【正文】 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見(jiàn)事故的費(fèi)用后，剩余部分以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。 b 維修人員在客戶同意服務(wù)價(jià)格后，為客戶提供有償服務(wù)，最后請(qǐng)客戶對(duì)維修效果進(jìn)行驗(yàn)收并在維修單上簽字確認(rèn)，第一聯(lián)給管業(yè)部，第二聯(lián)返工程部，第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部； c 各服務(wù)項(xiàng)目完成后，工程人員應(yīng)填寫(xiě)維修時(shí)間、耗料情況，并簽 署后交倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行庫(kù)存登記； d 當(dāng) 工程維修單與工程部核對(duì)后，財(cái)務(wù)部每月 15 日前將上月的維修費(fèi)用列入有關(guān)客戶的繳費(fèi)通知書(shū)計(jì)費(fèi)收取。 2) 必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。 2) 每月 16 日財(cái)務(wù)部將電話費(fèi)賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第 1 項(xiàng)操作程序相應(yīng)提前。發(fā)展 商代付的公共事業(yè)費(fèi)用金額減去應(yīng)向客戶收取的金額的差額確認(rèn)為公共區(qū)域的費(fèi)用； 5) 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費(fèi)用的金額是根據(jù)工程部每月的讀表數(shù)計(jì)算，每月工程部的讀表日期為 10 日，在每月 12 日下午 5 時(shí)之前，將財(cái)務(wù)部設(shè)計(jì)的讀表盤(pán)送交財(cái)務(wù)部。 取得、發(fā)放員工工資時(shí)間：物業(yè)財(cái)務(wù)部將于每月 26 日到總公司領(lǐng)取員工工資明細(xì)單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時(shí)送回，以保證員工工資于月底前發(fā)放。 c 辦理退款時(shí)，出納人員應(yīng)認(rèn)真審核用戶退款手續(xù)的完備性，要求客戶在收據(jù)或說(shuō)明書(shū)上 簽收確認(rèn)，并登記其有效證件的號(hào)碼； d 經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后，進(jìn)入辦理退款程序。 1) 為保證固定資產(chǎn)賬和實(shí)物的準(zhǔn)確性，固定資產(chǎn)的管理部門(mén)和使用部門(mén)要相互配合，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn) ,盤(pán)盈、 盤(pán)虧要填表，通過(guò)財(cái)務(wù)部調(diào)整賬、表使其相符； 2) 對(duì)固定資產(chǎn)清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)查明原因，并報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批，根據(jù)不同情況作不同處理； 3) 管理部門(mén)應(yīng)建立固定資產(chǎn)、低值 易耗品三級(jí)明細(xì)賬，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記清點(diǎn) 。 f 庫(kù)房管理員要及時(shí)反饋庫(kù)房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。 2) 材料出入庫(kù)的管理 a 設(shè)置專(zhuān)人管理工程部材料庫(kù)房，直接受工程部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。 a 在對(duì)供貨商進(jìn)行比價(jià)的同時(shí)，要填寫(xiě)商品 /物料采購(gòu)對(duì)比表。第二要根據(jù)采購(gòu)的內(nèi)容確認(rèn)比價(jià) 的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下： a RMB1,00 以下的可以直接購(gòu)買(mǎi)。 逾期管理：如果業(yè)主（租戶）未有特殊情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒(méi)有交納相關(guān)費(fèi)用，管理處將在賬單最后交款日過(guò)后的第 1 天發(fā)送第一次催款單，催款單約定 7 天的有效付款日期；第一次催款單發(fā)送 7 日后仍為支付的，將要發(fā)送第二次催款單， 7 日后，客戶未付款的將要發(fā)送催款信，通知客 戶如不付款將要采取計(jì)收滯納金和采取強(qiáng)制措施。公共事業(yè)費(fèi)用的讀表時(shí)間為每月 10 日或者月底。 c 填寫(xiě)付款申請(qǐng)（使用公司統(tǒng)一格式，請(qǐng)見(jiàn)附件），申請(qǐng)時(shí)應(yīng)附稅金計(jì)算清單及客戶交款清單，填寫(xiě)后以電子郵件形式發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理（ Dido），項(xiàng)目經(jīng)理將申請(qǐng)單進(jìn)行審核無(wú)誤后打印并簽字確認(rèn)。 