【正文】 一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方方法將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。三．簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。作業(yè)四一、簡要闡述社交話題的選擇。其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。私事方面的協(xié)助。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時(shí)間表和飛機(jī)時(shí)刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊(cè)子，并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫.（8）四，文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。（3），如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類整理準(zhǔn)備好.（4）帶的信箋信封和文具用品列出清單,?信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票 ?筆記本?地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼 ?日歷卡?世界各地時(shí)間表?國際電話號(hào)碼表 ?文件夾 ?商業(yè)名片 ?聲像材料?手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等 ?現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ?相關(guān)檔案?旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹 ?日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表 ?護(hù)照、簽證等 ?鋼筆、鉛筆?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ?圖章和印泥盒 ?急救藥盒（5），要為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽，注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費(fèi)。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。平常做好來電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué) 們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識(shí)。（今天截稿）。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié) 果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的 過程開展。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。（12)[日程安排]替上司定約會(huì)并做好記錄；(13)[日常事務(wù)]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)[其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)](16)替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。接待賓客和員工的來訪。（7）[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。（4）[檔案管理]檔案管理。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。）簽收和拆封（需要認(rèn)真核對(duì)和清點(diǎn)）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達(dá)人）——擬辦（供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考）——批辦（根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容擬定辦文程序）——承辦（按要求進(jìn)行具體工作）——催辦（根據(jù)承辦時(shí)限的要求進(jìn)行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結(jié)果）。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點(diǎn)答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。2．不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。第十二章第6點(diǎn)答。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。3．財(cái)物管理。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。圖章和印泥盒鋼筆、鉛筆日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表相關(guān)檔案手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等商業(yè)名片國際電話號(hào)碼表日歷卡筆記本資料,分類整理準(zhǔn)備好.（4）,年預(yù)定表（照抄書的可自己寫）三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。第八章第4點(diǎn)以下為參考答案：答：日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表?！掇k公室管理》重難點(diǎn)(3)一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。在根據(jù)上司指示辦理。然后將留言記錄。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉(zhuǎn)達(dá)留言。您看這樣好不好，改日再聯(lián)系，是在麻煩您，很抱歉。他正在開緊急會(huì)議，無法離開，可不可以讓代理人與您先談。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點(diǎn)答：對(duì)于上司拒絕接見的來訪者，應(yīng)盡可能向?qū)Ψ奖磉_(dá)上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會(huì)，并誠懇的看著對(duì)方的眼睛致歉。文秘人員可在兩個(gè)方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？第四章第5點(diǎn)答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時(shí)間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4)，這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。（2）按照郵件的重要性分揀；即按一個(gè)部門一類的方法進(jìn)行分類，如郵件上寫的部門本組織沒設(shè)置，則歸入相近的部門，還可與第一中方法結(jié)合，先按收件部門分，然后根據(jù)姓名歸類。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問對(duì)方來電目的，詢問對(duì)方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽?！掇k公室管理》重難點(diǎn)(2)一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。1．首先簡要說明此種方法：答：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。第二章第1點(diǎn)本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。三、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？答：文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。第四篇：辦公室管理】形成性考核冊(cè)答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊(cè)答案一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征 立卷；（5）按