【正文】 握決定訂購數(shù)量時，采購人員不應(yīng)采購供應(yīng)商希望的數(shù)量，否則一旦存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費。如果沒有相同商品的市價可查，應(yīng)參考類似商品的市價。超市在客戶心目中的形象就是高質(zhì)量低價格，若采購人員對任何其所擬采購的商品，以進價加上超市合理的毛利后，若自己判斷該價格無法吸引客戶購買時，就不應(yīng)向該供應(yīng)商采購。 ? 對于某些商品若有銷售潛力，但卻無合適的包裝 時，采購人員應(yīng)積極說服供應(yīng)商制作此種包裝，供超市銷售。 ? 設(shè)計良好的內(nèi)包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉(zhuǎn)，國內(nèi)生產(chǎn)的產(chǎn)品在這方面比較差，采購人員應(yīng)指導(dǎo)供應(yīng)商在這方面改善，以利彼此的銷售。 ? 外包裝若不夠堅固，倉儲運輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。內(nèi)包裝是用來保護、陳列、或 說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。對于瑕疵品或倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在談判時應(yīng)要求退貨或退款。 ? 綠色產(chǎn)品證 書 。 ? 衛(wèi)生許可證 。 ? 質(zhì)量檢測報告 。 1 簽訂采購合同 1談判的項目 超市采購人員經(jīng)常必須談判的項目有下列諸項： ? ? 質(zhì)量 ? 交貨期 ? ? 包裝 ? 交貨應(yīng)配合事項 ? ? 價格 ? 售后服務(wù)保證 ? ? 訂購量 ? 促銷活動 ? ? 折扣 ? 廣告贊助 ? ? 付款條件 ? 進貨獎勵 1談判的策略 1） 質(zhì)量 質(zhì)量的傳統(tǒng)解釋是“好”，或“優(yōu)良”，對超市采購人員而言，質(zhì)量的定義應(yīng)是：“符合買賣雙方所約定的要求或規(guī)格就是好的質(zhì)量”。 為提高市場占有率之供應(yīng)商，供貨意愿較高。 ? 貪得無厭。 ? 倉促草率。 ? 過分沉默。 ? 不留情面。 ? 自鳴得意。 ? 缺乏警覺。 談判的十二戒 采購人員若能避免下列十二戒，談判成功的機會大增。 ? 不要誤認為 50/50 最好：有些采購人員認為談判的結(jié)果是 50/50 最好，彼此不傷和氣，這是錯誤的想法。 ? 以退為進：有些事情可能超出采購人員的權(quán)限或知識范圍，采購人員不應(yīng)操之過急，裝出自己有權(quán)或了解某事，做出不應(yīng)作的決定，此時不妨以退為進，與主管或同事研究或弄清事實情況后，再答復(fù)或決定也不遲，畢竟沒有人是萬事通的。事實證明，大部分成功的采購談判都是要在彼 此和諧的氣氛下進行才可能達成。采購人員知道這一點應(yīng)盡量讓他們講，從他們的言談及肢體語言之中，采購人員可聽出他們優(yōu)勢與缺點，也可了解他們的談判立場。故采購人員應(yīng)盡量肯定對方，稱贊對方，給對方面子因而對方也會愿意給面子。 ? 必要時轉(zhuǎn)移話題：若買賣雙方對某一細節(jié)爭論不休， 無法談攏，有經(jīng)驗的采購人員會轉(zhuǎn)移話題，或喝個茶暫停，以緩和緊張氣氛。 ? 