對(duì)于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000 元以上 50,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班陪同前往；送存金額在人民幣 50,000 元以上 100,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班及 1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣 100,000元以上的請(qǐng)由保安經(jīng)理派車(chē)陪同送存。 借款清算報(bào)銷(xiāo)后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。 4) 各部門(mén)提供下一年度的費(fèi)用預(yù)算開(kāi)支計(jì)劃； 5) 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計(jì)劃與調(diào)資計(jì)劃表。 2) 每年度年底向發(fā)展商 /全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營(yíng)成果及財(cái)務(wù)狀況。 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公開(kāi)化 1) 物業(yè)管理公司所有的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶和發(fā)展商公開(kāi)，并且在北京有關(guān)物價(jià)管理部門(mén)備案。如果是補(bǔ)貼式經(jīng)營(yíng)的，按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。 佳程廣場(chǎng)管理處 財(cái)務(wù)部管理制度匯編 目錄 財(cái)務(wù)基本原則 1 財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度 2 財(cái)務(wù)預(yù)算制定 4 借款管理制度 5 現(xiàn)金管理制度 6 銀行管理制度 7 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 10 庫(kù)存管理制度 12 固定資產(chǎn)管理制度 14 存入保證金管理 15 內(nèi)部往來(lái)管理 16 公共事業(yè)費(fèi)繳款流程 17 代收代繳費(fèi)用管理 18 有償服務(wù)收費(fèi)管理 19 管 理費(fèi)支出管理規(guī)定 20 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用管理制度 21 維修基金管理制度 22 印章使用制度 23 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定 24 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)交接項(xiàng)目明細(xì) 26 停車(chē)場(chǎng)收費(fèi)管理制度 27 汽車(chē)加油 IC 卡管理制度 29 確定采購(gòu)類(lèi)別 30 收費(fèi)管理制度 33 1 財(cái)務(wù)基本原則 北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。 管理費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)確定的原則：仲量聯(lián)行管理的項(xiàng)目，管理費(fèi)收取的標(biāo)準(zhǔn)采取以支定收的原則，根據(jù)項(xiàng)目每年所做出的運(yùn)營(yíng)預(yù)算來(lái)確定管理費(fèi)收取的價(jià)格。 4) 年度預(yù)算報(bào)表須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批后，方可執(zhí)行。 經(jīng)營(yíng)狀況與財(cái)務(wù)報(bào)表公開(kāi)化 1) 每月 20 日給發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。 2) 費(fèi)用支出部門(mén)詳細(xì)提供過(guò)往 12 個(gè)月財(cái)務(wù)資料； 3) 客戶資料管理部門(mén)詳細(xì)提供過(guò)往 12 個(gè)月電費(fèi)和水費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的明細(xì)資料。 經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，由出納通知借款人領(lǐng)取現(xiàn)金。 對(duì)超 過(guò)現(xiàn)金收付限額以上的收付款項(xiàng)，必須通過(guò)銀行結(jié)算。 b 計(jì)算應(yīng)交稅金金額及應(yīng)撥付至北京中央托收賬戶的租金金額。 公共事業(yè)費(fèi)及相關(guān)雜費(fèi)的收取原則：實(shí)行下收費(fèi)的原則，即每月發(fā)送出的賬單是上月的電費(fèi)、水費(fèi)、煤氣費(fèi)等實(shí)際消耗量發(fā)生的金額。