【正文】 ，要不失時機地貫徹實施。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。（18）（19）（20）（21）公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。（7）[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。（第18至21項見課本35面補齊）辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。（5）[會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。（11）[督查工作]督導一般職員或速記員。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備兒作，請列出工作要點？（課本188面）四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。如個人私生活等。（6）庸俗的、色情的話題。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容（2）[文書制作]復印資料。例如記者、工會職員等。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。如個人私生活等。（6）庸俗的、色情的話題。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。備份系統(tǒng)歸檔。4 [檔案管理] 檔案管理。9 [接待工作] 接待來訪賓客。17 外出辦事，如銀行、郵局等。二、辦公用易耗品主要包括哪些?辦公用易耗品主要有：、紙張。文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。重要但是并不緊急的事(第三做)。受意方法要注意：(1)善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。接電話則沒有這一步。劣：費用高，技術(shù)含量高。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?答：。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”.辦公室管理形成性考核冊一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。：(1)屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎(chǔ)上進行一定的說明和闡述。文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。接待賓客和員工的來訪。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。本題的例子請同學們見教材第28頁。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。（2）月預定表、周預定表、日預定表。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力6．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)?)?！?．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。要注意掌握分寸。．答案：1)會議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)T小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。（）代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(√)８、文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。他應該考慮哪些問題？（1）會議的名稱：（2分）（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（2分）（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預定時刻）；（2分）（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（2分）（5）議題（或者議事日程）；（2分）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（1分）（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（2分）（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。（2分）（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。3．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的()。每小題1分，共10分)1．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。()9．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。(2分)(3)認真閱讀。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。(1分)(每小題10分，共20分)1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做?1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬。(2分)2．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?(1)不要失去報告的適當時機。提供領(lǐng)導復信所需要的資料。()10．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。()3．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。夾進自己的意見5．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的()?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子；（2分）（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（2分）（3）有留話時，切記務必傳達；（1分）（4）檢查會場有無物品遺漏；（1分）（5）要為參加會議的人員送行；（1分）（6）文秘人員離去前。（√）不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。中央廣播電視大學2007——2008學第一學期“開放專科”期末考試辦公室管理試題1．、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（）C、姓名、部門、地址、國名有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務（）B、發(fā)表意見郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（）Ｄ、應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 ４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（）Ａ、受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊５、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（）Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會６、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的（）Ｄ、名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的７、文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（）Ａ、下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等８、值班人員不應該做以下哪類事情（）Ａ、簽發(fā)文件９、接受忠告的反應應該是（）Ｄ、切勿事感用事以下哪些不是辦公室事務管理的特征（）B、決策性二、判斷題1.2.√3.4.√5.6.7.√8.9.√10.√辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。(4分)2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。30247。(2分)四、設(shè)計題(每小題10分?！?．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。A．審查功能D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免()D．日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄二、判斷題(正確打“√“，錯誤打“”o每小題1分，共10分)1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹(√)2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。財物管理。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。4 [檔案管理] 檔案管理。以充分發(fā)揮檔案的作用。六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。(2)按作者特征立卷。)(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批。(3)更正