【正文】 head 執(zhí)行付款批準(zhǔn)和確認(rèn)程序 財(cái)務(wù)部提交記錄以后，按照公司亞太區(qū)的規(guī)定執(zhí)行，即 MS Head 授權(quán) RMB15000 元以下及 RMB15000 元的付款； RMB15000 元以上的付款申請(qǐng)需要提請(qǐng) MS Head 和總公司執(zhí)行總經(jīng)理兩個(gè)人共同簽字支付； f 打印付款記錄作 為記賬憑證 付款程序執(zhí)行完畢后，所有的項(xiàng)目銀行付款憑證需要由每個(gè)項(xiàng)目的出納到項(xiàng)目指定銀行賬戶領(lǐng)取回單，并且作為記賬憑證。 資產(chǎn)及基金賬戶的管理 1) 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申請(qǐng)付款程序 a 操作員確認(rèn)客戶租金已經(jīng)劃撥到公司銀行賬戶，并核對(duì)每筆款項(xiàng)金額的準(zhǔn)確性。 b 計(jì)算應(yīng)交稅金金額及應(yīng)撥付至北京中央托收賬戶的租金金額。 c 填寫付款申請(qǐng)（使用公司統(tǒng)一格式，請(qǐng)見附件），申請(qǐng)時(shí)應(yīng)附稅金計(jì)算清單及客戶交款清單，填寫后以電子郵件形式發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理（ Dido），項(xiàng)目經(jīng)理將申請(qǐng)單進(jìn)行審核無誤后打印并簽字確認(rèn)。 d 申請(qǐng)單經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核無誤后須上遞至 亞洲區(qū)董事（ Larry Hui）進(jìn)行審批。 e 經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字審批后，將申請(qǐng)單返回給項(xiàng)目經(jīng)理，由其安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行網(wǎng)上銀行付款操作。 2) 網(wǎng)上銀行操作程序 a 操作員收到經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字確認(rèn)的付款申請(qǐng)后，即可登陸 ICBC 網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)上銀行支付操作，并按照畫面指引填寫相應(yīng)必輸項(xiàng)目，提交操作后等待（亞洲區(qū)董事）授權(quán)。 b 亞洲區(qū)董事（ Larry Hui）通過登陸網(wǎng)上銀行，查看操作員提交的詳細(xì)內(nèi)容，選擇批準(zhǔn)或拒絕命令（ 元以下的付款業(yè)務(wù)，含 元，由 Larry Hui 直接批準(zhǔn)），便可提交到 銀行進(jìn)行處理； 元以上的業(yè)務(wù)， Larry Hui 審核批準(zhǔn)后，須進(jìn)行轉(zhuǎn)入上一級(jí)授權(quán)操作（由 David Hand）進(jìn)一步授權(quán)。 c David Hand 對(duì) 元以上的業(yè)務(wù)，通過登陸網(wǎng)上銀行，根據(jù) Larry Hui 已經(jīng)授權(quán)的交易進(jìn)行進(jìn)一步授權(quán)操作。 9 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 物業(yè)管理公司根據(jù)《管理公約》及項(xiàng)目的具體實(shí)際情況，特制訂應(yīng)收賬款管理的原則、方法、制度及相關(guān)措施如下： 收取原則及計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 管理費(fèi)的收取原則：物業(yè)管理費(fèi)實(shí)行上收費(fèi)的原則，即本月的月中或者月底收取下月的管理費(fèi)。 公共事業(yè)費(fèi)及相關(guān)雜費(fèi)的收取原則：實(shí)行下收費(fèi)的原則，即每月發(fā)送出的賬單是上月的電費(fèi)、水費(fèi)、煤氣費(fèi)等實(shí)際消耗量發(fā)生的金額。公共事業(yè)費(fèi)用的讀表時(shí)間為每月 10 日或者月底。 1) 收取方法 業(yè)主（租戶）可以將管理費(fèi)或公共事業(yè)費(fèi)以現(xiàn)金、支票或者刷卡的形式直接交到管理處的財(cái)務(wù)部，也可以通過銀行轉(zhuǎn)賬支付。 2) 應(yīng)收賬款管理制度及相關(guān)措施 管理處實(shí)行應(yīng)收賬款賬單準(zhǔn)時(shí)發(fā)送及時(shí)收回的原則。