【正文】 一般是在電子計算機網(wǎng)絡環(huán)境下采用。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方方法將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理；（2）屬于機關(guān)日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。三．簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談論的保密的話題。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。作業(yè)四一、簡要闡述社交話題的選擇。其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。私事方面的協(xié)助。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）四，文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。（3），如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類整理準備好.（4）帶的信箋信封和文具用品列出清單,?信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票 ?筆記本?地址目錄：電話、傳真等號碼 ?日歷卡?世界各地時間表?國際電話號碼表 ?文件夾 ?商業(yè)名片 ?聲像材料?手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等 ?現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ?相關(guān)檔案?旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹 ?日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ?護照、簽證等 ?鋼筆、鉛筆?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ?圖章和印泥盒 ?急救藥盒（5），要為每件行李準備識別標簽，注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果領(lǐng)導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。（今天截稿）。本題的例子請同學們見教材第28頁。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；(13)[日常事務]閱讀并分類信件通訊事務、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項](16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。接待賓客和員工的來訪。（7）[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。（4）[檔案管理]檔案管理。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。一般是在電子計算機網(wǎng)絡環(huán)境下采用。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎(chǔ)上進行一定的說明和闡述。1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。）簽收和拆封（需要認真核對和清點）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達人）——擬辦（供領(lǐng)導人批辦時參考）——批辦（根據(jù)領(lǐng)導批示內(nèi)容擬定辦文程序）——承辦（按要求進行具體工作）——催辦（根據(jù)承辦時限的要求進行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結(jié)果）。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談論的保密的話題。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。2．不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。第十二章第6點答。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。3．財物管理。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。圖章和印泥盒鋼筆、鉛筆日程表、約會安排表、時間表和計劃表相關(guān)檔案手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等商業(yè)名片國際電話號碼表日歷卡筆記本資料,分類整理準備好.（4）,年預定表（照抄書的可自己寫）三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。第八章第4點以下為參考答案：答：日程安排計劃表的種類：（1）年預定表?！掇k公室管理》重難點(3)一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關(guān)要點。在根據(jù)上司指示辦理。然后將留言記錄。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉(zhuǎn)達留言。您看這樣好不好，改日再聯(lián)系，是在麻煩您，很抱歉。他正在開緊急會議，無法離開，可不可以讓代理人與您先談。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點答：對于上司拒絕接見的來訪者，應盡可能向?qū)Ψ奖磉_上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會，并誠懇的看著對方的眼睛致歉。文秘人員可在兩個方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱四、怎樣處理上司不在時的郵件？第四章第5點答：如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。（2）按照郵件的重要性分揀；即按一個部門一類的方法進行分類，如郵件上寫的部門本組織沒設置，則歸入相近的部門，還可與第一中方法結(jié)合，先按收件部門分，然后根據(jù)姓名歸類。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導人的電話號碼本。二、怎樣做好為領(lǐng)導篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。異：1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。《辦公室管理》重難點(2)一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。1．首先簡要說明此種方法：答：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。第二章第1點本題的例子請同學們見教材第28頁。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？答：文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。第四篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊答案一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。將應歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。回答第二個問題時，應舉例說明。2