【正文】 公司與發(fā)展商 /業(yè)主簽訂的委托合同中的相關規(guī)定執(zhí)行。 6) 如果出現(xiàn)票款不符和款項丟失情況，財務部出納要及時報告項目總物業(yè)經(jīng)理和財務部經(jīng)理，同時追查原因；對責任人按所丟失或者短款金額 10 倍，進行賠償。 3) 時租收費每天財務部出納要負責檢查車場管理員的收費情況，通過核對發(fā)票的使用情況，核對其上交車位費的正確性； 4) 每天收費管理員早晚兩次到出納處結算費用，具體時間為：早上 9： 15 結算上天晚上收費；晚上 18： 00 結算當天收費。 收款管理 1) 每個停車場配備適當數(shù)量的停車收費管理員，負責日常收費和停車疏導管理。 2) 按月收費，按月收費有兩種情況中，租金中包含管理費的發(fā)票，可以由管理公司提供；租金中不包含管理費的租金發(fā)票由受益人直接提供，與管理公司無關，管理公司向車位使用人或者產(chǎn)權人單獨收取管理費，并提供相應的發(fā)票。 3) 未租賃停車位收費，是指車場產(chǎn)權所有人需要承擔的未對外出租或者自用的停車位管理費。 2) 按月收費方式，是指車場產(chǎn)權所有人與車輛使用已經(jīng)簽訂停車位租賃協(xié)議，管理公司依據(jù)租賃協(xié)議進行定期收費。 與車場產(chǎn)權所有人已經(jīng)簽訂委托經(jīng)營停車場的協(xié)議，并且明確相關收益的分配方案或者標準。 審計報告，所有的資產(chǎn)、負債和所有者權益以審計報告為準，如果發(fā)展商 或者業(yè)主委員會不能接受審計結果，管理處將要不承接原物業(yè)公司的任何負債或者資產(chǎn)。 繳費人聯(lián)系清單包括聯(lián)系電話和聯(lián)系人姓名等。 公共事業(yè)費托收的合同或者合同編號以及相關聯(lián)系電話。 有線電視收視許可證以及相關的國外頻道收視繳費協(xié)議。 應付賬款和其他應付款清單（明細到每個單位、具體公司）。 采用電子計算機進行會計核算，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。 保管期滿但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。 3) 銷毀會計檔案時，應當由行政和財務部共同派員監(jiān)銷 。 保管期滿的會計檔案，除第 (七 )條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀； 1) 由財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間 等內(nèi)容 。 本規(guī)定的會計保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終結后的第一天開始計算。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 財務部保存的會計檔案不得借出。 當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，由財務部保管 1 年。 4) 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。 2) 會計賬薄類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿 。 會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要憑證和證據(jù)。 報表、賬冊、憑證上的制表、審核、記賬等，必須根據(jù)工作程序進行蓋章，保證合法性和責任性。 21 印章使用制度 發(fā)票數(shù)據(jù)實行填寫好后再加蓋發(fā)票專用章，每個項目只允許使用自己的發(fā)票編號章，不允許借用其他項目的發(fā)票印章； 支票只有填寫收款人和金額后加蓋印章，不得簽發(fā)空白支票。 結存管理 1) 公司應根據(jù)運作情況，對基金進行合理的管理，實行?？顚Ｓ茫粶逝沧魉?。 基金用途 維修基金僅用于支付共用設施及共用設備大型維修及更換的大型開支。 20 維修基金管理制度 為規(guī)范維修基金的運作、使用及管理，根據(jù)有關法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定，并結合物業(yè)的實際情況，特制定本制度。 結存管理 1) 應急及不可預測費用的結存應在 每月會計報表中反映，并在財務報告中說明其使用項目、使用情況等。 