每月有關(guān)部門將準(zhǔn)確無誤的相關(guān)數(shù)據(jù)13 日下午五時(shí)前送到財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部每月 13 至 14 日將原始數(shù)據(jù)錄入電腦和制作賬單，每月 16 日將所有的管理費(fèi)、公共事業(yè)費(fèi) 賬單發(fā)送完畢，每月底的最后一天為付款的最后期限；如果執(zhí)行月底發(fā)賬單的，比照上述時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。 交費(fèi)期限：自發(fā)出賬單之日起，兩個(gè)星期內(nèi)交納。付款人如遇特殊情況不能及時(shí)付款，應(yīng)以書面形式通知管理處財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部將酌情向公司申請(qǐng)適當(dāng)延長(zhǎng)付款人的付款期限。 逾期管理：如果業(yè)主（租戶）未有特殊情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒有交納相關(guān)費(fèi)用，管理處將在賬單最后交款日過后的第 1 天發(fā)送第一次催款單，催款單約定 7 天的有效付款日期；第一次催款單發(fā)送 7 日后仍為支付的，將要發(fā)送第二次催款單， 7 日后，客戶未付款的將要發(fā)送催款信，通知客 戶如不付款將要采取計(jì)收滯納金和采取強(qiáng)制措施。 滯納金的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)為： 按天計(jì)算滯納金 每天滯納金金額 =付款人應(yīng)付金額總數(shù) ‰ 滯納金總額 =每天滯納金金額 逾期天數(shù) 逾期天數(shù)包括國(guó)家法定假日和每周的休息日。 如果逾期超過 2 個(gè)月（從付款的最后期限之日起），在收取滯納金的同時(shí)，物業(yè)公司將向業(yè)主或者業(yè)主委員會(huì)提出書面報(bào)告，經(jīng)業(yè)主 /業(yè)主委員會(huì)同意后，對(duì)未支付管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)的業(yè)戶發(fā)出書面通知，明確在通知的 7日后，將采取停止供電、水或煤氣等相應(yīng)的措施，以避免業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)上的損失。 對(duì)惡意拖欠費(fèi)用 的業(yè)戶，堅(jiān)決采取相應(yīng)的法律措施。 手續(xù)費(fèi)的收?。横槍?duì)逾期付款超過 2 個(gè)月以上的業(yè)戶。物業(yè)公司將收取必要的手續(xù)費(fèi)，作為因業(yè)戶違約引起管理者額外工作及相關(guān)費(fèi)用的補(bǔ)償。 超過付款期限 2 個(gè)月以上的，每次收取手續(xù)費(fèi)￥ 300 元。 10 庫(kù)存管理制度 供貨商選擇的原則 1) 采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作：第一要填寫商品 /物料采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)后報(bào)大廈總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。第二要根據(jù)采購(gòu)的內(nèi)容確認(rèn)比價(jià) 的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下： a RMB1,00 以下的可以直接購(gòu)買。 b RMB 1,00RMB 10,00 的需填寫報(bào)價(jià)單。 c RMB 1,000RMB 10,000 的至少需要三家報(bào)價(jià)，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較，只需在續(xù)簽新合同時(shí)進(jìn)行比較。 d RMB10,000RMB100,000 的采購(gòu)至少需要四家報(bào)價(jià)。 e RMB100,000 以上的采購(gòu)至少需要五家的報(bào)價(jià)。 f 在索取供貨商的報(bào)價(jià)的同時(shí)供貨商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件以及相應(yīng)的業(yè)績(jī)報(bào)告。 以上的比價(jià)不包括政府壟斷的項(xiàng)目，比價(jià)的目的不只是價(jià)格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。 2) 根據(jù)采購(gòu)合同的性質(zhì)不同，簽訂合同的代表人也有所不同，比如：需要?jiǎng)佑么?廈的維修基金的需要經(jīng)過業(yè)主委員會(huì)或者發(fā)展商的同意，項(xiàng)目日常運(yùn)營(yíng)分包合同必須由總公司的 MS 部門負(fù)責(zé)人簽署。 