盡量在超市辦公室內(nèi)談判：在自己的公司內(nèi)談判除了有心理上的優(yōu)勢外，還可隨時得到其他同事、部門或主管的必要支援同時還可節(jié)省時間與旅行的開支。采購人員應(yīng)避免與沒權(quán)決定事務(wù)的人談判，以免浪費自己的時間，同時可避免事先將自身的立場透露給對方。 ? 只與有權(quán)決定的人談判：超市的采購人員接觸的對象可能有：業(yè)務(wù)代表、業(yè)務(wù)各級主管、經(jīng)理、協(xié) 理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、或董事長，看供應(yīng)商的規(guī)模大小而定。 ? 談判時要避免談判破裂：有經(jīng)驗的采購人員，不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點退路，以待下次談判達成協(xié)議。談判高手通常都愿意花時間去研究這些技巧，以求事半功倍，下列談判技巧值得超市采購人員研究： ? 談判前要有充分的準備：知已各彼，百戰(zhàn)百勝，成功的談 判最重要的步驟就是要先有充分的準備。 ? 相互之間的準備工作。 ? 成本的因素。 談判的有利與不利的因素 談判有些因素對采購人員或供應(yīng)商而言是有利的或是不利的，采購人員應(yīng)設(shè)法先研究這些因素： ? 市場的供需與競爭的狀況。若某次談判采購人員讓供應(yīng)商吃了悶虧或大虧，供應(yīng)商若找到適當時機時，也會利用各種方式回敬 采購人員。 ? 對于合作良好的供應(yīng)商，則應(yīng)給予較多的訂單或其他的方式來獎勵，畢竟買賣雙方要互利，才可維持長久的關(guān)系。 供應(yīng)商的表現(xiàn) ? 表現(xiàn)不良的供應(yīng)商往往會影響到賣場的業(yè)績及利潤，并造成顧客的不滿。 ? 不切實際的交貨期將危害供應(yīng)商的商品質(zhì)量，并增加他們的成本，間接會使供應(yīng)商價格提高。大多是因為： ? 采購人員訂貨時間太短，供應(yīng)商生產(chǎn)無法配合。數(shù)家競標時，采購人員應(yīng)選擇兩三家較低標的供應(yīng)商，再分別與他們談判，求得公平而合理的價格。 公平而合理的價格 談判可單獨與供應(yīng)商進行或由數(shù)家供應(yīng)商競標的方式來進行。 ? 說服供應(yīng)商給超市最大的合作。 ? 要使供應(yīng)商按合約規(guī)定準時與準確地執(zhí)行合約。 ? 談判與球賽或戰(zhàn)爭之不同在于，在球賽或戰(zhàn)爭中只有一個贏家，另一個是輸家；在成功的談判里，雙方都是贏家，只是一方可能比另一方多贏一些，這種情況是商業(yè)的常事，也就是說談判技巧較好的一方理應(yīng)獲得較多的收獲。成功的談判是一種買賣之間經(jīng)過計劃、檢討、及分析達成互相接受 的協(xié)議或折中方案。 第五章 供應(yīng)商與談判 談判的定義 ? “談判”，或有些人稱這為“協(xié)商”或“交涉”，是擔任采購工作最吸引人的部分之一。 單品 ? 單品是商品分類中不能進一步細分的、完整獨立的商品品項。 ? 按商品口味劃分。 ? 按商品成份分類。 ? 按規(guī)格包裝劃分。 主要分類標準有： ? 按功能用途劃分。如水果蔬菜這個大分類下，可細分出國產(chǎn)水果與進口水果的中分類。如畜產(chǎn)品這個大分類下，可細分出熟肉制品的中分類，包括咸肉、囂肉、火腿、香腸等。如日配品這個大分類下，可分出牛奶、豆制品、冰品、冷凍食品等中分類。各中分類間屬關(guān)連性分類，商品關(guān)連性不強，但陳列配置上最容易被使用，也是經(jīng)營分析上之重點分析方向。