【正文】 2) 收取現(xiàn)金時(shí)，要與客戶(hù)當(dāng)面點(diǎn)清，防止假幣 。為了體現(xiàn)物業(yè)管理的公 開(kāi)、公正的原則，每個(gè)項(xiàng)目在年底時(shí)需要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的審計(jì)公司進(jìn)行審計(jì)，同時(shí)，審計(jì)公司要發(fā)表獨(dú)立的審計(jì)意見(jiàn)，并且向所有的業(yè)主公示。 14) 其他 /辦公用品 1) 印刷品，包括名片印刷、各類(lèi)運(yùn)營(yíng)紀(jì)錄本印刷 以及每個(gè)項(xiàng)目提供個(gè)性化服務(wù)需要的表格印刷等。 8) 空調(diào)系統(tǒng)，空調(diào)系統(tǒng)大致可以分為三種形式，即中央空調(diào)、戶(hù)式中央空調(diào)、分體式空調(diào)，但是，空調(diào)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)性十分強(qiáng)，品牌的不同，空調(diào)的構(gòu)造有所不同，所以，在選擇空調(diào)系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)服務(wù)商時(shí)，一定要有專(zhuān)業(yè)性。 5) 通訊系統(tǒng)，通訊系統(tǒng)包括保安對(duì)講系統(tǒng)、大廈整體通訊系統(tǒng)，對(duì)外分包的主要目的是 28 此項(xiàng)服務(wù)的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，各種數(shù)據(jù)險(xiǎn)繁多，需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員和專(zhuān)業(yè)的設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)。 10) 綠化服務(wù) 11) 花卉租擺 12) 其他 設(shè)備維護(hù)屬于專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)業(yè)務(wù)范圍，每一個(gè)維護(hù)項(xiàng)目都需要專(zhuān)業(yè)的服務(wù)公司提供強(qiáng)有力的協(xié)作。聘任專(zhuān)業(yè)的保安服務(wù)公司可以保證保安服務(wù)人員的素質(zhì)，避免保安人員水平參差不齊以及降低由于水平較低進(jìn)行的培訓(xùn)成本。 28 日前，司機(jī)須將當(dāng)月加油情況上報(bào)至項(xiàng)目財(cái)務(wù)部，需要提交機(jī)打發(fā)票（特殊情況除外，如出差至外地不能夠使用 IC 卡 情況），需要提供車(chē)輛行駛里程和每次加油的具體情況（即加油清單）。 2) 適合月租和未租賃收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的客戶(hù)，必須到管理公司財(cái)務(wù)部或者產(chǎn)權(quán)人處交費(fèi)，不能通過(guò)車(chē)場(chǎng) 管理人員交納。 收費(fèi)方式 根據(jù)委托經(jīng)營(yíng)協(xié)議中的相關(guān)費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)，具體有以下及種情況： 1) 時(shí)租收費(fèi)方式，時(shí)租收費(fèi)方式是指根據(jù)對(duì)外公示的收 費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，按照時(shí)間計(jì)算收費(fèi)金額。 保險(xiǎn)合同以及保險(xiǎn)繳費(fèi)單。 4) 監(jiān)銷(xiāo)人在監(jiān)銷(xiāo)會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告總物業(yè)經(jīng)理。 會(huì)計(jì)檔 案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。 3) 報(bào)告類(lèi)：月度、季度 、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告 。 2) 物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)向發(fā)展商 /業(yè)主大會(huì) /業(yè)主委員會(huì)反映其增減變動(dòng)情況，在財(cái)務(wù)報(bào)告中予以說(shuō)明；其結(jié)余情況應(yīng)報(bào)送發(fā)展商 /業(yè)主大會(huì) /業(yè)主委員會(huì)，接受業(yè)主監(jiān)督。 2) 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)不能考慮到的應(yīng)急費(fèi)用或者意外損失，更側(cè)重于社會(huì)公共物品的支出，如預(yù)防 SARS 購(gòu)買(mǎi)的各種消毒用品用具；某些恐怖活動(dòng)造成的損失等。 