a 在對(duì)供貨商進(jìn)行比價(jià)的同時(shí)，要填寫商品 /物料采購(gòu)對(duì)比表。對(duì)比表的填寫項(xiàng)目與采購(gòu)金額相關(guān)，同時(shí)在表上要體現(xiàn)出申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意見，填寫選擇此供貨商的原因。 b 結(jié)賬方式 c 主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購(gòu)單， 送貨然后每月底，由庫(kù)房管理員與財(cái)務(wù)部、供貨商核對(duì)，每月底核對(duì)正確后，由庫(kù)房管理員申請(qǐng)付款。 d 除特殊情況外，所有維修材料應(yīng)盡可能從公司指定供應(yīng)商處購(gòu)買。 工程材料采購(gòu)及管理 1) 材料采購(gòu)需要履行的手續(xù) a 工程部根據(jù)實(shí)際工作安排，填寫材料采購(gòu)計(jì)劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購(gòu)計(jì)劃，才能實(shí)施采購(gòu)，工程部不得擅自通知供貨商采購(gòu)材料。 b 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實(shí)際情況決定是否進(jìn)行采購(gòu)，以及選擇材料供貨商。 c 供貨商將材料送達(dá)項(xiàng)目后，應(yīng)第一時(shí)間通知工程部經(jīng)理，工程部經(jīng)理親自或責(zé)成相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收入 庫(kù)。 2) 材料出入庫(kù)的管理 a 設(shè)置專人管理工程部材料庫(kù)房，直接受工程部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。 b 每次材料入庫(kù)，庫(kù)管員必須按照材料類別填寫入庫(kù)單和登記庫(kù)房賬本，詳細(xì)填寫入庫(kù)數(shù)量，金額，并在入庫(kù)單上注明供應(yīng)商名稱，并且將入庫(kù)單及時(shí)送交財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理，以便于財(cái)務(wù)記帳。 c 材料出庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫出庫(kù)單，并必須在出庫(kù)單上填寫材料類別及具體用途、區(qū)分公共區(qū)域支出及住戶支出。 d 材料的入庫(kù)和領(lǐng)用要有工程部主管以上人員簽字確認(rèn)。建議庫(kù)房管理采用以舊換新的原則，即更換一個(gè)新的配件或用電器，要有換下來舊的配件或用電器補(bǔ)庫(kù)。如果出現(xiàn)未補(bǔ)庫(kù)情況要查明原因 ，有必要的情況下，要寫書面報(bào)告。 e 每月底庫(kù)管員要對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行清點(diǎn)，結(jié)出月底每類材料的余額和庫(kù)存數(shù)量。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)行記賬和核對(duì)。 f 庫(kù)房管理員要及時(shí)反饋庫(kù)房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。庫(kù)房情況信息包 11 括庫(kù)房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格，以及需要改進(jìn)和完善的地方等。 g 財(cái)務(wù)部將要每季度對(duì)工程庫(kù)存材料進(jìn)行抽查盤點(diǎn)，每年年底要進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。 12 固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)的范圍和分類： 1) 物業(yè)管理機(jī)械、設(shè)備、大型專用工具或單價(jià)在 2， 000 元以上并且耐用年限在二年以上的非專用機(jī)械設(shè)備 、工具等； 2) 固定資產(chǎn)分為安全設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公家具、工程設(shè)備、交通工具、通訊設(shè)備等。 固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理： 1) 固定資產(chǎn)實(shí)行分級(jí)管理，財(cái)產(chǎn)管理部門應(yīng)建立明細(xì)分類賬和固定資產(chǎn)登記表。