為了便于管理，超級市場的大分類一般以不超過 30 個為宜。 大分類 大分類是超級市場最粗線條的分類。 需要說明的是，商品分類并沒有統(tǒng)一固定的標準，各超市公司可根據(jù)市場和自身的實際情況對商品進行分類。但對于新產(chǎn)品或促銷品，超市應(yīng)事先與供應(yīng)商有所約定，若在一定時間內(nèi)的銷售量無法達到供應(yīng)商建議的數(shù)量，超市有權(quán)在保留部分供銷售之庫存后，將其余的存貨退還供應(yīng)商。相反，不懈的挖掘質(zhì)優(yōu)價廉的商品，提供超 值的服務(wù)，才是商品采購的最高境界。 ? 超市是面對大眾消費者，其商品應(yīng)以中低檔為主。 質(zhì)量 ? 質(zhì)量良好的商品是買賣的基礎(chǔ)，質(zhì)量必須是物有所值，絕對不可采購不良率高的商品，絕對不允許因滿足低價位的要求而直接采購低質(zhì)量的商品。 結(jié)構(gòu) ? 無論什么種類的商品，都存在著一個組織結(jié)構(gòu)，通常賣場中的商品群，主要由大眾認同的暢銷品（主力商品）；認同度較低，但價格有優(yōu)勢或者有個性的誘導(dǎo)性商品（補助商品）；強調(diào)款式及附加值的品位商品（觀賞商品）等三部分構(gòu)成。通常的原則如下： 種類 ? 商品種類力求齊全，品項力求寬廣， 應(yīng)選擇 80%客戶群需要的商品，避免選擇“冷門”的商品，盡量以回轉(zhuǎn)快、銷售量大的商品為主力。 11）報損商品流程 采購確定報損商品 理貨員填寫報損清單 采購、店長、經(jīng)理簽字審批 微機室錄入報損清單并簽字 驗收員、庫管員進行整理出庫 保安部監(jiān)督報損商品的銷毀 店長填寫報損商品匯總審批表 交給財務(wù)科簽收做賬項處理 12）清場商品流程 淘汰供應(yīng)商的清場必須認真、全面。 10）換貨流程 ? 理貨員填寫換貨單，連同換貨商品轉(zhuǎn)至庫房退貨區(qū)，庫管員、理貨員雙方驗貨簽字確認。 ? 退貨憑證，底聯(lián)交給供應(yīng)商，第一聯(lián)同《審批表》同退貨匯總一同交往財務(wù)科，在結(jié)款時 扣出返貨款。 ? 經(jīng)采購確認后，由財務(wù)部結(jié)算員對此表審核簽字，確認供應(yīng)商貨款可供退貨 ? 理貨員持店長、采購簽字的《商品退調(diào)返廠審批表》，然后將退貨商品返至倉庫退貨區(qū)，并將《審批表》交至庫管員驗收數(shù)量，理貨員和庫管雙方在《審批表》上簽字確認。 ? 注：核對生產(chǎn)日期的時候，是否有雙 日期和改日期的現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)，正批貨拒收。 ? 第五部 核對商品的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期。 ? 第三步 核對商品條碼與訂單所寫條碼是否一致，如發(fā)現(xiàn)不一致，要用微機核對一下，是否是一品多碼，確認此商品條碼是否是相應(yīng)的一品多碼，如果不是一品多碼，看一下是否是自制條碼（ 0000 開頭）散貨為（ 28 開頭）。 驗貨六步 ? 第一步 核對廠商出庫單與訂單的進貨金額。 ? 對變質(zhì)、破損、頂期或已過保質(zhì)期的商品拒收。 ? 認真核查商 品規(guī)格，訂單上的規(guī)格與實物規(guī)格是否一致，有無以小充大現(xiàn)象。 ? 認真核對訂單上所開列的商品品名、規(guī)格、條碼與實物是否相符。 ? 如此供應(yīng)商有返貨，則先進行返貨，再進行收貨。 注： ? 