【正文】 佳程廣場(chǎng)管理處 財(cái)務(wù)部管理制度匯編 目錄 財(cái)務(wù)基本原則 1 財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度 2 財(cái)務(wù)預(yù)算制定 4 借款管理制度 5 現(xiàn)金管理制度 6 銀行管理制度 7 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 10 庫(kù)存管理制度 12 固定資產(chǎn)管理制度 14 存入保證金管理 15 內(nèi)部往來(lái)管理 16 公共事業(yè)費(fèi)繳款流程 17 代收代繳費(fèi)用管理 18 有償服務(wù)收費(fèi)管理 19 管 理費(fèi)支出管理規(guī)定 20 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用管理制度 21 維修基金管理制度 22 印章使用制度 23 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定 24 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)交接項(xiàng)目明細(xì) 26 停車(chē)場(chǎng)收費(fèi)管理制度 27 汽車(chē)加油 IC 卡管理制度 29 確定采購(gòu)類別 30 收費(fèi)管理制度 33 1 財(cái)務(wù)基本原則 北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。每個(gè)項(xiàng)目接受委托后，有自己獨(dú)立的銀行賬戶，管理費(fèi)收 取標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)物業(yè)管理委托合同的約定或者經(jīng)過(guò)業(yè)主同意的約定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目（大廈）的日常運(yùn)營(yíng)費(fèi)用從管理費(fèi)的收入中支出，管理費(fèi)有盈余的歸屬共同業(yè)主所有，運(yùn)營(yíng)不足的由共同業(yè)主承擔(dān)。 項(xiàng)目核算適用的會(huì)計(jì)制度為：外商投資企業(yè)會(huì)計(jì)制度 。 項(xiàng)目核算適用會(huì)計(jì)處理原則是：權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。 項(xiàng)目（大廈）所有的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，將按照投標(biāo)或年初時(shí)的項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行控制、分 配以及預(yù)提，每月的營(yíng)業(yè)稅金通過(guò)仲量聯(lián)行北京總公司代繳。 管理者酬金收取，采用按月收取約定的金額或者約定的比例；而有關(guān)管理者酬金的收取比例和金額依照委托管理合同中的有關(guān)條 款執(zhí)行。 管理費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)確定的原則：仲量聯(lián)行管理的項(xiàng)目，管理費(fèi)收取的標(biāo)準(zhǔn)采取以支定收的原則，根據(jù)項(xiàng)目每年所做出的運(yùn)營(yíng)預(yù)算來(lái)確定管理費(fèi)收取的價(jià)格。如果是補(bǔ)貼式經(jīng)營(yíng)的，按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。 應(yīng)收賬款不計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，采用實(shí)際轉(zhuǎn)銷(xiāo)法進(jìn)行賬務(wù)處理。 固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。 2 財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度 制定財(cái)務(wù)管理公開(kāi)監(jiān)督制度，是為增加財(cái)務(wù)管理的透明度，真正體現(xiàn)物業(yè)管理的公開(kāi)、公平、公正的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。 年度預(yù)算編報(bào)的規(guī)定 1) 物業(yè)管理公司每年的財(cái)務(wù)預(yù)算編報(bào)必須遵循“量出而入，以支定收，收支平 衡”的基本原則 。 2) 年度預(yù)算中費(fèi)用支出特定項(xiàng)目的變動(dòng)程度，如員工薪金、福利增減的變動(dòng)幅度等，將結(jié)合中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保障部的規(guī)定及管理公司的實(shí)際情況指定，同時(shí)，還要征得發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)的同意，方能列入預(yù)算 。 3) 年度預(yù)算報(bào)表中每一項(xiàng)目應(yīng)附有詳細(xì)的注釋及說(shuō)明 。 4) 年度預(yù)算報(bào)表須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批后，方可執(zhí)行。 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公開(kāi)化 1) 物業(yè)管理公司所有的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶和發(fā)展商公開(kāi)，并且在北京有關(guān)物價(jià)管理部門(mén)備案。同時(shí)，在執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按公開(kāi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費(fèi)。 2) 管理費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn) 收取或者按經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批通過(guò)。 3) 物業(yè)管理公司對(duì)客戶有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。各項(xiàng)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費(fèi)、人工費(fèi)、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤(rùn)。 費(fèi)用支出公開(kāi)化 1) 年度的各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支必須控制在年度預(yù)算內(nèi)；若個(gè)別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書(shū)面的合理解釋 。 