【正文】 一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。1．類型：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。四、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。）簽收和拆封（需要認(rèn)真核對(duì)和清點(diǎn)）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達(dá)人）——擬辦（供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考）——批辦（根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容擬定辦文程序）——承辦（按要求進(jìn)行具體工作）——催辦（根據(jù)承辦時(shí)限的要求進(jìn)行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結(jié)果）。三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點(diǎn)答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過(guò)于敏感的話題。（2）令人不快的話題。2．不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。第十二章第6點(diǎn)答。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。3．財(cái)物管理。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。圖章和印泥盒鋼筆、鉛筆日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表相關(guān)檔案手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等商業(yè)名片國(guó)際電話號(hào)碼表日歷卡筆記本資料,分類整理準(zhǔn)備好.（4）,年預(yù)定表（照抄書(shū)的可自己寫(xiě)）三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。第八章第4點(diǎn)以下為參考答案：答：日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表?！掇k公室管理》重難點(diǎn)(3)一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。在根據(jù)上司指示辦理。然后將留言記錄。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉(zhuǎn)達(dá)留言。您看這樣好不好，改日再聯(lián)系，是在麻煩您，很抱歉。他正在開(kāi)緊急會(huì)議，無(wú)法離開(kāi)，可不可以讓代理人與您先談。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？第五章第3點(diǎn)答：對(duì)于上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者，應(yīng)盡可能向?qū)Ψ奖磉_(dá)上司不能接見(jiàn)的理由，以免來(lái)訪者發(fā)生誤會(huì)，并誠(chéng)懇的看著對(duì)方的眼睛致歉。文秘人員可在兩個(gè)方面判斷出郵件的重要性：一是重要來(lái)信人的姓名和重要來(lái)信單位的名稱四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？第四章第5點(diǎn)答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開(kāi)，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開(kāi)時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件——無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4)，這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。（2）按照郵件的重要性分揀；即按一個(gè)部門一類的方法進(jìn)行分類，如郵件上寫(xiě)的部門本組織沒(méi)設(shè)置，則歸入相近的部門，還可與第一中方法結(jié)合，先按收件部門分，然后根據(jù)姓名歸類。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)?！掇k公室管理》重難點(diǎn)(2)一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。1．首先簡(jiǎn)要說(shuō)明此種方法：答：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。第二章第1點(diǎn)本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？答：文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。第五篇：辦公室管理】形成性考核冊(cè)答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊(cè)答案一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。回答第二個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。2．按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。本題主要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書(shū)立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過(guò)于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。作業(yè)4一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇原則。不能到到的人員再次邀請(qǐng)。舉辦一般規(guī)模的宴會(huì),需要做哪些工作,請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作，作出較為具體的說(shuō)明。4．其他。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。2．私事方面的協(xié)助。四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1．提神醒腦的服務(wù)。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。(3)為商務(wù)洽談收集資料。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的 會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。一般于年初將整個(gè)年 度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。會(huì)中控制有效控制會(huì)議的議題和進(jìn)程會(huì)后跟蹤：會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要,會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。會(huì)前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會(huì)議的必要性明確會(huì)議的目標(biāo)確定會(huì)議議題：會(huì)議議題是指根據(jù)會(huì)議目的確定的要討論的話題或決策的對(duì)象。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？（答案請(qǐng)?jiān)跁?shū)上第89頁(yè)找，已標(biāo)注！）作業(yè)3一、提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開(kāi)，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開(kāi)時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件——無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4)，這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些？詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。）1．將自己要做的事情分為：？？？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。（本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第29頁(yè)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié) 果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的 過(guò)程開(kāi)展。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。12 [日程安排] 替上司定約會(huì)并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時(shí) 以速記記下上司交待的事項(xiàng)