【正文】 佳程廣場管理處 財務(wù)部管理制度匯編 目錄 財務(wù)基本原則 1 財務(wù)公開監(jiān)督制度 2 財務(wù)預(yù)算制定 4 借款管理制度 5 現(xiàn)金管理制度 6 銀行管理制度 7 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 10 庫存管理制度 12 固定資產(chǎn)管理制度 14 存入保證金管理 15 內(nèi)部往來管理 16 公共事業(yè)費繳款流程 17 代收代繳費用管理 18 有償服務(wù)收費管理 19 管 理費支出管理規(guī)定 20 應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度 21 維修基金管理制度 22 印章使用制度 23 會計檔案管理規(guī)定 24 物業(yè)管理公司財務(wù)交接項目明細(xì) 26 停車場收費管理制度 27 汽車加油 IC 卡管理制度 29 確定采購類別 30 收費管理制度 33 1 財務(wù)基本原則 北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。每個項目接受委托后，有自己獨立的銀行賬戶，管理費收 取標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)物業(yè)管理委托合同的約定或者經(jīng)過業(yè)主同意的約定收費標(biāo)準(zhǔn)。項目（大廈）的日常運營費用從管理費的收入中支出，管理費有盈余的歸屬共同業(yè)主所有，運營不足的由共同業(yè)主承擔(dān)。 項目核算適用的會計制度為：外商投資企業(yè)會計制度 。 項目核算適用會計處理原則是：權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。 項目（大廈）所有的運營費用，將按照投標(biāo)或年初時的項目預(yù)算進行控制、分 配以及預(yù)提，每月的營業(yè)稅金通過仲量聯(lián)行北京總公司代繳。 管理者酬金收取，采用按月收取約定的金額或者約定的比例；而有關(guān)管理者酬金的收取比例和金額依照委托管理合同中的有關(guān)條 款執(zhí)行。 管理費收取標(biāo)準(zhǔn)確定的原則：仲量聯(lián)行管理的項目，管理費收取的標(biāo)準(zhǔn)采取以支定收的原則，根據(jù)項目每年所做出的運營預(yù)算來確定管理費收取的價格。如果是補貼式經(jīng)營的，按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。 應(yīng)收賬款不計提壞賬準(zhǔn)備，采用實際轉(zhuǎn)銷法進行賬務(wù)處理。 固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。 2 財務(wù)公開監(jiān)督制度 制定財務(wù)管理公開監(jiān)督制度，是為增加財務(wù)管理的透明度，真正體現(xiàn)物業(yè)管理的公開、公平、公正的市場競爭機制。 年度預(yù)算編報的規(guī)定 1) 物業(yè)管理公司每年的財務(wù)預(yù)算編報必須遵循“量出而入，以支定收，收支平 衡”的基本原則 。 2) 年度預(yù)算中費用支出特定項目的變動程度，如員工薪金、福利增減的變動幅度等，將結(jié)合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定，同時，還要征得發(fā)展商 /業(yè)主委員會的同意，方能列入預(yù)算 。 3) 年度預(yù)算報表中每一項目應(yīng)附有詳細(xì)的注釋及說明 。 4) 年度預(yù)算報表須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會審批后，方可執(zhí)行。 收費標(biāo)準(zhǔn)公開化 1) 物業(yè)管理公司所有的收費標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶和發(fā)展商公開，并且在北京有關(guān)物價管理部門備案。同時，在執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按公開的收費標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費。 2) 管理費收費標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn) 收取或者按經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會審批通過。 3) 物業(yè)管理公司對客戶有償服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。各項服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費、人工費、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤。 費用支出公開化 1) 年度的各項費用開支必須控制在年度預(yù)算內(nèi)；若個別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋 。 2) 日常運行設(shè)備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對外分包的，應(yīng)通過招標(biāo)方式公平競爭，擇優(yōu)選擇承包商 3) 各項費用支出堅持?？