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辦公室管理形成性考核冊(cè)答案-閱讀頁(yè)

2024-10-25 16:26本頁(yè)面
  

【正文】 碎紙機(jī)等;9.小刀;10.日歷等;11.其他,如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。1.計(jì)劃的步驟,要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。3.檢查的步驟,要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異,并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則,虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù))計(jì)劃書(shū)。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì)劃書(shū),不要抄襲。第二章第3點(diǎn)1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法;2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;3.受意方法;4.傳達(dá)方法;5.進(jìn)言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法??梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí),直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等,易于文員判斷和領(lǐng)會(huì))和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等)。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。以下為參考答案:同:1.都應(yīng)先問(wèn)好,再傳達(dá)自己的信息;2.都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度;3.通話結(jié)束,應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情;4.都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。2.打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒(méi)有這一步。平常做好來(lái)電目錄,對(duì)特殊的人,特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。如果領(lǐng)導(dǎo)不在,需要傳話的話,記錄下來(lái),以防忘記。第四章第2點(diǎn)(1)按照收件人的姓名分揀;這是最容易操作的一種標(biāo)準(zhǔn),但實(shí)際分類(lèi)時(shí)很不方便,只適合人數(shù)較少的公司或部門(mén)。(3)按照收件部門(mén)的名稱分揀。如果上司外出不止一地,在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了;如果上司正在度假,并且不讓秘書(shū)轉(zhuǎn)交郵件時(shí),可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái),并在對(duì)發(fā)件人回復(fù)的信、把積壓的郵件分別裝入紙袋,標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。1.上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)——讓您久等,抱歉。2.上司繁忙時(shí)——真對(duì)不起,某某(上司)現(xiàn)在正忙,放步下手邊的事。3.上司即將外出時(shí)——對(duì)不起,某某先生(上司)已經(jīng)安排好有事玩出,現(xiàn)在正忙著,沒(méi)法于您見(jiàn)面。我叫|++,是他的秘書(shū)。4.遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)——線告訴來(lái)訪者上司即將外出()理由…..,在去通報(bào)上司。使對(duì)方能充分了解情況。答:一是遵循法律法規(guī),四是減少會(huì)議數(shù)量,五是縮小會(huì)議規(guī)模,六是簡(jiǎn)化會(huì)議程序,七是縮短會(huì)議時(shí)間,八是控制會(huì)議經(jīng)費(fèi),、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種?試以其中一種為例,編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng),及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表,所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃,此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。2.—,編寫(xiě)。計(jì)劃要準(zhǔn)備三份,一份給上司,一份給他(她)的家人, :(1)、交通工具,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、(2):城市和省的名稱,日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票地址目錄:電話、傳真等號(hào)碼世界各地時(shí)間表文件夾聲像材料現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹護(hù)照、簽證等回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子急救藥盒(3),如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)(5),注意每件行李里面還要放一套(6)安排差旅費(fèi)。如果上司經(jīng)常出差,文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時(shí)間表和飛機(jī)時(shí)刻表,還要有一些介紹旅館方面的小冊(cè)子,并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).(8)、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?第十章第3點(diǎn)答:1.提神醒腦的服務(wù)。2.私事方面的協(xié)助。(2)純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形,就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。包括:(1)薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額,或有兩種以上收入來(lái)源者,以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。(2)支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。4.其他。五、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì),需要做哪些工作,請(qǐng)列出相關(guān)的要點(diǎn),:(1)客人的選擇,文員應(yīng)向各部門(mén)經(jīng)辦人收集客人的名單,再請(qǐng)上司核定,正選客人不能出席,應(yīng)有候補(bǔ)的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.(2)確定時(shí)間,如是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例,.(3)會(huì)場(chǎng)的選擇,決定舉行宴會(huì)后,要及早選定會(huì)場(chǎng),應(yīng)配合宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目以及預(yù)算費(fèi)用等進(jìn)行選擇.(4)擬定菜單,宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方飲食習(xí)慣,最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.(5)寄發(fā)請(qǐng)柬,宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬,請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人的姓名,被邀請(qǐng)人的姓名,宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn),以及著裝要求、要求回函及其他說(shuō)明等.(6)席次安排,坐席式宴會(huì)的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關(guān)人士的社會(huì)地位,:需要了解每位賓客的相關(guān)信息,:男女主人對(duì)坐桌椅兩端;男女賓客間隔而坐;夫婦分開(kāi)坐;男主賓坐在女主人的右邊;女主人坐在男賓客的右邊;主人方面的陪客應(yīng)插在客人中間坐,以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(diǎn)(4)一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇原則。1.合適的話題包括:(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題,如合作意向等;(2)一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題,如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等;(4)比較高雅的話題,如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(6)風(fēng)趣、幽默的小故事,無(wú)傷大雅的笑話,有時(shí)也能活躍氣氛。如個(gè)人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(6)庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:(1)落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處,用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。(3)更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者自行更正的憑信。第十四章第3點(diǎn)答:1.收文處理的程序:P276(要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說(shuō)明。2.