【正文】 ．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇原則。不能到到的人員再次邀請。舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關(guān)要點,并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。4．其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。2．私事方面的協(xié)助。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1．提神醒腦的服務(wù)。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。(3)為商務(wù)洽談收集資料。約會計劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的 會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。會中控制有效控制會議的議題和進(jìn)程會后跟蹤：會議結(jié)束后,應(yīng)將會議內(nèi)容整理成會議紀(jì)要,會議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時間及驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。會前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會議的必要性明確會議的目標(biāo)確定會議議題：會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（答案請在書上第89頁找，已標(biāo)注！）作業(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些？詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。結(jié)合實際談體會?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。）1．將自己要做的事情分為：？？？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。（本題的例子請同學(xué)們見教材第29頁。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項辦的事項] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。接待賓客和員工的來訪。[信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。4 [檔案管理] 檔案管理。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。辦公室實務(wù)工作一覽表序號 國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。（6）庸俗的、色情的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人私生活等。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。財物管理。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作?！?，編寫。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。作業(yè)3二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。二、公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。接待賓客和員工的來訪。[信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人