使用部門應(yīng)掌握本部門的物品情況，建立物品使用登記簿； 2) 購(gòu)入、自制和饋贈(zèng)的固定資產(chǎn)，一律開具驗(yàn)收單，連同購(gòu)買發(fā)票一并由財(cái)務(wù)入固定資產(chǎn)賬及固定資登記表，標(biāo)明編號(hào)； 3) 固定資產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用單，并由使用部門負(fù)責(zé)人或使用人在領(lǐng)用單上簽名，表明該設(shè)備已由其保管使用； 4) 固定資產(chǎn)的報(bào)廢、報(bào)損應(yīng)由公司有關(guān)部門填寫報(bào)廢、清理單，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門審 核后，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可核銷。 固定資產(chǎn)的管理： 固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)公司全部固定資產(chǎn)的管理，辦理固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、領(lǐng)發(fā)、建表、報(bào)廢、報(bào)損的處理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)賬務(wù)核算工作，做到賬、表、物相符，每年末進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對(duì)，并及時(shí)調(diào)整賬目 。 1) 為保證固定資產(chǎn)賬和實(shí)物的準(zhǔn)確性，固定資產(chǎn)的管理部門和使用部門要相互配合，定期進(jìn)行盤點(diǎn) ,盤盈、 盤虧要填表，通過財(cái)務(wù)部調(diào)整賬、表使其相符； 2) 對(duì)固定資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)查明原因，并報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批，根據(jù)不同情況作不同處理； 3) 管理部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)、低值 易耗品三級(jí)明細(xì)賬，由專人負(fù)責(zé)登記清點(diǎn) 。 4) 部門之間進(jìn)行固定資產(chǎn)的調(diào)撥，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理，調(diào)撥時(shí)應(yīng)先由部門填寫一式二份調(diào)撥申請(qǐng)單，并及時(shí)登記，然后經(jīng)雙方部門領(lǐng)導(dǎo)和總物業(yè)經(jīng)理簽字后才能生效，使用部門不得自行處理。 5) 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，即折舊的殘值率為原值 10%，電子類和普通設(shè)備的折舊年限為 5 年，大型機(jī)械設(shè)備、耐用設(shè)備折舊年限為 10 年。 13 存入保證金管理 為規(guī)范對(duì)客戶所繳交的押金、保證金的管理，正確反映其變動(dòng)狀況，特制定本管理規(guī)定。 裝修保證金收繳管理 1) 裝修保證金收繳 管理 為客戶進(jìn)行裝修的施工單位，必須繳納裝修保證金，裝修保證金按照管理公司有關(guān)裝修管理規(guī)定收取。 2) 裝修保證金退還管理 a 裝修保證金退還的前提條件為工程驗(yàn)收合格。客戶裝修工程完工，提出驗(yàn)收申請(qǐng)，工程部系統(tǒng)工程師、管業(yè)部經(jīng)理及保安部經(jīng)理會(huì)同設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收并在單位工程驗(yàn)收記錄上簽署合格，方可申請(qǐng)退還押金。 b 財(cái)務(wù)部根據(jù)工程部、管理部及保安部簽署的驗(yàn)收合格及退還保證金的意見，核實(shí)其保證金繳交情況，簽署意見。 c 辦理退款時(shí)，出納人員應(yīng)認(rèn)真審核用戶退款手續(xù)的完備性，要求客戶在收據(jù)或說明書上 簽收確認(rèn)，并登記其有效證件的號(hào)碼； d 經(jīng)核實(shí)無誤后，進(jìn)入辦理退款程序。 施工出入證押金管理 為客戶進(jìn)行裝修的施工人員，必須辦理施工出入證，同時(shí)按規(guī)定繳交施工出入證押金。 1) 施工出入證押金收繳管理 根據(jù)管理公司裝修管理規(guī)定，向施工人員收取施工出入證押金。 2) 施工出入證押金退還管理 a 施工人員憑完好無缺的施工出入證及有關(guān)申請(qǐng)表退還押金； b 管理公司應(yīng)根據(jù)審查后的施工證件，在申請(qǐng)表上簽署意見后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部辦理退款手