支出管理 1) 應急及不可預測費用應專款專用 。 提取管理 1) 事故基金的計提列入年度管理費預算，屬于管理預算的一部分，按月預提或者實際發(fā)生時一次性使用。 19 應急及不可預測費用管理制度 物業(yè)管理公司每月提取的應急及不可預測費用在當年支付所有不可預見事故的費用后，剩余部分以后大廈應急事件的準備金。 管理費支出監(jiān)管 1) 每 年度的管理費開支必須按年度預算項目執(zhí)行； 2) 每月的管理費用支出應按本預算執(zhí)行，如每一具體項目的費用支出超過預算金額，物業(yè)管理公司必須在季度和年度財務報表做出合理解釋。制定本規(guī)定，是為加強對管理費用開支的管理，確保管理費支出的合理性。 2) 若客戶要求的服務超出現(xiàn)服務范圍時，維修人員應禮貌地給予合理解釋，并盡最大能力提供協(xié)助（如資料提供等），最后將情況反映至管理部負責人； 3) 根據(jù)市場價格及實際情況的費用變化和客戶服務需求，物業(yè)管理公司應及時增減服務項目或修訂收費標準。 b 維修人員在客戶同意服務價格后，為客戶提供有償服務，最后請客戶對維修效果進行驗收并在維修單上簽字確認，第一聯(lián)給管業(yè)部，第二聯(lián)返工程部，第三聯(lián)交財務部； c 各服務項目完成后，工程人員應填寫維修時間、耗料情況，并簽 署后交倉庫管理員進行庫存登記； d 當 工程維修單與工程部核對后，財務部每月 15 日前將上月的維修費用列入有關客戶的繳費通知書計費收取。 17 有償服務收費管理 為提高服務質(zhì)量，加強對有償服務收費的管理，特制定本規(guī)定。 4) 在收到代收款項后，管理公司將代扣代繳營業(yè)稅，稅率為 5%。收款人所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合北京市稅務局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即 20xx 年 4 月 1 日起實施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實有效。 2) 必須有付款人同意付款的確認函。 7) 電話費從發(fā)展商賬戶劃款，如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給發(fā)展商，則電話押金應放在物業(yè)管理公司；如只將收到多少電話費就劃給發(fā)展商多少，則電話押金存入發(fā)展商賬戶。 5) 由于電話費用的收取行為屬于替發(fā)展商收取的代收行為，每月月底物業(yè)管理公司的財務部須與發(fā)展 商的財務部進行內(nèi)部往來款項的確認，具體的確認函需要雙方財務負責人簽字確認，同時，也可以作為付款申請或者往來賬項抵扣的依據(jù)。 4) 電話費的付款期限與管理費和公共事業(yè)費用的付款期限相同，即客戶自收到賬單之日起有 2 周的付款時間。 2) 每月 16 日財務部將電話費賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第 1 項操作程序相應提前。 16 代收代繳費用管理 代收代繳電話費 1) 每月 12 日之前，必須將上月的客戶電話費清單和發(fā)展商已繳納的電話費發(fā)票復印件送交到物業(yè)管理公司財務部會計的手里。 1) 物業(yè)管理公司與政府相關的收費部門簽訂費用托收協(xié)議，同意所管理項目每月的公共事業(yè)開支直接從銀行賬號劃轉(zhuǎn)； 2) 政府相關收費部門通過銀行從物業(yè)公司的賬號上直接劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用，同時在扣除應該向客戶收取的水電費后，作為該項目的公共區(qū)域的費用； 3) 水電等公共事業(yè)費用的讀表及發(fā)單方式與方案 A的第 5 項相同； 4) 此種方案不涉及應付發(fā)展商款項的問題，也不涉及發(fā)展商與政府部門之間的問題，只是物業(yè)管理公司與政 府收費部門和物業(yè)管理公司與客戶之間的往來； 5) 財務部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商、及客戶。 8) 每月月底結賬時要與發(fā)展商財務部對往來 賬，雙方確認往來款項以后，作為付款申請或者費用抵扣的依據(jù)。發(fā)展 商代付的公共事業(yè)費用金額減去應向客戶收取的金額的差額確認為公共區(qū)域的費用； 5) 物業(yè)管理公司財務部應向客戶收取的公共事業(yè)費用的金額是根據(jù)工程部每月的讀表數(shù)計算，每月工程部的讀表日期為 10 日，在每月 12 日下午 5 時之前，將財務部設計的讀表盤送交財務部。 