【正文】 碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。第二章第3點1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。結(jié)合實際談體會。以下為參考答案：同：1．都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。2．打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。第四章第2點（1）按照收件人的姓名分揀；這是最容易操作的一種標準，但實際分類時很不方便，只適合人數(shù)較少的公司或部門。（3）按照收件部門的名稱分揀。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復(fù)的信、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。1．上司正在開會時——讓您久等，抱歉。2．上司繁忙時——真對不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放步下手邊的事。3．上司即將外出時——對不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事玩出，現(xiàn)在正忙著，沒法于您見面。我叫|++，是他的秘書。4．遠道來訪或有重要事情的來訪時——線告訴來訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報上司。使對方能充分了解情況。答：一是遵循法律法規(guī),四是減少會議數(shù)量,五是縮小會議規(guī)模,六是簡化會議程序,七是縮短會議時間,八是控制會議經(jīng)費,、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細。2．—，編寫。計劃要準備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人， ：（1）、交通工具，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、（2）：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票地址目錄：電話、傳真等號碼世界各地時間表文件夾聲像材料現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹護照、簽證等回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子急救藥盒（3），如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)（5），注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？第十章第3點答：1．提神醒腦的服務(wù)。2．私事方面的協(xié)助。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。4．其他。五、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關(guān)的要點，：（1）客人的選擇，文員應(yīng)向各部門經(jīng)辦人收集客人的名單，再請上司核定，正選客人不能出席，應(yīng)有候補的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時間，如是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，.（3）會場的選擇，決定舉行宴會后，要及早選定會場，應(yīng)配合宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目以及預(yù)算費用等進行選擇.（4）擬定菜單，宴請的菜譜應(yīng)符合對方飲食習慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發(fā)請柬，宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人的姓名，被邀請人的姓名，宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝要求、要求回函及其他說明等.（6）席次安排，坐席式宴會的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關(guān)人士的社會地位，：需要了解每位賓客的相關(guān)信息，：男女主人對坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(4)一、簡要闡述社交話題的選擇原則。1．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。第十四章第3點答：1．收文處理的程序：P276（要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。第十四章第6點？？？ 答。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛?；卮鸬诙€問題時，應(yīng)舉例說明。壓縮歸檔。備份系統(tǒng)歸檔。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上第五篇：辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案（修改版）行政管理（第三學 20100512 10:33:07 閱讀2574 評論0字號：大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)11．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容（2）[文書制作]復(fù)印資料。信函和郵件的處理。（5）[會議組織]安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。例如記者、工會職員等。（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。結(jié)合實際談體會。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。五、五。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,、注意把握時間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節(jié)奏；主題；這是一個相當重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊；發(fā)言順序；這個直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚，最后總結(jié)；中場休息，這個時間要選擇合適；會議人員的座位次序，這個關(guān)系到他們是否能及時的發(fā)表意見二．文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準備工作?請列出工作要點.（1）、交通工具，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。旅行時，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。財物管理。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。四．按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。壓縮歸檔。備份系統(tǒng)歸檔。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上