管理費(fèi)主要支出項(xiàng)目 1) 共用設(shè)備、設(shè)施的維修及保養(yǎng)費(fèi)； 2) 公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費(fèi)用； 3) 公共區(qū)域綠化費(fèi)及節(jié)日裝飾費(fèi)； 4) 公共區(qū)域清潔、殺蟲(chóng)費(fèi)用； 5) 管理人員支出，包括工資、福利、制服及裝備等； 6) 物業(yè)管理公司酬金（按管理合同規(guī)定）； 7) 大廈保險(xiǎn)費(fèi)； 8) 審計(jì)費(fèi)、律師費(fèi)及聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員費(fèi)用； 9) 固定資產(chǎn)折舊費(fèi)； 10) 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用； 11) 稅費(fèi)； 12) 行政辦公費(fèi)用； 13) 其他為管理的合理支出。銀行收取的手續(xù)費(fèi)以及代收款項(xiàng)屬于外 幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理處不予承擔(dān)。 6) 以上的付款申請(qǐng)或者往來(lái)款項(xiàng)的抵扣是指物業(yè)財(cái)務(wù)部實(shí)際收回的電話費(fèi)金額，不應(yīng)包含應(yīng)收而未收回款項(xiàng)。 6) 以上是托收程序的兩種方案，具體的有關(guān)費(fèi)用催繳和處理方案，在應(yīng)收賬款的管理規(guī)定中有明確規(guī)定。托收的首 要前提條件為，付款單位與收取費(fèi)用的相關(guān)部門(mén)簽訂了托收協(xié)議。 14 內(nèi)部往來(lái)管理 為了統(tǒng)一規(guī)范項(xiàng)目物業(yè)管理公司與仲量聯(lián)行北京總公 司財(cái)務(wù)及人事部的往來(lái)單據(jù)交接及時(shí) ,保證各部門(mén)工作順利進(jìn)行 ,經(jīng)各部門(mén)協(xié)商一致 ,特將單據(jù)的傳遞時(shí)間規(guī)定如下 : 考勤報(bào)送時(shí)間：項(xiàng)目物業(yè)管理公司需于每月 5日前將上月臨時(shí)工考勤表、每月 10 日前將正式員工考勤表報(bào)送總公司人事部。 2) 裝修保證金退還管理 a 裝修保證金退還的前提條件為工程驗(yàn)收合格。使用部門(mén)應(yīng)掌握本部門(mén)的物品情況，建立物品使用登記簿； 2) 購(gòu)入、自制和饋贈(zèng)的固定資產(chǎn)，一律開(kāi)具驗(yàn)收單，連同購(gòu)買(mǎi)發(fā)票一并由財(cái)務(wù)入固定資產(chǎn)賬及固定資登記表，標(biāo)明編號(hào)； 3) 固定資產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用單，并由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人或使用人在領(lǐng)用單上簽名，表明該設(shè)備已由其保管使用； 4) 固定資產(chǎn)的報(bào)廢、報(bào)損應(yīng)由公司有關(guān)部門(mén)填寫(xiě)報(bào)廢、清理單，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審 核后，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可核銷(xiāo)。如果出現(xiàn)未補(bǔ)庫(kù)情況要查明原因 ，有必要的情況下，要寫(xiě)書(shū)面報(bào)告。只有經(jīng)過(guò)總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購(gòu)計(jì)劃，才能實(shí)施采購(gòu)，工程部不得擅自通知供貨商采購(gòu)材料。 f 在索取供貨商的報(bào)價(jià)的同時(shí)供貨商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件以及相應(yīng)的業(yè)績(jī)報(bào)告。物業(yè)公司將收取必要的手續(xù)費(fèi)，作為因業(yè)戶(hù)違約引起管理者額外工作及相關(guān)費(fèi)用的補(bǔ)償。 交費(fèi)期限：自發(fā)出賬單之日起，兩個(gè)星期內(nèi)交納。 c David Hand 對(duì) 元以上的業(yè)務(wù)，通過(guò)登陸網(wǎng)上銀行，根據(jù) Larry Hui 已經(jīng)授權(quán)的交易進(jìn)行進(jìn)一步授權(quán)操作。 d 收費(fèi)確認(rèn) 開(kāi)具稅務(wù)發(fā)票； 開(kāi)具收款收據(jù)； e 填寫(xiě)銀行進(jìn)賬單 正確填寫(xiě)進(jìn)賬單名稱(chēng)； 正確填寫(xiě)網(wǎng)上銀行的賬號(hào)； 正確填寫(xiě)進(jìn)賬單金額，包含 RMB、 USD、 HKD 等； f 回單確認(rèn)與網(wǎng)上銀行余額查詢(xún)相符 2) 付款程序 a 填寫(xiě)完整的付款申請(qǐng)書(shū) 寫(xiě)清具體付款內(nèi)容或者服務(wù)項(xiàng)目； 相關(guān)合同、貨比三家分析、招標(biāo)分析、報(bào)價(jià)單等； 8 國(guó)地稅的正式發(fā)票； 必要 的解釋說(shuō)明； b 付款審批流程 c 確認(rèn)審批流程執(zhí)行完畢 確認(rèn)公司各類(lèi)管控人員簽字確認(rèn)同意，并且所有付款需要的檔案資料齊全； d 