分送的基本原則:(1)屬于方針政策性的,關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的文件,均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理;(2)屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件,或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文,按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦;(3)分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件,要先填好“公文處理單”,連同文件一并送批;(4)便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等,不作登記,直接交具體負(fù)責(zé)人辦理;(5)在文件份數(shù)少時(shí),閱辦閱知部門(mén)(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下,應(yīng)按先辦理、后閱知,先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的次序分別審閱處理,并以秘書(shū)為軸心,進(jìn)行輪輻式傳閱。第十四章第6點(diǎn)??? 答。2.按問(wèn)題特征立卷的含義:將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷,這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況,運(yùn)用最廣泛?;卮鸬诙€(gè)問(wèn)題時(shí),應(yīng)舉例說(shuō)明。壓縮歸檔。備份系統(tǒng)歸檔。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作,就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上第五篇:辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案(修改版)行政管理(第三學(xué) 20100512 10:33:07 閱讀2574 評(píng)論0字號(hào):大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11.一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容(2)[文書(shū)制作]復(fù)印資料。信函和郵件的處理。(5)[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù),并做會(huì)議記錄或綱要。(6)[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。例如記者、工會(huì)職員等。(9)[接待工作]接待來(lái)訪賓客;接待賓客和員工的來(lái)訪。(11)[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。(17)外出辦事,如銀行、郵局等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟,相互關(guān)系如何?文員工作分為三個(gè)步驟:計(jì)劃、實(shí)施和檢查。(2)實(shí)施的步驟,要注意:同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種,都要正確地實(shí)施;配合上司預(yù)期的期限。其次,說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則,虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù))計(jì)劃書(shū)。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì) 劃書(shū),不要抄襲。1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法;2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;3.受意方法;4.傳達(dá)方法;5.進(jìn)言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法??梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí),直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等,易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì))和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等)。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。才開(kāi)始工作時(shí),我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。當(dāng)時(shí),我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn),沒(méi)有帶上記錄本,記錄下指示的要點(diǎn);事后,又怕顯 得自己沒(méi)有能力,而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。后來(lái),我再次向總經(jīng)理詢問(wèn),并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。注意:同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候,可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn),又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。異:(1)打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的,詢問(wèn)對(duì)方是什么人,如果是推銷(xiāo)的,可直接拒絕。最好有一本各單位的,和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件?答:如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話,就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開(kāi),同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄,這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào);如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣,應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他,或者傳真一份給他;如果上司離開(kāi)時(shí)間較長(zhǎng),應(yīng)把所有郵件——無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他;盡可能多處理一些郵件,在給上司的通知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題,或者把郵件交給公司其他人處理;把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4),這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。五、五。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)3一、提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,、注意把握時(shí)間,靈活的話,可以以端茶、遞交文件等提醒會(huì)議人員注意節(jié)奏;主題;這是一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié),在議題上一定要扣緊;發(fā)言順序;這個(gè)直接關(guān)系到會(huì)議質(zhì)量,一般的順序是先談問(wèn)題,再表?yè)P(yáng),最后總結(jié);中場(chǎng)休息,這個(gè)時(shí)間要選擇合適;會(huì)議人員的座位次序,這個(gè)關(guān)系到他們是否能及時(shí)的發(fā)表意見(jiàn)二.文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請(qǐng)列出工作要點(diǎn).(1)、交通工具,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、一份給上司,一份給他(她)的家人,一份給辦公室存檔.(2):城市和省的名稱,日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。旅行時(shí),商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi): ,(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,另外是上司身邊的純粹私事:(1)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事,但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題,所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充分的便利。財(cái)物管理。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候,由文秘人員保管單據(jù),以備申報(bào)所得,或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物,有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函,并做紀(jì)念保管。合適的話題包括:(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題,如合作意向等;(2)一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題,如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等;(4)比較高雅的話題,如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(6)風(fēng)趣、幽默的小故事,無(wú)傷大雅的笑話,有時(shí)也能活躍氣氛。如個(gè)人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(6)庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:(1)落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處,用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。(3)更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序:簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。四.按照文書(shū)立卷特征立卷,主要有哪幾種類(lèi)型?簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本 含義。按問(wèn)題特征立卷的含義:將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷,這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián) 系和處理情況,運(yùn)用最廣泛。壓縮歸檔。備份系統(tǒng)歸檔。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作,就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上
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