顚Ｓ?，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。 經(jīng)營狀況與財務(wù)報表公開化 1) 每月 20 日給發(fā)展商 /業(yè)主委員會報送財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。 2) 每年度年底向發(fā)展商 /全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營成果及財務(wù)狀況。 3) 每年的財務(wù)狀況須經(jīng)會計師事務(wù)所進行年度審計，審計結(jié)果報送發(fā)展商 /業(yè)主委員會并接受所有業(yè)主的查詢。 大廈維修基金公開化 大廈維修基金是指專項用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。維修基金的來源有兩種， 所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金； 管理公司運行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時，須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會 /業(yè)主大會批準(zhǔn)。 相關(guān)財務(wù)報表 1) 資產(chǎn)負(fù)債表 2) 損益表 3 3) 現(xiàn)金流量表 4) 管理費回收率分析 5) 營運計劃與實際支出對比表 4 財務(wù)預(yù)算制定 為確保管理正常運作，提高財務(wù)收支預(yù)算的合理性及加強成本控制，制定預(yù)算制定方案。 相關(guān)職責(zé) 1) 財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財務(wù)預(yù)算，每年 11 月份著手編制下年度的財務(wù)收支預(yù)算。 2) 費用支出部門詳細(xì)提供過往 12 個月財務(wù)資料； 3) 客戶資料管理部門詳細(xì)提供過往 12 個月電費和水費統(tǒng)計表的明細(xì)資料。 4) 各部門提供下一年度的費用預(yù)算開支計劃； 5) 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計劃與調(diào)資計劃表。 編制要求 1) 堅持“以支定收 ，收支平衡”為預(yù)算原則，以發(fā)展商 /業(yè)主委員會審批的收費標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則； 2) 根據(jù)各部門提供資料，進行分析及計算； 3) 將計算分析出的數(shù)據(jù)資料 ,形成初稿； 4) 預(yù)算編制按規(guī)定格式進行，對于預(yù)算中的項目須附上注解，并提交總物業(yè)經(jīng)理審核； 5) 提交發(fā)展商 /業(yè)主委員會審批； 6) 發(fā)展商 /業(yè)主委員會審批通過后貫徹執(zhí)行。 資料處理 1) 用于編制年度預(yù)算的資料應(yīng)進行歸檔登記； 2) 年度預(yù)算執(zhí)行完成后，應(yīng)與實際數(shù)進行對比分析，并作為預(yù)算附件資料，連同預(yù)算資料一齊保存。 5 借款管理制度 借款僅限于支付本物業(yè)的運行費用，不得為其他項目 /物業(yè)墊付。 借款 人員憑已批準(zhǔn)的采購申請表進行借款。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行，不得超出中國人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。 借款人應(yīng)填寫借款申請單，經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金，借款人應(yīng)及時拿發(fā)票結(jié)賬或者返還現(xiàn)金，一般不得超過當(dāng)月月底財務(wù)結(jié)賬之前。 經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，由出納通知借款人領(lǐng)取現(xiàn)金。 借款清算報銷后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。 大廈總物經(jīng)理能夠授權(quán)批準(zhǔn)支付現(xiàn)金或者現(xiàn)金借款金額為 RMB1000（含 1000）元以下的款項，超過此標(biāo)準(zhǔn)支出現(xiàn)金必須由總公司 Head of MS 簽字批準(zhǔn)方可支出款項。 6 現(xiàn)金管理制度 物業(yè)管理公司財務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。 嚴(yán)格按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定管理現(xiàn)金，嚴(yán)格分清收支兩條線。 做好庫存現(xiàn)金的保管工作，現(xiàn)金必須放在公司的保險箱里，同時啟用保險柜的自動報警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動密碼鎖，確保其安全。對指定使用備用金的人員，必須進行定期檢查、核對，庫存現(xiàn)金不得超過核定的限額。 建立和健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，賬款相符，杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金，不私自設(shè)立“小金庫”。 對超 過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項，必須通過銀行結(jié)算。 對于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000 元以上 50,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班陪同前往；送存金額在人民幣 50,000 元以上 100,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班及 1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣 100,000元以上的請由保安經(jīng)理派車陪同送存。 現(xiàn)金使用范圍：職工工資、津貼；個人勞動報酬；根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、體育等各項獎金；各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人其他支出；向個人 收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款；出差人員隨身攜帶的差旅費；零星支出；中國人民銀行確定支付現(xiàn)金的其他支出。 現(xiàn)金報銷程序 1) 由申請人填寫報銷明細(xì)表，表中應(yīng)列明報銷項目、報銷金額，并不得涂改，經(jīng)過涂改的報銷單將被視為無效； 2) 報銷明細(xì)單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，發(fā)票上應(yīng)列明采購物品的數(shù)量、單價、金額，若發(fā)票金額為合計數(shù)，須附有由供貨方開具購物明細(xì)單；需要強調(diào)的是所有報銷單后附的發(fā)票必須是符合國家各級稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國家規(guī)定發(fā)票，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷人任何報銷。 3) 報銷單需經(jīng)申請人所在部門經(jīng)理、大廈 總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)，并由財務(wù)部出納對發(fā)票的合法性進行初步審核； 4) 報銷明細(xì)單經(jīng)總公司物業(yè)財務(wù)部、物業(yè)部副董事及總公司物業(yè)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后由出納通知報銷人領(lǐng)款； 5) 當(dāng)月費用盡量當(dāng)月報銷； 項目每月向總公司申請的零用現(xiàn)金，包括：日常零用現(xiàn)金、誤餐補助、離職員工工資等，每月定期支付日期是 15 日和 25 日，并且所有的申請匯總后，直接通過銀行劃轉(zhuǎn)至項目總物業(yè)經(jīng)理賬戶，然后，項目出納從總物業(yè)經(jīng)理的賬戶提取現(xiàn)金支付員工的各項報銷。 7 銀行管理制度 銀行支票管理制度 1) 購買開戶行支票 2) 支票付款申請 a 項目執(zhí)行程序 付款申請單填 寫； 付款合同； 支付款項報價； 采購申請表； 材料物品入庫單； 必要的解釋說明； b 總公司執(zhí)行程序 送總公司時登記電腦記錄； MS 財務(wù)審查付款申請資料； 進入支票簽字流程； 項目取回簽署完畢支票登記； 項目執(zhí)行付款 3) 支票付款登記 網(wǎng)上銀行管理制度 1) 物業(yè)管理項目的管理 a 收款程序 b 收款依據(jù) 合同約定； 收款賬單； 繳費通知單； 公示的服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)； c 收款方式 現(xiàn)金收款，只限于人民幣現(xiàn)金，不包括任何外幣現(xiàn)金； 支票收款，包括人民幣支票和人民銀行允許在中國進行交易的外幣支票，例如：美元支票、港幣支票等，然后執(zhí)行 簽字背書程序； 電子收款，所有幣種與支票使用幣種相同； 刷卡支付，除在中國境內(nèi)流通的各種國內(nèi)銀行簽發(fā)的信用卡和借記卡外，外卡的卡種只限于 Master， Visa，大來卡等國際通用的信用卡。 d 收費確認(rèn) 開具稅務(wù)發(fā)票； 開具收款收據(jù)； e 填寫銀行進賬單 正確填寫進賬單名稱； 正確填寫網(wǎng)上銀行的賬號； 正確填寫進賬單金額，包含 RMB、 USD、 HKD 等； f 回單確認(rèn)與網(wǎng)上銀行余額查詢相符 2) 付款程序 a 填寫完整的付款申請書 寫清具體付款內(nèi)容或者服務(wù)項目； 相關(guān)合同、貨比三家分析、招標(biāo)分析、報價單等； 8 國地稅的正式發(fā)票； 必要 的解釋說明； b 付款審批流程 c 確認(rèn)審批流程執(zhí)行完畢 確認(rèn)公司各類管控人員簽字確認(rèn)同意，并且所有付款需要的檔案資料齊全； d 總公司財務(wù)提交付款申請 所有的審批流程自行完畢，由 MS 財務(wù)部統(tǒng)一將各項目的付款申請錄入網(wǎng)上銀行付款系統(tǒng)，等待總公司相關(guān)人員簽批； e MS