如供應(yīng)商因特殊情況不能當時取走單據(jù)，收貨部正常履行手續(xù)，將簽字齊全的單據(jù)登記留存，待供應(yīng)商取走。 ? 收貨員、理貨員、供應(yīng)商三方按驗收標準逐一驗收，收貨員在采購訂單上手工標注 實收數(shù)量，確認無誤后，收貨員、理貨員，供應(yīng)商三方在采購訂單上簽字，收貨員將采購訂單交至錄入員處。 ? 采購助理將訂單轉(zhuǎn)給門店收貨部，并做訂單登記。 ? 采購助理對請貨單進行編輯后生成訂單，并對其審核，通知微機室進行通訊。 ? 當班店長根據(jù)賣場內(nèi)該商品的陳列貨位的缺貨情況和該商品的庫存進行審核，并對缺貨原因進行核實，同時在請貨單上簽字確認并標明加急字樣 。 ? *對于促銷檔期有庫存的商品需要采取“假進假退”方式處理。 ? 采購經(jīng)理審核首張?zhí)貎r商品訂貨單并進行確認。 ? 由各店店長，依據(jù)日均銷售量以及庫存量，對促銷單上特價商品的補貨數(shù)量進行確認 。 4） 特價商品訂貨流程： 商品部 審核 庫管 庫管 電子訂貨業(yè)務(wù) 店長 編輯訂單 采購助理 審核 采購經(jīng)理 發(fā)訂單 采購助理 訂貨單 記錄表 跟蹤到貨 采購助理 到貨 記錄表 開始 商品部 了解銷售和庫存 理貨員 商品部 草制 理貨員 商品訂貨申請 ? 采購助理核實庫存量及日均銷量，由采購確定特價商品補貨數(shù)量。 ? 采購助理將訂單轉(zhuǎn)給門店收貨部，并做訂單登記。（采購訂貨數(shù)量須小于等于門店提請數(shù)量，如須增加或減少數(shù)量，采購須與門店協(xié)商確定） ? 采購經(jīng)理對編輯后的訂單進行審核。 ? 店長對要貨申請單進行審核后，通知電腦部進行通訊傳給采購部。 提出進店申請 供應(yīng)商 供應(yīng)商談判 采購員 審批意見 采購經(jīng)理 新品進場審批單 開 始 市調(diào) 發(fā)現(xiàn)需求 門店、采購 審核 商品委員會 執(zhí)行 錄 入 信息 部 商品部 打價簽 陳列 理貨員 下定單 采購部 審核費用 財務(wù)部 3） 訂貨流程 商品訂貨業(yè)務(wù)流程 說明 ? 理貨員根據(jù)門店商品缺貨情況，要求填寫清楚商品的貨號、名稱、數(shù)量后交給庫管。繳費單返給采購部，采購部方可訂貨。 ? 《新品建議單》返到信息部，信息部依據(jù)《新品建議單》上總經(jīng)理的同意進店簽字、財務(wù)部的收費確認簽字，方可錄入新品。 ? 采購按收費標準填寫費用收繳單，并將《新品進店審批單》、《新品進店建議單》同時交給財務(wù)部。然后逐品填寫《新品進店建議單》，并按部門匯總填報《新品進店審批單》，連同新品的質(zhì)檢報告單、市調(diào)反饋單、其他店的進貨憑證，一并提交商品委員會討論。信息部將《審批單》存檔備案。 ? 行政辦將《供應(yīng)商進場（合同）審批單》轉(zhuǎn)給財務(wù)部簽收。 ? 采購持《供應(yīng)商進場（合同）審批單》、及合同文本，到行政辦蓋章。 ? 商品委員會根據(jù)采購提議及時召開會議，并對供應(yīng)商的資質(zhì)等進行認真的審議、討論并簽字通過。 采購部工作流程 1） 供應(yīng)商進場流程 供應(yīng)商進場流程說明 ? 首先由采購根據(jù)與供應(yīng)商談判結(jié)果，填報《供應(yīng)商進場（合同）審批單》。 采購部門運作實施 第一次交易達成前，采購部在了解供應(yīng)商 情況 的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強對供應(yīng)