2) 日常運(yùn)行設(shè)備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對(duì)外分包的，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方式公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選擇承包商 3) 各項(xiàng)費(fèi)用支出堅(jiān)持?？顚Ｓ茫豢膳沧魉?，特別是維修基金的使用和管理。 經(jīng)營(yíng)狀況與財(cái)務(wù)報(bào)表公開(kāi)化 1) 每月 20 日給發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。 2) 每年度年底向發(fā)展商 /全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營(yíng)成果及財(cái)務(wù)狀況。 3) 每年的財(cái)務(wù)狀況須經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行年度審計(jì)，審計(jì)結(jié)果報(bào)送發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)并接受所有業(yè)主的查詢。 大廈維修基金公開(kāi)化 大廈維修基金是指專項(xiàng)用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。維修基金的來(lái)源有兩種， 所有同業(yè)主按照國(guó)家規(guī)定的比例繳納的資金； 管理公司運(yùn)行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時(shí)，須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì) /業(yè)主大會(huì)批準(zhǔn)。 相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表 1) 資產(chǎn)負(fù)債表 2) 損益表 3 3) 現(xiàn)金流量表 4) 管理費(fèi)回收率分析 5) 營(yíng)運(yùn)計(jì)劃與實(shí)際支出對(duì)比表 4 財(cái)務(wù)預(yù)算制定 為確保管理正常運(yùn)作，提高財(cái)務(wù)收支預(yù)算的合理性及加強(qiáng)成本控制，制定預(yù)算制定方案。 相關(guān)職責(zé) 1) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財(cái)務(wù)預(yù)算，每年 11 月份著手編制下年度的財(cái)務(wù)收支預(yù)算。 2) 費(fèi)用支出部門(mén)詳細(xì)提供過(guò)往 12 個(gè)月財(cái)務(wù)資料； 3) 客戶資料管理部門(mén)詳細(xì)提供過(guò)往 12 個(gè)月電費(fèi)和水費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的明細(xì)資料。 4) 各部門(mén)提供下一年度的費(fèi)用預(yù)算開(kāi)支計(jì)劃； 5) 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計(jì)劃與調(diào)資計(jì)劃表。 編制要求 1) 堅(jiān)持“以支定收 ，收支平衡”為預(yù)算原則，以發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則； 2) 根據(jù)各部門(mén)提供資料，進(jìn)行分析及計(jì)算； 3) 將計(jì)算分析出的數(shù)據(jù)資料 ,形成初稿； 4) 預(yù)算編制按規(guī)定格式進(jìn)行，對(duì)于預(yù)算中的項(xiàng)目須附上注解，并提交總物業(yè)經(jīng)理審核； 5) 提交發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批； 6) 發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批通過(guò)后貫徹執(zhí)行。 資料處理 1) 用于編制年度預(yù)算的資料應(yīng)進(jìn)行歸檔登記； 2) 年度預(yù)算執(zhí)行完成后，應(yīng)與實(shí)際數(shù)進(jìn)行對(duì)比分析，并作為預(yù)算附件資料，連同預(yù)算資料一齊保存。 5 借款管理制度 借款僅限于支付本物業(yè)的運(yùn)行費(fèi)用，不得為其他項(xiàng)目 /物業(yè)墊付。 借款 人員憑已批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行借款。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行，不得超出中國(guó)人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。 借款人應(yīng)填寫(xiě)借款申請(qǐng)單，經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金，借款人應(yīng)及時(shí)拿發(fā)票結(jié)賬或者返還現(xiàn)金，一般不得超過(guò)當(dāng)月月底財(cái)務(wù)結(jié)賬之前。 經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，由出納通知借款人領(lǐng)取現(xiàn)金。 借款清算報(bào)銷(xiāo)后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。 大廈總物經(jīng)理能夠授權(quán)批準(zhǔn)支付現(xiàn)金或者現(xiàn)金借款金額為 RMB1000（含 1000）元以下的款項(xiàng)，超過(guò)此標(biāo)準(zhǔn)支出現(xiàn)金必須由總公司 Head of MS 簽字批準(zhǔn)方可支出款項(xiàng)。 6 現(xiàn)金管理制度 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。 嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定管理現(xiàn)金，嚴(yán)格分清收支兩條線。 做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管工作，現(xiàn)金必須放在公司的保險(xiǎn)箱里，同時(shí)啟用保險(xiǎn)柜的自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動(dòng)密碼鎖，確保其安全。對(duì)指定使用備用金的人員，必須進(jìn)行定期檢查、核對(duì)，庫(kù)存現(xiàn)金不得超過(guò)核定的限額。 