎn)： XXX 會議目的： [六西格瑪項目名稱 ]動員會議 項目小組 日程安排 ★ 簡要介紹 ★ 重申日程安排 ★ 跟蹤上次會議提出措施的落實(shí)情況 ★ 新的活動 A ★ 新的活動 B ★ 列出本次會議確定的行動措施（誰，什么，何時） ★ 確定下次會議的時間和日程表 ★ 評估會議效果，結(jié)束會議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 日程表的制定指南 ? 介紹會議的目的 ? 安排時間介紹與會人員 ? 安排時間確認(rèn)和更改日程表 ? 將日程表上的活動排列順序并規(guī)定每一項活動的時間長短 ? 將上次會議確定的并需要在本次會議中討論的任務(wù)納入日程表；列出一致同意的各項措施及其相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員 ? 如果需要，安排時間總結(jié)上次會議 ? 安排時間確定下次會議的日程表和其他事宜 ? 日程表上的最后一個活動應(yīng)當(dāng)是對本次會議的評估 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：進(jìn)行項目小組會議 ? 在會議過程中將日程表貼在白板紙上以便與會人員都可以看到 ? 使用白板紙以便讓與會者的注意力集中，并由此產(chǎn)生惟一的、沒有爭議的記錄 ? 建立一個“附加清單”以記錄那些沒有列在日程表上但是在會議中被提出討論的問題 日程表上的每一項任務(wù)應(yīng)取得以下結(jié)論之一 ? 取得共識，做出決定 作為下次會議日程內(nèi)容 ? 有代表性，進(jìn)一步研究 從日程表中刪除 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：進(jìn)行項目小組會議（續(xù)） 保存以下記錄 ? 會議討論的主要內(nèi)容 每一項任務(wù)的負(fù)責(zé)人員 ? 已達(dá)成的決定 待落實(shí)措施的完成期限 ? 待落實(shí)的措施 白板紙記錄的提示 ? 使用發(fā)言人自己的用詞 總結(jié)復(fù)雜的想法 ? 記錄清晰 將每一頁編號并張貼出來 ? 評定會議效果，使與會 ? 員能夠評價會議的價值 對下次會議應(yīng)如何改進(jìn) 提出建議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：會議結(jié)束后跟蹤措施的落實(shí) 建立并分發(fā)包括以下內(nèi)容的簡要書面記錄 ? 會議日期，目的，與會者 會議決定的措施 ? 會議討論的主要內(nèi)容 每一項任務(wù)的負(fù)責(zé)人員 ? 已達(dá)成的決策 待落實(shí)措施的完成期限 ? 明確如何整合與會者就改善會議效果提出的建議然后付諸于行動。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何區(qū)別對待不同的小組成員 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何區(qū)別對待不同的小組成員 ? 通常小組運(yùn)作很正常的情況下，極少數(shù)組員可能影響整體進(jìn)度 ….或者引起一些不愉快的事件。 行動指南 參照“如何發(fā)現(xiàn)造成小組工作差錯的原因”， 檢查所遇的問題是否與目標(biāo)、角色和程序相關(guān)。 試用下表的核查表來確定組員的不同行為。 認(rèn)同并強(qiáng)化行為和積極面。 嘗試用推薦的方法去處理組員的消極態(tài)度。 當(dāng)需要在小組會議中用最合適方式處理此類 問題，請參照下表。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：區(qū)別對待不同的組員 如何識別與處理 道中高手型 ：實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富 消極面 ：不愿變革 積極面 ：有相關(guān)經(jīng)歷 ★ 承認(rèn)并使用其長處與經(jīng)驗(yàn) ★ 簡而言之，長話短說 ★ 委派工作職責(zé) ★ 征求其他人的不同經(jīng)驗(yàn) 理想主義型 ：萬事追求完美 消極面 ：不切實(shí)際 積極面 ：遠(yuǎn)見卓識 ★ 重點(diǎn)關(guān)注共同的目標(biāo) ★ 詢問如何幫助達(dá)成目標(biāo) ★ 要求具體應(yīng)用方案 ★ 提問別人得到更多方案 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 小題大做型 ：事事爭論，件件較真 消極面 ：引起沖突，偏離目標(biāo) 積極面 ：控制唱反調(diào)的人 ★ 參考日程表 ★ 總結(jié)觀點(diǎn)，跳過爭論 ★ 談?wù)搱F(tuán)隊的感覺 ★ 提供角色的轉(zhuǎn)換機(jī)會 夸夸其談型 ：離題萬里，喋喋不休 消極面 ：浪費(fèi)時間，偏離主題 積極面 ：減輕工作壓力 ★ 認(rèn)可并借鑒其優(yōu)點(diǎn) ★ 反饋對團(tuán)隊造成的影響 ★ 打斷話題 ★ 避免目光接觸，向其他隊員提問 （續(xù)表） 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 教條主義型 ：形式主義者 消極面 ：僵硬，不靈活 積極面 ：嚴(yán)格遵守程序 ★ 爭取其支持 ★ 提問“如果不這樣，會如何？” ★ 使用開放式問題 ★ 使用腦力風(fēng)暴獲取不同的建議 好好先生型 ：努力解決所有沖突 消極面 ：預(yù)防有利的思想交流，很少分享個人的意見 積極面 ：協(xié)調(diào)小組沖突 ★ 鼓勵多數(shù)人的意見 ★ 提問個人的意見 ★ 使用開放式問題 ★ 設(shè)定討論時間，并鼓勵不同的觀點(diǎn) （續(xù)表） 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 強(qiáng)勢領(lǐng)導(dǎo)型 ：堅持不懈要取得控制權(quán) 消極面 ：不惜傷害團(tuán)隊利益來換取個人發(fā)展 積極面 ：有激情 ★ 討論行動的影響力 ★ 重申并強(qiáng)調(diào)目標(biāo) ★ 讓其他組員發(fā)揮作用 ★ 對團(tuán)隊集體貢獻(xiàn)進(jìn)行獎勵 沉默寡言型 ：很少發(fā)言 消極面 ： 對團(tuán)隊無貢獻(xiàn)，很難知道是否并配合支持小組的決定 積極面 ：堅持程序 ★ 抑制強(qiáng)勢組員 ★ 要求每個組員寫下自己的想法 ★ 使用開放式問題，鼓勵參與 ★ 使用循環(huán)提問，要求每個組員參與 （續(xù)表） 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 漠不關(guān)心型 ：對于小組的工作基本不感興趣 消極面 ：對小組其了組員帶來負(fù)面影響 積極面 ：用于案例講解 ★ 發(fā)現(xiàn)可能的激勵因素 ★ 詢問其個人的意見 ★ 正視其影響