財(cái)務(wù)部將酌情向公司申請(qǐng)適當(dāng)延長(zhǎng)付款人的付款期限。 10 庫(kù)存管理制度 供貨商選擇的原則 1) 采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作：第一要填寫(xiě)商品 /物料采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后報(bào)大廈總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。 2) 根據(jù)采購(gòu)合同的性質(zhì)不同，簽訂合同的代表人也有所不同，比如：需要?jiǎng)佑么?廈的維修基金的需要經(jīng)過(guò)業(yè)主委員會(huì)或者發(fā)展商的同意，項(xiàng)目日常運(yùn)營(yíng)分包合同必須由總公司的 MS 部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署。 c 供貨商將材料送達(dá)項(xiàng)目后，應(yīng)第一時(shí)間通知工程部經(jīng)理，工程部經(jīng)理親自或責(zé)成相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收入 庫(kù)。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)行記賬和核對(duì)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)賬務(wù)核算工作，做到賬、表、物相符，每年末進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對(duì)，并及時(shí)調(diào)整賬目 。 b 財(cái)務(wù)部根據(jù)工程部、管理部及保安部簽署的驗(yàn)收合格及退還保證金的意見(jiàn)，核實(shí)其保證金繳交情況，簽署意見(jiàn)。 餐補(bǔ)發(fā)放時(shí)間：人事部保證物業(yè)財(cái)務(wù)部于每月 13 日前往取得誤餐補(bǔ)明細(xì)單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時(shí)送回，物業(yè)財(cái)務(wù)部將于每月 15 日發(fā)放員工餐補(bǔ)。同時(shí)，發(fā)展商財(cái)務(wù)部確認(rèn)此托收費(fèi)用為應(yīng)收物業(yè)管理公司款項(xiàng)； 3) 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部依據(jù)發(fā)展商財(cái)務(wù)部提供的資料確認(rèn)應(yīng)付款項(xiàng)； 4) 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部根據(jù)每月客戶的讀表數(shù)計(jì)算實(shí)際消耗量，乘以相應(yīng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費(fèi)用。作為物業(yè)管理公司確認(rèn)應(yīng)收款項(xiàng)的依據(jù)。 代供應(yīng)商收取的費(fèi)用 為了嚴(yán)格遵守北京市稅務(wù)局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對(duì)管理公司的各項(xiàng)代收款項(xiàng)進(jìn)行有效的管理，現(xiàn)對(duì)管理公司的代收款 項(xiàng)的條件做出明確規(guī)定： 1) 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。 工作程序 1) 先服務(wù)后收費(fèi) a 管業(yè)部對(duì)客戶所需維修項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)填寫(xiě)記錄并輸入電腦，根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務(wù)價(jià)目表標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)后填入維修單 。 3) 每年度管理費(fèi)開(kāi)支原則上應(yīng)按照預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行； 4) 凡發(fā)生與會(huì)計(jì)制度和稅法相違背的費(fèi)用支出嚴(yán)禁在管理費(fèi)中列支； 5) 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)每年度管理費(fèi)支出用途進(jìn)行審核和監(jiān)督。 2) 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用的結(jié)余部分將作為以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。 對(duì)開(kāi)據(jù)的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖專(zhuān)用章，報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。 項(xiàng)目每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊(cè) ,并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。