總公司財(cái)務(wù)提交付款申請(qǐng) 所有的審批流程自行完畢，由 MS 財(cái)務(wù)部統(tǒng)一將各項(xiàng)目的付款申請(qǐng)錄入網(wǎng)上銀行付款系統(tǒng)，等待總公司相關(guān)人員簽批； e MS head 執(zhí)行付款批準(zhǔn)和確認(rèn)程序 財(cái)務(wù)部提交記錄以后，按照公司亞太區(qū)的規(guī)定執(zhí)行，即 MS Head 授權(quán) RMB15000 元以下及 RMB15000 元的付款； RMB15000 元以上的付款申請(qǐng)需要提請(qǐng) MS Head 和總公司執(zhí)行總經(jīng)理兩個(gè)人共同簽字支付； f 打印付款記錄作 為記賬憑證 付款程序執(zhí)行完畢后，所有的項(xiàng)目銀行付款憑證需要由每個(gè)項(xiàng)目的出納到項(xiàng)目指定銀行賬戶(hù)領(lǐng)取回單，并且作為記賬憑證。對(duì)指定使用備用金的人員，必須進(jìn)行定期檢查、核對(duì)，庫(kù)存現(xiàn)金不得超過(guò)核定的限額。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行，不得超出中國(guó)人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。 相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表 1) 資產(chǎn)負(fù)債表 2) 損益表 3 3) 現(xiàn)金流量表 4) 管理費(fèi)回收率分析 5) 營(yíng)運(yùn)計(jì)劃與實(shí)際支出對(duì)比表 4 財(cái)務(wù)預(yù)算制定 為確保管理正常運(yùn)作，提高財(cái)務(wù)收支預(yù)算的合理性及加強(qiáng)成本控制，制定預(yù)算制定方案。 費(fèi)用支出公開(kāi)化 1) 年度的各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支必須控制在年度預(yù)算內(nèi)；若個(gè)別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書(shū)面的合理解釋 。 2) 年度預(yù)算中費(fèi)用支出特定項(xiàng)目的變動(dòng)程度，如員工薪金、福利增減的變動(dòng)幅度等，將結(jié)合中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保障部的規(guī)定及管理公司的實(shí)際情況指定，同時(shí)，還要征得發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)的同意，方能列入預(yù)算 。 項(xiàng)目（大廈）所有的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，將按照投標(biāo)或年初時(shí)的項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行控制、分 配以及預(yù)提，每月的營(yíng)業(yè)稅金通過(guò)仲量聯(lián)行北京總公司代繳。項(xiàng)目（大廈）的日常運(yùn)營(yíng)費(fèi)用從管理費(fèi)的收入中支出，管理費(fèi)有盈余的歸屬共同業(yè)主所有，運(yùn)營(yíng)不足的由共同業(yè)主承擔(dān)。 固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。 2) 管理費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn) 收取或者按經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批通過(guò)。 大廈維修基金公開(kāi)化 大廈維修基金是指專(zhuān)項(xiàng)用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。 資料處理 1) 用于編制年度預(yù)算的資料應(yīng)進(jìn)行歸檔登記； 2) 年度預(yù)算執(zhí)行完成后，應(yīng)與實(shí)際數(shù)進(jìn)行對(duì)比分析，并作為預(yù)算附件資料，連同預(yù)算資料一齊保存。 6 現(xiàn)金管理制度 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。 現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)程序 1) 由申請(qǐng)人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)明細(xì)表，表中應(yīng)列明報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目、報(bào)銷(xiāo)金額，并不得涂改，經(jīng)過(guò)涂改的報(bào)銷(xiāo)單將被視為無(wú)效； 2) 報(bào)銷(xiāo)明細(xì)單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，發(fā)票上應(yīng)列明采購(gòu)物品的數(shù)量、單價(jià)、金額，若發(fā)票金額為合計(jì)數(shù)，須附有由供貨方開(kāi)具購(gòu)物明細(xì)單；需要強(qiáng)調(diào)的是所有報(bào)銷(xiāo)單后附的發(fā)票必須是符合國(guó)家各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國(guó)家規(guī)定發(fā)票，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)人任何報(bào)銷(xiāo)。 