方案 A：使用發(fā)展商的銀行賬戶作為托收的基本賬戶 1) 發(fā)展商與政府相關的收費部門簽訂費用托收協(xié)議，同意該項目發(fā)生的所有公共事業(yè)費用從發(fā)展商的銀行賬戶劃轉(zhuǎn)； 2) 每月政府相關的收費部門通過銀行從發(fā)展商的賬戶上劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用。 15 公共事業(yè)費繳款流程 公共事業(yè)費用通過開戶銀行直接托收劃轉(zhuǎn)的具體項目包括：水費、電費、燃氣費或電話費。 與總公司財務核對往來賬時間：總公司財務保證隨時傳遞與項目物業(yè)管理公司往來單據(jù)，每月 28 日至本月最后一天與總公司往來賬核對清楚。 取得、發(fā)放員工工資時間：物業(yè)財務部將于每月 26 日到總公司領取員工工資明細單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認后及時送回，以保證員工工資于月底前發(fā)放。 臨時工工資發(fā)放時間：人事部保證物業(yè)財務部于每月 8 日前往取得臨時工工資明細單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認后及時送回，物業(yè)財務部將于每月 10 日發(fā)放臨時工工資。 3) 財務部人員審核無誤后，方可辦理退款。 1) 施工出入證押金收繳管理 根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定，向施工人員收取施工出入證押金。 c 辦理退款時，出納人員應認真審核用戶退款手續(xù)的完備性，要求客戶在收據(jù)或說明書上 簽收確認，并登記其有效證件的號碼； d 經(jīng)核實無誤后，進入辦理退款程序?？蛻粞b修工程完工，提出驗收申請，工程部系統(tǒng)工程師、管業(yè)部經(jīng)理及保安部經(jīng)理會同設計單位、施工單位、建設單位、監(jiān)理單位對其進行驗收并在單位工程驗收記錄上簽署合格，方可申請退還押金。 裝修保證金收繳管理 1) 裝修保證金收繳 管理 為客戶進行裝修的施工單位，必須繳納裝修保證金，裝修保證金按照管理公司有關裝修管理規(guī)定收取。 5) 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行賬務處理，即折舊的殘值率為原值 10%，電子類和普通設備的折舊年限為 5 年，大型機械設備、耐用設備折舊年限為 10 年。 1) 為保證固定資產(chǎn)賬和實物的準確性，固定資產(chǎn)的管理部門和使用部門要相互配合，定期進行盤點 ,盤盈、 盤虧要填表，通過財務部調(diào)整賬、表使其相符； 2) 對固定資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時查明原因，并報總物業(yè)經(jīng)理審批，根據(jù)不同情況作不同處理； 3) 管理部門應建立固定資產(chǎn)、低值 易耗品三級明細賬，由專人負責登記清點 。 固定資產(chǎn)的管理： 固定資產(chǎn)管理人員應負責公司全部固定資產(chǎn)的管理，辦理固定資產(chǎn)的購置、驗收、領發(fā)、建表、報廢、報損的處理。 固定資產(chǎn)的賬務處理： 1) 固定資產(chǎn)實行分級管理，財產(chǎn)管理部門應建立明細分類賬和固定資產(chǎn)登記表。 g 財務部將要每季度對工程庫存材料進行抽查盤點，每年年底要進行一次全面盤點。 f 庫房管理員要及時反饋庫房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。 e 每月底庫管員要對庫存材料進行清點，結出月底每類材料的余額和庫存數(shù)量。建議庫房管理采用以舊換新的原則，即更換一個新的配件或用電器，要有換下來舊的配件或用電器補庫。 c 材料出庫時應填寫出庫單，并必須在出庫單上填寫材料類別及具體用途、區(qū)分公共區(qū)域支出及住戶支出。 2) 材料出入庫的管理 a 設置專人管理工程部材料庫房，直接受工程部經(jīng)理的領導。 b 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實際情況決定是否進行采購，以及選擇材料供貨商。 工程材料采購及管理 1) 材料采購需要履行的手續(xù) a 工程部根據(jù)實際工作安排