【文章內容簡介】 聽 ? 試著與對方爭論以確保你真正的了解 ? 不要讓任何一個成員占主導地位 ? 不要輕易達成協(xié)議，盡可能先進行更多的討論。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何組織有效的項目小組會議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何組織有效的項目小組會議 遵循有效的會議管理程序能夠為你的項目帶來較 高的收益，因為： ? 人們更愿意參加進展順利的會議。 ? 小組成員從中感受到成就感，從而增加對項目的投入和參與項目活動的意愿。 行動指南 ? 花時間來計劃，準備會議（見下表）。 ? 遵循領導一個有效會議的指南（見下表）。 ? 謹記在會議結束后跟蹤任務的落實（見下表）。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：計劃項目小組會議 ? 明確會議的目的或者目標 ? 按照表“項目會議”中的表格和表“日程表的制定指南”中的指導來準備有效的會議日程表。 ? 征詢對日程表的意見并做出相應改動。 ? 確定與會者名單以及他們是否能夠在你希望的時間出席。 提前向與會者通知以下會議信息 ? 日期，具體時間，多長時間 日程表 ? 目的 參加人員 ? 地點 準備事項 提前準備會議室 ? 足夠的座位 記號筆 ? 白板紙 記號膠帶 注意：讓與會者參與會議的計劃準備 (包括制定日程表 )能夠提升他們對會議的投入和參與。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 日程表舉例：項目會議 與會人員： [名單 ] 日期： XX/XX/XX 時間： XX： XXXmXXXXXm 地點： XXX 會議目的： [六西格瑪項目名稱 ]動員會議 項目小組 日程安排 ★ 簡要介紹 ★ 重申日程安排 ★ 跟蹤上次會議提出措施的落實情況 ★ 新的活動 A ★ 新的活動 B ★ 列出本次會議確定的行動措施（誰，什么，何時） ★ 確定下次會議的時間和日程表 ★ 評估會議效果，結束會議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 日程表的制定指南 ? 介紹會議的目的 ? 安排時間介紹與會人員 ? 安排時間確認和更改日程表 ? 將日程表上的活動排列順序并規(guī)定每一項活動的時間長短 ? 將上次會議確定的并需要在本次會議中討論的任務納入日程表；列出一致同意的各項措施及其相應的負責人員 ? 如果需要，安排時間總結上次會議 ? 安排時間確定下次會議的日程表和其他事宜 ? 日程表上的最后一個活動應當是對本次會議的評估 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：進行項目小組會議 ? 在會議過程中將日程表貼在白板紙上以便與會人員都可以看到 ? 使用白板紙以便讓與會者的注意力集中，并由此產生惟一的、沒有爭議的記錄 ? 建立一個“附加清單”以記錄那些沒有列在日程表上但是在會議中被提出討論的問題 日程表上的每一項任務應取得以下結論之一 ? 取得共識，做出決定 作為下次會議日程內容 ? 有代表性，進一步研究 從日程表中刪除 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：進行項目小組會議（續(xù)） 保存以下記錄 ? 會議討論的主要內容 每一項任務的負責人員 ? 已達成的決定 待落實措施的完成期限 ? 待落實的措施 白板紙記錄的提示 ? 使用發(fā)言人自己的用詞 總結復雜的想法 ? 記錄清晰 將每一頁編號并張貼出來 ? 評定會議效果，使與會 ? 員能夠評價會議的價值 對下次會議應如何改進 提出建議 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：會議結束后跟蹤措施的落實 建立并分發(fā)包括以下內容的簡要書面記錄 ? 會議日期，目的，與會者 會議決定的措施 ? 會議討論的主要內容 每一項任務的負責人員 ? 已達成的決策 待落實措施的完成期限 ? 明確如何整合與會者就改善會議效果提出的建議然后付諸于行動。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何區(qū)別對待不同的小組成員 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 如何區(qū)別對待不同的小組成員 ? 通常小組運作很正常的情況下，極少數組員可能影響整體進度 ….或者引起一些不愉快的事件。 行動指南 參照“如何發(fā)現造成小組工作差錯的原因”， 檢查所遇的問題是否與目標、角色和程序相關。 試用下表的核查表來確定組員的不同行為。 認同并強化行為和積極面。 嘗試用推薦的方法去處理組員的消極態(tài)度。 當需要在小組會議中用最合適方式處理此類 問題，請參照下表。 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 核查表：區(qū)別對待不同的組員 如何識別與處理 道中高手型 ：實踐經驗豐富 消極面 ：不愿變革 積極面 ：有相關經歷 ★ 承認并使用其長處與經驗 ★ 簡而言之，長話短說 ★ 委派工作職責 ★ 征求其他人的不同經驗 理想主義型 ：萬事追求完美 消極面 ：不切實際 積極面 ：遠見卓識 ★ 重點關注共同的目標 ★ 詢問如何幫助達成目標 ★ 要求具體應用方案 ★ 提問別人得到更多方案 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 小題大做型 ：事事爭論，件件較真 消極面 ：引起沖突，偏離目標 積極面 ：控制唱反調的人 ★ 參考日程表 ★ 總結觀點，跳過爭論 ★ 談論團隊的感覺 ★ 提供角色的轉換機會 夸夸其談型 ：離題萬里，喋喋不休 消極面 ：浪費時間，偏離主題 積極面 ：減輕工作壓力 ★ 認可并借鑒其優(yōu)點 ★ 反饋對團隊造成的影響 ★ 打斷話題 ★ 避免目光接觸，向其他隊員提問 （續(xù)表） 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 教條主義型 ：形式主義者 消極面 ：僵硬，不靈活 積極面 ：嚴格遵守程序 ★ 爭取其支持 ★ 提問“如果不這樣，會如何？” ★ 使用開放式問題 ★ 使用腦力風暴獲取不同的建議 好好先生型 ：努力解決所有沖突 消極面 ：預防有利的思想交流，很少分享個人的意見 積極面 ：協(xié)調小組沖突 ★ 鼓勵多數人的意見 ★ 提問個人的意見 ★ 使用開放式問題 ★ 設定討論時間，并鼓勵不同的觀點 （續(xù)表） 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 強勢領導型 ：堅持不懈要取得控制權 消極面 ：不惜傷害團隊利益來換取個人發(fā)展 積極面 ：有激情 ★ 討論行動的影響力 ★ 重申并強調目標 ★ 讓其他組員發(fā)揮作用 ★ 對團隊集體貢獻進行獎勵 沉默寡言型 ：很少發(fā)言 消極面 ： 對團隊無貢獻，很難知道是否并配合支持小組的決定 積極面 ：堅持程序 ★ 抑制強勢組員 ★ 要求每個組員寫下自己的想法 ★ 使用開放式問題，鼓勵參與 ★ 使用循環(huán)提問，要求每個組員參與 （續(xù)表） 用 6Sigma 改 變 我 們 的 行 為 方 式 6σ 漠不關心型 ：對于小組的工作基本不感興趣 消極面 ：對小組其了組員帶來負面影響 積極面 ：用于案例講解 ★ 發(fā)現可能的激勵因素 ★ 詢問其個人的意見 ★ 正視其影響