e 經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字審批后，將申請(qǐng)單返回給項(xiàng)目經(jīng)理，由其安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行網(wǎng)上銀行付款操作。 2) 應(yīng)收賬款管理制度及相關(guān)措施 管理處實(shí)行應(yīng)收賬款賬單準(zhǔn)時(shí)發(fā)送及時(shí)收回的原則。 如果逾期超過(guò) 2 個(gè)月（從付款的最后期限之日起），在收取滯納金的同時(shí)，物業(yè)公司將向業(yè)主或者業(yè)主委員會(huì)提出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)業(yè)主 /業(yè)主委員會(huì)同意后，對(duì)未支付管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)的業(yè)戶(hù)發(fā)出書(shū)面通知，明確在通知的 7日后，將采取停止供電、水或煤氣等相應(yīng)的措施，以避免業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)上的損失。 c RMB 1,000RMB 10,000 的至少需要三家報(bào)價(jià)，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較，只需在續(xù)簽新合同時(shí)進(jìn)行比較。 b 結(jié)賬方式 c 主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購(gòu)單， 送貨然后每月底，由庫(kù)房管理員與財(cái)務(wù)部、供貨商核對(duì)，每月底核對(duì)正確后，由庫(kù)房管理員申請(qǐng)付款。 c 材料出庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)出庫(kù)單，并必須在出庫(kù)單上填寫(xiě)材料類(lèi)別及具體用途、區(qū)分公共區(qū)域支出及住戶(hù)支出。 g 財(cái)務(wù)部將要每季度對(duì)工程庫(kù)存材料進(jìn)行抽查盤(pán)點(diǎn)，每年年底要進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。 5) 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，即折舊的殘值率為原值 10%，電子類(lèi)和普通設(shè)備的折舊年限為 5 年，大型機(jī)械設(shè)備、耐用設(shè)備折舊年限為 10 年。 1) 施工出入證押金收繳管理 根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定，向施工人員收取施工出入證押金。 與總公司財(cái)務(wù)核對(duì)往來(lái)賬時(shí)間：總公司財(cái)務(wù)保證隨時(shí)傳遞與項(xiàng)目物業(yè)管理公司往來(lái)單據(jù)，每月 28 日至本月最后一天與總公司往來(lái)賬核對(duì)清楚。 8) 每月月底結(jié)賬時(shí)要與發(fā)展商財(cái)務(wù)部對(duì)往來(lái) 賬，雙方確認(rèn)往來(lái)款項(xiàng)以后，作為付款申請(qǐng)或者費(fèi)用抵扣的依據(jù)。 4) 電話費(fèi)的付款期限與管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)用的付款期限相同，即客戶(hù)自收到賬單之日起有 2 周的付款時(shí)間。收款人所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合北京市稅務(wù)局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即 20xx 年 4 月 1 日起實(shí)施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實(shí)有效。 2) 若客戶(hù)要求的服務(wù)超出現(xiàn)服務(wù)范圍時(shí)，維修人員應(yīng)禮貌地給予合理解釋?zhuān)⒈M最大能力提供協(xié)助（如資料提供等），最后將情況反映至管理部負(fù)責(zé)人； 3) 根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格及實(shí)際情況的費(fèi)用變化和客戶(hù)服務(wù)需求，物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)增減服務(wù)項(xiàng)目或修訂收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 提取管理 1) 事故基金的計(jì)提列入年度管理費(fèi)預(yù)算