【正文】 間的關系。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。結(jié)合實際談體會。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。四、怎樣處理上司不在時的郵件？本題的答案請同學們見教材第72頁。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業(yè)務活動。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。私事方面的協(xié)助。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關系來協(xié)助他解決私人的事務。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。其他。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。（2）令人不快的話題。（3）過于敏感的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（5）夸耀自己的話題。（7）不宜談論的保密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。第五篇：辦公室管理形成性考核冊《辦公室管理》試題一1．D2．B3．C4．B5．B 6．A7．B8．A9．D10．D(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。D．各種溝通、保密2．傳真機的使用哪一項是不對的()B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?)。B．讓員工們隨意領取辦公用品5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的()。A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的()B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己8．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的()?！?．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。5．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。√10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1分)(6)適時?？磮龊希?1分)(8)適度。(2分)2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2分)(2)按問題特征立卷；(1分)(3按作者特征立卷；(1分)(4)按文種特征立卷；(1分)(5)按時間特征立卷；(1分)(6)按地區(qū)特征立卷；(1分)(7)按通訊者特征立卷；(1分)(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。共20分)1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、／L人為宜；(2分)(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(1分)(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(1分)(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(2分(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；(1分)(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。請計算會議的成本。n+后勤開支(2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400247。8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。30247。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(3分)(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3分)(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4分)(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(3分)(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；(3分)(6)應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。公司進行了打扮。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責客商。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(3分)j(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3分)(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；’(3分)(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(3分)(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。（）文員應避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（）如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（）假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（）９、交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）三、簡答題１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章、套印章；（2）（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（2分）（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；（2分）（4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（2分）（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；（2分）（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（1分）（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記；（1分）（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（1分）（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（2分）四、設計題１、康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。（2分）２、某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（2分）（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（2分）（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（1分）（9）關緊門窗并上鎖；（1分）（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。參加的有本單位、外單位的人員。而公司沒有放映機。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。眼看著各地來賓陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？（1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2分）（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？（2分）（3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；（3分）（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（2分）（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（2分）（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（2分）（7）租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施，包括噪音問題、停車場等，（3分）（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；（2分）（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。（3分）《辦公室管理》試題及答案一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。2，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的()。D．可以按照文員自己的習慣進行工作4．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的()。B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話6．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的()。D．有無休息室9．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜()。二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“X”。()2．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。．()4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。()6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。()8．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。請?zhí)现付ù颉昂陬I結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。()(每小題10分，共20分)1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。(2分)(4)逐項登記。(1分)(5)認真處理。(2分)(6)及時復信。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。(2分)(2)不要弄錯報告對象及順序?！?2分)(4)一定要簡短、扼要、流暢；．(1分)(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(2分)(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧?