【正文】 代收款 項的條件做出明確規(guī)定： 1) 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。 3) 代收款項到達(dá)管理公司的賬戶后，收款人才能向管理公司申請支取款項。管理公司將按發(fā)票上的財務(wù)章的名稱作為付款支票的抬頭。銀行收取的手續(xù)費以及代收款項屬于外 幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理處不予承擔(dān)。 工作程序 1) 先服務(wù)后收費 a 管業(yè)部對客戶所需維修項目的相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)填寫記錄并輸入電腦，根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務(wù)價目表標(biāo)準(zhǔn)計費后填入維修單 。 其他要求 1) 維修人員對客戶提供服務(wù)后，不能直接向客戶收取現(xiàn)金，更不能接受客戶的小費或其他饋贈物品 。 18 管理費支出管理規(guī)定 管理費的支出應(yīng)體現(xiàn)管理費“取之于客戶，用之于客戶”的原則。 管理費主要支出項目 1) 共用設(shè)備、設(shè)施的維修及保養(yǎng)費； 2) 公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費用； 3) 公共區(qū)域綠化費及節(jié)日裝飾費； 4) 公共區(qū)域清潔、殺蟲費用； 5) 管理人員支出，包括工資、福利、制服及裝備等； 6) 物業(yè)管理公司酬金（按管理合同規(guī)定）； 7) 大廈保險費； 8) 審計費、律師費及聘請專業(yè)人員費用； 9) 固定資產(chǎn)折舊費； 10) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用； 11) 稅費； 12) 行政辦公費用； 13) 其他為管理的合理支出。 3) 每年度管理費開支原則上應(yīng)按照預(yù)算項目執(zhí)行； 4) 凡發(fā)生與會計制度和稅法相違背的費用支出嚴(yán)禁在管理費中列支； 5) 財務(wù)部負(fù)責(zé)對每年度管理費支出用途進(jìn)行審核和監(jiān)督。為規(guī)范應(yīng)急及不可預(yù)測費用的使用和管理，結(jié)合實際情況，特制定本管理制度。 2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用不單獨設(shè)立專戶儲存，但賬務(wù)處理時，單獨列示反映。 2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應(yīng)急費用或者意外損失，更側(cè)重于社會公共物品的支出，如預(yù)防 SARS 購買的各種消毒用品用具；某些恐怖活動造成的損失等。 2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用的結(jié)余部分將作為以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。 基金來源 所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金； 管理公司運行的盈余；物業(yè)管理公司需要使用維修基金時，須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主大會 /業(yè)主委員會批準(zhǔn)和書面授權(quán)。 基金使用管理 維修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計劃，經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主大會 /業(yè)主委員 會審定后實施，且使用時不能超出審批限額，如若超出需要單獨向發(fā)展商 /業(yè)主大會 /業(yè)主委員會申請。 2) 物業(yè)管理公司應(yīng)及時向發(fā)展商 /業(yè)主大會 /業(yè)主委員會反映其增減變動情況，在財務(wù)報告中予以說明；其結(jié)余情況應(yīng)報送發(fā)展商 /業(yè)主大會 /業(yè)主委員會，接受業(yè)主監(jiān)督。 對開據(jù)的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖專用章，報銷的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。 22 會計檔案管理規(guī)定 針對會計檔案的重要性，根據(jù)企業(yè)會計管理規(guī)定，制定以下管理規(guī)定。具體包括： 1) 會計憑證類 :原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證 。 3) 報告類：月度、季度 、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告 。 項目每年形成的會計檔案由財務(wù)部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊 ,并編制會計檔案保管清冊。期滿之后，由財務(wù)部專人保管并且存放于專用的保管地點。