【正文】 章第5點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的處理”這一知識(shí)點(diǎn)。辦公室管理形成性考核冊(cè)一、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種?試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。本題主要考核本課程的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語(yǔ)言的特征”和第2點(diǎn)的“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。口語(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些。(3)敬語(yǔ)一般針對(duì)：年長(zhǎng)或比自己輩分高者。同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：一是口頭語(yǔ)言的基本特征。本題主要考核本課程的第十二章第6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下：：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等。.(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題。(2)令人不快的話題。(4)自己不甚熟悉的話題。(7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。：(1)落款章。(5)騎邊章。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。(2)屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。：(1)按問(wèn)題特征立卷。(5)按地區(qū)特征立卷。回答第二個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借。分發(fā)到有關(guān)部門(mén)，可以交流信息。第二篇：辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)1一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。信函和郵件的處理。[調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。[接待工作] 接待來(lái)訪賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪。外出辦事，如銀行、郵局等。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書(shū)，不要抄襲?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第72頁(yè)。日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：（1）年預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的 會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。作業(yè)4一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。（2）令人不快的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 2 [文書(shū)制作] 復(fù)印資料。[會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。例如記者、工會(huì)職員等。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。2．對(duì)于A類(lèi)事情再進(jìn)行分類(lèi)，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根 本就不行。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。同：（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。平常做好來(lái)電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。答：為了提高會(huì)議的效率,有必要加強(qiáng)會(huì)議管理,做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。二、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表?！?，編寫(xiě)。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見(jiàn)過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。(4)決定旅行用品。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。3．財(cái)物管理。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。答：，定檔次 ，訂餐。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。四、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有幾種類(lèi)型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。（同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點(diǎn) 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤(pán)、光盤(pán)等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。第二章第3點(diǎn)1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來(lái)，以防忘記。（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。1．上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)——讓您久等，抱歉。3．上司即將外出時(shí)——對(duì)不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事玩出，現(xiàn)在正忙著，沒(méi)法于您見(jiàn)面。4．遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)——線告訴來(lái)訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報(bào)上司。答：一是遵循法律法規(guī),四是減少會(huì)議數(shù)量,五是縮小會(huì)議規(guī)模,六是簡(jiǎn)化會(huì)議程序,七是縮短會(huì)議時(shí)間,八是控制會(huì)議經(jīng)費(fèi),、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。2．—，編寫(xiě)。信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票世界各地時(shí)間表聲像材料旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時(shí)間表和飛機(jī)時(shí)刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊(cè)子，并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).（8）、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？第十章第3點(diǎn)答：1．提神醒腦的服務(wù)。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。五、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作，請(qǐng)列出相關(guān)的要點(diǎn)，：（1）客人的選擇，文員應(yīng)向各部門(mén)經(jīng)辦人收集客人的名單，再請(qǐng)上司核定，正選客人不能出席，應(yīng)有候補(bǔ)的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時(shí)間，如是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，.（3）會(huì)場(chǎng)的選擇，決定舉行宴會(huì)后，要及早選定會(huì)場(chǎng)，應(yīng)配合宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目以及預(yù)算費(fèi)用等進(jìn)行選擇.（4）擬定菜單，宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方飲食習(xí)慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發(fā)請(qǐng)柬，宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人的姓名，被邀請(qǐng)人的姓名，宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn),以及著裝要求、要求回函及其他說(shuō)明等.（6）席次安排，坐席式宴會(huì)的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關(guān)人士的社會(huì)地位，：需要了解每位賓客的相關(guān)信息，：男女主人對(duì)坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開(kāi)坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(diǎn)(4)一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇原則。如個(gè)人私生活等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（6）庸俗的、色情的話題。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。第十四章第3點(diǎn)答：1．收文處理的程序：P276（要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說(shuō)明。第十四章第6點(diǎn)？？？ 答?；卮鸬诙€(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。備份系統(tǒng)歸檔。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容（2）[文書(shū)制作]復(fù)印資料。（5）[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。例如記者、工會(huì)職員等。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷(xiāo)的，可直接拒絕。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。五、五。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。如個(gè)人私生活等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（6）庸俗的、色情的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián) 系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。備份系