【正文】 打電話和接聽電話的異同。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。結(jié)合實際談體會。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。例如記者、工會職員等。[會議組織] 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 [文書制作] 復(fù)印資料。同學(xué)們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”?？梢詫ι暾堈咛峁┖藢嵞撤N事實的書面證據(jù)。本題主要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的利用”這一知識點。：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。(3)按文種特征立卷。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責(zé)人辦理。：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。(7)封存章。(3)證見章。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。(5)夸耀自己的話題。(3)過于敏感的話題。：(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。給(給過)自己恩惠者。：(1)對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。因為漢字一音多字。所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。本題考察同學(xué)們對知識點的靈活運用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況回答本題。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。以下為參考答案： ：(1)年預(yù)定表。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。(2)按照郵件的重要性分揀。“交互式電話會議”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。同：，再傳達自己的信息。而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度?？梢苑譃橹苯邮芤?即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等)。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：：???對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。同學(xué)們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。國內(nèi)電視大學(xué)學(xué)生交流社區(qū)，提供學(xué)習(xí)資料下載，交流，電大就業(yè)指導(dǎo)等。、光盤等。這種情況，可以將兩欄都填上這一項。18同學(xué)們在做本題時，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。13 [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話。接待賓客和員工的來訪。收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。[會議組織] 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 2 [文書制作] 復(fù)印資料。第一篇：辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。例如記者、工會職員等。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項。大多數(shù)同學(xué)因為沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。還有些內(nèi)容要分開來寫。5簽字筆或鋼筆。本題在書上有明確答案，得分率很高。要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進行。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事(優(yōu)先做)?？梢灾苯诱疑纤旧塘?、請示。下面我舉一個例子，同學(xué)們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。但是要注意按照以上的思路作答。辦公室管理形成性考核冊一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。異：。：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。劣：技術(shù)上的要求較高。(1)按照收件人的姓名分揀。本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表?！?，編寫。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù).(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進行一定的歸納即可。以下為參考答案：：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中。(3)有歧義。休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者。二是敬語應(yīng)用的一般場合。(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等。(6)風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如涉及商業(yè)機密的話題。(2)更正章。(6)密封章。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。)(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批。要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。(2)按作者特征立卷。(6)按通訊者特征立卷。六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率。以充分發(fā)揮檔案的作用。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。4 [檔案管理] 檔案管理。[信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。二、公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。財物管理。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如涉及商業(yè)機密的話題。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。接待賓客和員工的來訪。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項辦的事項] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。（本題的例子請同學(xué)們見教材第29頁。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