定期保管期限為 10 年、 15 年兩類(lèi)。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)保管清冊(cè)中列明。 賬單的發(fā)送清單（明細(xì)到每一個(gè)單元）。此種方式包括兩種情況，一是租金中包含車(chē)位管理費(fèi)；二是租金中不包含車(chē)位管理費(fèi)。 5) 車(chē)場(chǎng)管理員每天要到財(cái)務(wù)部結(jié)算當(dāng)天的收費(fèi)金額，同時(shí)領(lǐng)取相應(yīng)的定額發(fā)票。 ，分析其消耗的合理性，按時(shí)填 報(bào)“汽車(chē)耗油量分析表”，并及時(shí)反饋信息給大廈總物業(yè)經(jīng)理及總公司。 4) 電梯操作，主要針對(duì)的是工程未全部完工或者客戶提出特別的要求，需要此項(xiàng)服務(wù)。同時(shí)，專(zhuān)業(yè)公司的現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)人員，必須是持證上崗，有良好的服務(wù)意識(shí)。 6) 消防系統(tǒng)，消防系統(tǒng)屬于特種專(zhuān)業(yè)技能范疇，所有的消防設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，按照國(guó)家政府相關(guān)部門(mén)的要求，必須是持有政府相關(guān)部門(mén)核發(fā)專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的公司提供，消防系統(tǒng)的架構(gòu)發(fā)生變化時(shí)需要專(zhuān)業(yè)的公司進(jìn)行設(shè)計(jì)和申報(bào)審批。 9) 衛(wèi)星電視系統(tǒng)，此系統(tǒng)主要側(cè)重的式公寓項(xiàng)目，其包括：境內(nèi)外電視節(jié)目的接收、系統(tǒng)設(shè)備維護(hù)、系統(tǒng) 線路維護(hù)等，由于境外電視節(jié)目屬于國(guó)家限制接收范疇，所以，需要進(jìn)行特別的申請(qǐng)。 3) 辦公設(shè)備維保，辦公設(shè)備主要是項(xiàng)目辦公使用的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等定期維護(hù)保養(yǎng)，以及電腦的應(yīng)急服務(wù)等，另外，公司的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)和電子郵件系統(tǒng)維護(hù)也屬于設(shè)備維護(hù)范疇。 3) 其他 30 收費(fèi)管理制度 ： 1) 物業(yè)管理費(fèi)：實(shí)行上收費(fèi)的原則，即本月的月中或月底收取下月的管理費(fèi)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)附表 。 ： 1) 每月 10 日前報(bào)出上月財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)送物業(yè)總經(jīng)理、總公司 及開(kāi)發(fā)商財(cái)務(wù)部，并留存開(kāi)發(fā)商簽收作為報(bào)表呈送依據(jù) 。 2) 每月 20 日發(fā)送本月的催款單，通知客戶如不付款將要采取計(jì)收滯納金和采取強(qiáng)制措施。 7) 其他 工程材料的供應(yīng)商需要有品種齊全、貨源充足的產(chǎn)品提供，項(xiàng)目維修材料的供應(yīng)商大致可以范圍三個(gè)檔次，即高等檔次，能夠提供高檔次各類(lèi)維護(hù)維修材料及各種世界知名品牌；中等檔次，能夠提供各類(lèi)國(guó)內(nèi)知名品牌同時(shí)確保產(chǎn)品的質(zhì)量；低檔次，能夠提供普通居民使用的易耗產(chǎn)品，僅僅滿足大廈的臨時(shí)需要。 12) 供水、供熱外網(wǎng)管道維護(hù)（政府指令）。 7) 給排水系統(tǒng)，此系統(tǒng)包括冷水、熱水、直飲水、中水處理系統(tǒng)以及相關(guān)的輔助系統(tǒng)，此系統(tǒng)的供應(yīng)商為單一的政府 壟斷服務(wù)，但是，相關(guān)的服務(wù)輔助系統(tǒng)的供應(yīng)服務(wù)商可以進(jìn)行相應(yīng)的選擇，例如：水箱清洗、化糞池清洗等。 3) 中控系統(tǒng)，專(zhuān)業(yè)公司的服務(wù)可以使系統(tǒng)保持穩(wěn)定，并且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)潛在的問(wèn)題，充分發(fā)揮系統(tǒng)的功效。 8) 清運(yùn)生活垃圾，建議由環(huán)衛(wèi)局承擔(dān)。選聘了專(zhuān)業(yè)的保潔服務(wù)公司，可以不需要單獨(dú)購(gòu)買(mǎi)各類(lèi)保潔設(shè)備及承擔(dān)設(shè)備折舊 、不需要支付人員招聘成本進(jìn)而降低成本；由于保潔公司為每一個(gè)項(xiàng)目在提供服務(wù)期間上了責(zé)任保險(xiǎn)，所以，在每一個(gè)項(xiàng)目由于保潔服務(wù)人員過(guò)失造成的損失，由保潔服務(wù)公司承擔(dān)，這樣就分?jǐn)偤徒档土诉\(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。 26 汽車(chē)加油 IC 卡管理制度