如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，方可代查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 會計檔 案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限為 10 年、 15 年兩類。會計檔案的具體名稱如有同本規(guī)定附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。 2) 總物業(yè)經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見 。 4) 監(jiān)銷人在監(jiān)銷會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總物業(yè)經(jīng)理。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。 23 物業(yè)管理公 司財務(wù)交接項目明細(xì) 應(yīng)收賬款和其他應(yīng)收款清單（明細(xì)到每個單元）。 與應(yīng)付款項相關(guān)的合同或協(xié)議以及采購申請（要有合同清單）。 保險合同以及保險繳費單。 賬單的發(fā)送清單（明細(xì)到每一個單元）。 維修基金清單包括相關(guān)的用途和金額。 24 停車場收費管理制度 本規(guī)定僅適用于北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所管理的物業(yè)項目，此項規(guī)定的前提為，停車場的硬件環(huán)境已經(jīng)達(dá)到收費條件；停車場的實際情況已經(jīng)在相關(guān)部門備案，并且得到符合經(jīng)營條件的批復(fù)；收費標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)對外公示。 收費方式 根據(jù)委托經(jīng)營協(xié)議中的相關(guān)費用收取標(biāo)準(zhǔn)，具體有以下及種情況： 1) 時租收費方式，時租收費方式是指根據(jù)對外公示的收 費標(biāo)準(zhǔn)，按照時間計算收費金額。此種方式包括兩種情況，一是租金中包含車位管理費；二是租金中不包含車位管理費。 發(fā)票管理 根據(jù)租賃合同中界定的租金包含內(nèi)容的不同，發(fā)票的出據(jù)人不同，具體情況如下： 1) 時租收費，時租收費的方式所使用的發(fā)票為北京市地方稅務(wù)局統(tǒng)一印制的停車收費定額發(fā)票；此種發(fā)票只有有停車服務(wù)經(jīng)營許可證的企業(yè)才能夠領(lǐng)用 ，所以由我司直接向北京市地方稅務(wù)局申領(lǐng)，并由車輛收費員直接提供給停車人。 3) 未租賃停車位的每月管理費由產(chǎn)權(quán)人承擔(dān)，管理公司直接向其收取管理費。 2) 適合月租和未租賃收費標(biāo)準(zhǔn)的客戶，必須到管理公司財務(wù)部或者產(chǎn)權(quán)人處交費，不能通過車場 管理人員交納。 5) 車場管理員每天要到財務(wù)部結(jié)算當(dāng)天的收費金額，同時領(lǐng)取相應(yīng)的定額發(fā)票。 7) 車場保安員和保安領(lǐng)班，有權(quán)監(jiān)督車場收費員的收款行為，如果出現(xiàn)徇私 舞弊行為，管理處除了追償損失之外，還要追究其法律責(zé)任，同時，立即從公司除名。 26 汽車加油 IC 卡管理制度 鑒于現(xiàn)在項目使用的車輛不斷增加，為了能夠更好的為公司提供服務(wù)，減輕每位司機墊付資金的壓力，同時，加強公司的車輛管理、完善項目報銷管理制度，便于從總量上控制汽車日常耗油情況，財務(wù)部結(jié)合北京市規(guī)定取消油票使用的規(guī)定，建議每個有車輛的項目購買車輛加油 IC 卡，司機 以按月充值的形式加油。 28 日前，司機須將當(dāng)月加油情況上報至項目財務(wù)部，需要提交機打發(fā)票（特殊情況除外，如出差至外地不能夠使用 IC 卡 情況），需要提供車輛行駛里程和每次加油的具體情況（即加油清單）。 ，分析其消耗的合理性，按時填 報“汽車耗油量分析表”，并及時反饋信息給大廈總物業(yè)經(jīng)理及總公司。 27 確定采購類別 采購類別整體可以分為五部分，即分包服務(wù)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、工程維修材料、外部專業(yè)服務(wù)以及行政 /辦公用品。選聘了專業(yè)的保潔服務(wù)公司，可以不需要單獨購買各類保潔設(shè)備及承擔(dān)設(shè)備折舊 、不需要支付人員招聘成本進(jìn)而降低成本；由于保潔公司為每一個項目在提供服務(wù)期間上了責(zé)任保險，所以，在每一個項目由于保潔服務(wù)人員過失造成的損失，由保潔服務(wù)公司承擔(dān)，這樣就分?jǐn)偤徒档土诉\營風(fēng)險。聘任專業(yè)的保安服務(wù)公司可以保證保安服務(wù)人員的素質(zhì)，避免保安人員水平參差不齊以及降低由于水平較低進(jìn)行的培訓(xùn)成本。 4) 電梯操作，主要針對的是工程未全部完工或者客戶提出特別的要求，需要此項服務(wù)。量體裁衣或者提供統(tǒng)一市場號碼標(biāo)準(zhǔn)制作的工裝，穿上工裝以后使所有的員工充滿自信。 8) 清運生活垃圾，建議由環(huán)衛(wèi)局承擔(dān)。 10) 綠化服務(wù) 11) 花卉租擺 12) 其他 設(shè)備維護(hù)屬于專業(yè)性非常強業(yè)務(wù)范圍，每一個維護(hù)項目都需要專業(yè)的服務(wù)公司提供強有力的協(xié)作。