【正文】 優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。2．對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。同：（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。答：為了提高會議的效率,有必要加強(qiáng)會議管理,做好會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。確定與會人員確定會議的基本程序,就是明確會議先做什么,后做什么,再做什么。二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。—，編寫。(1)準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。(2)制定約會計劃。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時記錄的檔案找出，交給上司。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。(4)決定旅行用品。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。3．財物管理。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。答：，定檔次 ，訂餐。文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項確定時限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。四、按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。（同學(xué)們回答第一個問題時，應(yīng)在以上要點的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。）五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質(zhì)形式。辦公室實務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。第二章第3點1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。結(jié)合實際談體會。以下為參考答案：同：1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。2．打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。第四章第2點（1）按照收件人的姓名分揀；這是最容易操作的一種標(biāo)準(zhǔn)，但實際分類時很不方便，只適合人數(shù)較少的公司或部門。（3）按照收件部門的名稱分揀。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復(fù)的信、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。1．上司正在開會時——讓您久等，抱歉。2．上司繁忙時——真對不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放步下手邊的事。3．上司即將外出時——對不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事玩出，現(xiàn)在正忙著，沒法于您見面。我叫|++，是他的秘書。4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時——線告訴來訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報上司。使對方能充分了解情況。答：一是遵循法律法規(guī),四是減少會議數(shù)量,五是縮小會議規(guī)模,六是簡化會議程序,七是縮短會議時間,八是控制會議經(jīng)費(fèi),、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。2．—，編寫。計劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人， ：（1）、交通工具，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、（2）：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票地址目錄：電話、傳真等號碼世界各地時間表文件夾聲像材料現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹護(hù)照、簽證等回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子急救藥盒（3），如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)（5），注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費(fèi)。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時間表和飛機(jī)時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？第十章第3點答：1．提神醒腦的服務(wù)。2．私事方面的協(xié)助。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。4．其他。五、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關(guān)的要點，：（1）客人的選擇，文員應(yīng)向各部門經(jīng)辦人收集客人的名單，再請上司核定，正選客人不能出席，應(yīng)有候補(bǔ)的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時間，如是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，.（3）會場的選擇，決定舉行宴會后，要及早選定會場，應(yīng)配合宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目以及預(yù)算費(fèi)用等進(jìn)行選擇.（4）擬定菜單，宴請的菜譜應(yīng)符合對方飲食習(xí)慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發(fā)請柬，宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人的姓名，被邀請人的姓名，宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝要求、要求回函及其他說明等.（6）席次安排，坐席式宴會的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關(guān)人士的社會地位，：需要了解每位賓客的相關(guān)信息，：男女主人對坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(4)一、簡要闡述社交話題的選擇原則。1．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。第十四章第3點答：1．收文處理的程序：P276（要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個要點進(jìn)行一定的說明。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。第十四章第6點？？？ 答。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最