建立和健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，賬款相符，杜絕白條抵庫(kù)或賬外現(xiàn)金，不私自設(shè)立“小金庫(kù)”。 對(duì)超 過(guò)現(xiàn)金收付限額以上的收付款項(xiàng)，必須通過(guò)銀行結(jié)算。 對(duì)于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000 元以上 50,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班陪同前往；送存金額在人民幣 50,000 元以上 100,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班及 1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣 100,000元以上的請(qǐng)由保安經(jīng)理派車(chē)陪同送存。 現(xiàn)金使用范圍：職工工資、津貼；個(gè)人勞動(dòng)報(bào)酬；根據(jù)國(guó)家規(guī)定頒發(fā)給個(gè)人的科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、體育等各項(xiàng)獎(jiǎng)金；各種勞保、福利費(fèi)用以及國(guó)家規(guī)定的對(duì)個(gè)人其他支出；向個(gè)人 收購(gòu)農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款；出差人員隨身攜帶的差旅費(fèi)；零星支出；中國(guó)人民銀行確定支付現(xiàn)金的其他支出。 現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)程序 1) 由申請(qǐng)人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)明細(xì)表，表中應(yīng)列明報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目、報(bào)銷(xiāo)金額，并不得涂改，經(jīng)過(guò)涂改的報(bào)銷(xiāo)單將被視為無(wú)效； 2) 報(bào)銷(xiāo)明細(xì)單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，發(fā)票上應(yīng)列明采購(gòu)物品的數(shù)量、單價(jià)、金額，若發(fā)票金額為合計(jì)數(shù)，須附有由供貨方開(kāi)具購(gòu)物明細(xì)單；需要強(qiáng)調(diào)的是所有報(bào)銷(xiāo)單后附的發(fā)票必須是符合國(guó)家各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國(guó)家規(guī)定發(fā)票，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)人任何報(bào)銷(xiāo)。 3) 報(bào)銷(xiāo)單需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)經(jīng)理、大廈 總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)，并由財(cái)務(wù)部出納對(duì)發(fā)票的合法性進(jìn)行初步審核； 4) 報(bào)銷(xiāo)明細(xì)單經(jīng)總公司物業(yè)財(cái)務(wù)部、物業(yè)部副董事及總公司物業(yè)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后由出納通知報(bào)銷(xiāo)人領(lǐng)款； 5) 當(dāng)月費(fèi)用盡量當(dāng)月報(bào)銷(xiāo)； 項(xiàng)目每月向總公司申請(qǐng)的零用現(xiàn)金，包括：日常零用現(xiàn)金、誤餐補(bǔ)助、離職員工工資等，每月定期支付日期是 15 日和 25 日，并且所有的申請(qǐng)匯總后，直接通過(guò)銀行劃轉(zhuǎn)至項(xiàng)目總物業(yè)經(jīng)理賬戶，然后，項(xiàng)目出納從總物業(yè)經(jīng)理的賬戶提取現(xiàn)金支付員工的各項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)。 7 銀行管理制度 銀行支票管理制度 1) 購(gòu)買(mǎi)開(kāi)戶行支票 2) 支票付款申請(qǐng) a 項(xiàng)目執(zhí)行程序 付款申請(qǐng)單填 寫(xiě)； 付款合同； 支付款項(xiàng)報(bào)價(jià)； 采購(gòu)申請(qǐng)表； 材料物品入庫(kù)單； 必要的解釋說(shuō)明； b 總公司執(zhí)行程序 送總公司時(shí)登記電腦記錄； MS 財(cái)務(wù)審查付款申請(qǐng)資料； 進(jìn)入支票簽字流程； 項(xiàng)目取回簽署完畢支票登記； 項(xiàng)目執(zhí)行付款 3) 支票付款登記 網(wǎng)上銀行管理制度 1) 物業(yè)管理項(xiàng)目的管理 a 收款程序 b 收款依據(jù) 合同約定； 收款賬單； 繳費(fèi)通知單； 公示的服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)； c 收款方式 現(xiàn)金收款，只限于人民幣現(xiàn)金，不包括任何外幣現(xiàn)金； 支票收款，包括人民幣支票和人民銀行允許在中國(guó)進(jìn)行交易的外幣支票，例如：美元支票、港幣支票等，然后執(zhí)行 簽字背書(shū)程序； 電子收款，所有幣種與支票使用幣種相同； 刷卡支付，除在中國(guó)境內(nèi)流通的各種國(guó)內(nèi)銀行簽發(fā)的信用卡和借記卡外，外卡的卡種只限于 Master， Visa，大來(lái)卡等國(guó)際通用的信用卡。 d 收費(fèi)確認(rèn) 開(kāi)具稅務(wù)發(fā)票； 開(kāi)具收款收據(jù)； e 填寫(xiě)銀行進(jìn)賬單 正確填寫(xiě)進(jìn)賬單名稱； 正確填寫(xiě)網(wǎng)上銀行的賬號(hào)； 正確填寫(xiě)進(jìn)賬單金額，包含 RMB、 USD、 HKD 等； f 回單確認(rèn)與網(wǎng)上銀行余額查詢相符 2) 付款程序 a 填寫(xiě)完整的付款申請(qǐng)書(shū) 寫(xiě)清具體付款內(nèi)容或者服務(wù)項(xiàng)目； 相關(guān)合同、貨比三家分析、招標(biāo)分析、報(bào)價(jià)單等； 8 國(guó)地稅的正式發(fā)票； 必要 的解釋說(shuō)明； b 付款審批流程 c 確認(rèn)審批流程執(zhí)行完畢 確認(rèn)公司各類管控人員簽字確認(rèn)同意，并且所有付款需要的檔案資料齊全； d 總公司財(cái)務(wù)提交付款申請(qǐng) 所有的審批流程自行完畢，由 MS 財(cái)務(wù)部統(tǒng)一將各項(xiàng)目的付款申請(qǐng)錄入網(wǎng)上銀行付款系統(tǒng)，等待總公司相關(guān)人員簽批； e MS