同時，專業(yè)公司的現(xiàn)場維護(hù)人員，必須是持證上崗，有良好的服務(wù)意識。因為電力對整個 項目所有設(shè)備的正常運行至關(guān)重要，所以從業(yè)人員必須持有電力部門核發(fā)的專業(yè)上崗證和專業(yè)技能。 3) 中控系統(tǒng)，專業(yè)公司的服務(wù)可以使系統(tǒng)保持穩(wěn)定，并且可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)潛在的問題，充分發(fā)揮系統(tǒng)的功效。 5) 通訊系統(tǒng)，通訊系統(tǒng)包括保安對講系統(tǒng)、大廈整體通訊系統(tǒng)，對外分包的主要目的是 28 此項服務(wù)的專業(yè)性很強，各種數(shù)據(jù)險繁多，需要專業(yè)的技術(shù)人員和專業(yè)的設(shè)備進(jìn)行檢測和維護(hù)。 6) 消防系統(tǒng)，消防系統(tǒng)屬于特種專業(yè)技能范疇，所有的消防設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，按照國家政府相關(guān)部門的要求，必須是持有政府相關(guān)部門核發(fā)專業(yè)資質(zhì)的公司提供，消防系統(tǒng)的架構(gòu)發(fā)生變化時需要專業(yè)的公司進(jìn)行設(shè)計和申報審批。所以在選擇供應(yīng)服務(wù)商時，需要對其進(jìn)行嚴(yán)格的審查。 7) 給排水系統(tǒng)，此系統(tǒng)包括冷水、熱水、直飲水、中水處理系統(tǒng)以及相關(guān)的輔助系統(tǒng)，此系統(tǒng)的供應(yīng)商為單一的政府 壟斷服務(wù)，但是，相關(guān)的服務(wù)輔助系統(tǒng)的供應(yīng)服務(wù)商可以進(jìn)行相應(yīng)的選擇，例如：水箱清洗、化糞池清洗等。 8) 空調(diào)系統(tǒng)，空調(diào)系統(tǒng)大致可以分為三種形式，即中央空調(diào)、戶式中央空調(diào)、分體式空調(diào)，但是，空調(diào)系統(tǒng)的專業(yè)性十分強，品牌的不同，空調(diào)的構(gòu)造有所不同，所以，在選擇空調(diào)系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)服務(wù)商時，一定要有專業(yè)性。 9) 衛(wèi)星電視系統(tǒng)，此系統(tǒng)主要側(cè)重的式公寓項目，其包括：境內(nèi)外電視節(jié)目的接收、系統(tǒng)設(shè)備維護(hù)、系統(tǒng) 線路維護(hù)等，由于境外電視節(jié)目屬于國家限制接收范疇，所以，需要進(jìn)行特別的申請。 10) 俱樂部設(shè)備，俱樂部的設(shè)備包括：泳池清潔設(shè)備、水質(zhì)檢測設(shè)備、健身設(shè)備、球類設(shè)備設(shè)施等，由專業(yè)的公司提供相關(guān)的設(shè)備設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)，可以提高設(shè)備的使用率，同時，為客戶提供專業(yè)的設(shè)備操作指導(dǎo)。 12) 供水、供熱外網(wǎng)管道維護(hù)（政府指令）。 14) 其他 /辦公用品 1) 印刷品，包括名片印刷、各類運營紀(jì)錄本印刷 以及每個項目提供個性化服務(wù)需要的表格印刷等。 3) 辦公設(shè)備維保，辦公設(shè)備主要是項目辦公使用的電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等定期維護(hù)保養(yǎng)，以及電腦的應(yīng)急服務(wù)等，另外，公司的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)和電子郵件系統(tǒng)維護(hù)也屬于設(shè)備維護(hù)范疇。 5) 專業(yè)書刊，指物業(yè)管理方面的專業(yè)書刊、雜志、期刊；工程技術(shù)、會計、安全規(guī)范等專業(yè)性的書刊雜志；有利于提高各項服務(wù)水平的刊物等。 7) 其他 工程材料的供應(yīng)商需要有品種齊全、貨源充足的產(chǎn)品提供，項目維修材料的供應(yīng)商大致可以范圍三個檔次，即高等檔次，能夠提供高檔次各類維護(hù)維修材料及各種世界知名品牌；中等檔次，能夠提供各類國內(nèi)知名品牌同時確保產(chǎn)品的質(zhì)量；低檔次，能夠提供普通居民使用的易耗產(chǎn)品，僅僅滿足大廈的臨時需要。為了體現(xiàn)物業(yè)管理的公 開、公正的原則，每個項目在年底時需要聘請專業(yè)的審計公司進(jìn)行審計，同時，審計公司要發(fā)表獨立的審計意見，并且向所有的業(yè)主公示。 3) 其他 30 收費管理制度 ： 1) 物業(yè)管理費：實行上收費的原則，即本月的月中或月底收取下月的管理費，收費標(biāo)準(zhǔn)見附表 。 3) 電費： 實行下收費的原則，既每月發(fā)送出的 賬單 是上月的電費，收費標(biāo)準(zhǔn) 見附表 。 2) 每月 20 日發(fā)送本月的催款單，通知客戶如不付款將要采取計收滯納金和采取強制措施。 2) 收取現(xiàn)金時，要與客戶當(dāng)面點清，防止假幣 。 ： 1) 每月 10 日前報出上月財務(wù)報表，報送物業(yè)總經(jīng)理、總公司 及開發(fā)商財務(wù)部，并留存開發(fā)商簽收作為報表呈送