【正文】 意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等)。雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。、光盤等。18同學們在做本題時，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。接待賓客和員工的來訪。[會議組織] 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。第一篇：辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。大多數(shù)同學因為沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。5簽字筆或鋼筆。要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何?？梢灾苯诱疑纤旧塘俊⒄埵?。(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。辦公室管理形成性考核冊一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。(1)按照收件人的姓名分揀。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點?！?，編寫。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù).(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。以下為參考答案：：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中。休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。二是敬語應用的一般場合。(6)風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。(2)更正章。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。)(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批。(2)按作者特征立卷。六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。以充分發(fā)揮檔案的作用。4 [檔案管理] 檔案管理。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。財物管理。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項辦的事項] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導人的電話號碼本。會前準備：質(zhì)疑會議的必要性明確會議的目標確定會議議題：會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應再額外準備一份。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。不能到到的人員再次邀請。（3）過于敏感的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。1．首先簡要說明此種方法：答：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。二、怎樣做好為領(lǐng)導篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。文秘人員可在兩個方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱四、怎樣處理上司不在時的郵件？第四章第5點答：如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉(zhuǎn)達留言。第八章第4點以下為參考答案：答：日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。年預定表（照抄書的可自己寫）三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。國際電話號碼表日程表、約會安排表、時間表和計劃表上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（2）令人不快的話題。（7）不宜談論的保密的話題。）簽收和拆封（需要認真核對和清點）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達人）——擬辦（供領(lǐng)導人批辦時參考）——批辦（根據(jù)領(lǐng)導批示內(nèi)容擬定辦文程序）——承辦（按要求進行具體工作）——催辦（根據(jù)承辦時限的要求進行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結(jié)果）。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。接待賓客和員工的來訪。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。本題的例子請同學們見教材第28頁。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）四，文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。（2）令人不快的話題。（7）不宜談論的保密的話題。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理；（2）屬于機關(guān)日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。一般是在電子計算機網(wǎng)絡環(huán)境下采用。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（3）過于敏感的話題。其他。私事方面的協(xié)助。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（4）[檔案管理]檔案管理。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（3）過于敏感的話題。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。鋼筆、鉛筆商業(yè)名片資料,分類整理準備好.（4）,一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。然后將留言記錄。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點答：對于上司拒絕接見的來訪者，應盡可能向?qū)Ψ奖磉_上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會，并誠懇的看著對方的眼睛致歉。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導人的電話號碼本。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。第四篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊答案一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（4）自己不甚熟悉的話題。作業(yè)4一、