【正文】 信函。（P3—P5頁）參考性解答： 辦公室實務(wù)工作一覽表序號 國內(nèi)一般性 國外一般性 1 2 3 4 5 6 7 文書撰寫 文書制作 文書處理 檔案管理 會議組織 調(diào)查研究 信息資料 按上司的口頭或書面指示完成信函。當然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。這道問題是針對教材第一章中辦公室實務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計的，主要考慮是，讓同學(xué)們對辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個大致的了解。（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（3）有歧義。（2）有重音。備用題一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。（1）將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入磁、光介質(zhì)上，脫機后可存放在別處；（2）采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一，規(guī)范；（3）將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機密的話題。（6）庸俗的、色情的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人私生活等。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。會場的選擇應(yīng)配合宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目以及預(yù)算費用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司舉行。5．舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些準備工作，請列出相關(guān)要點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。私事方面的協(xié)助。文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。圖章和印泥盒鋼筆、鉛筆日程表、約會安排表、時間表和計劃表相關(guān)檔案手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等商業(yè)名片國際電話號碼表日歷卡筆記本旅行用品一覽表把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。(3)為商務(wù)洽談收集資料。約會計劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準備一份。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。？請列出工作要點。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。社會化大生產(chǎn)和快節(jié)奏生活要求節(jié)約會議成本，提高會議效率，這也是企事業(yè)單位提高經(jīng)濟和社會效率最本質(zhì)的要求。⑥、簽到表：一般的會議要準備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。會議會場布置：①、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當天的下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。參會人員：具體參加會議的人員。會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項：會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內(nèi)容。作業(yè)3提高會議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請列出相關(guān)要點。(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要處理”的字樣。(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。(2)主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。三是了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖。，主要做法有那些？需要掌握四個情況：一是了解領(lǐng)導(dǎo)的工作。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。作業(yè)2從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。結(jié)合實際談體會?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。3簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（空）17（空）（空）外出辦事，如銀行、郵局等。（空）11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。例如記者、工會職員等。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。5 [會議組織] 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。信函和郵件的處理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 2 [文書制作] 復(fù)印資料。P34第三篇：2012年電大辦公室管理形成性考核冊答案[范文模版]辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1 1．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。②儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。（6）如果辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。P16（l）必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。P8 善謀：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，往重諫言技巧，學(xué)會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。辦公室的設(shè)立與工作的開展，首先是為了適應(yīng)各級各類機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性的服務(wù)，同時也要為各部門和基層提供服務(wù)。（2）綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內(nèi)容，下同）（l）輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。（3）常見的會務(wù)管理：主要有針對代表會議、全局性會議、專題會議、辦公會議、座談會議、學(xué)術(shù)討論會議、新聞發(fā)布會議、聽證會議、儀式典禮會議、培訓(xùn)會議、網(wǎng)絡(luò)會議等會議的會務(wù)管理。會務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作等。（3）會后：評價會議的正面實際效益，包括社會效益、經(jīng)濟效益和學(xué)術(shù)效益．簡述會務(wù)管理的要求。衡量會議質(zhì)量的會前基本標準有哪些？P147（l）會前：會議是否確有召開的客觀必要性；會議目的和會議風(fēng)氣是否端正；會議時機是否已經(jīng)成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位．各項準備工作是否已經(jīng)準備充分，包括軟件和硬件。（8）提高會議主持人和與會者的開會水平。（7）充分運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。（5）保證會場秩序，禁止無關(guān)人員隨意入場、與會人員中途退場。（3）科學(xué)、有效、充分地做好會議準備工作。P148l）嚴格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。（2）公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。辦公室管理作業(yè)4（第七、第八章）一、填空題常用禮貌用語七字訣：與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上”仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求人幫忙說“勞駕”向人詢問說“請問” 請人協(xié)助說“費心” 請人解答說“請教”求人辦事說“拜托” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光”請改文章說“斧正” 接受好意說“領(lǐng)情” 求人指點說“賜教”得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜”老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪”請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關(guān)照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還”請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍”需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵” 言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接客人說“歡迎” 賓客來到說“光臨” 等候別人說“恭候” 沒能迎接說“失迎”客人入座說“請坐” 陪伴朋友說“奉陪” 臨分別時說“再見”中途先走說“失陪” 請人勿送說“留步” 送人遠行說“平安”二、簡答題簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。（4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。（2）辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。所以說審稿不能急于求成，要靜下心來，不厭其煩。第十，公文的紙張尺寸、字體字號、字距行距等排版格式是否符合規(guī)范要求，在審核過程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規(guī)范的地方。第八，有的固定語句一般都是觀點性的，所以使用必須準確，審稿時要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應(yīng)；標題和結(jié)尾用語是否對應(yīng)，例如請示的結(jié)尾要對應(yīng)“請批復(fù)”，報告的結(jié)尾要對應(yīng)“請審示”等等。在文字輸入方面，五筆、拼音應(yīng)用比較廣泛，在用五筆進行輸入時，通常情況下容易產(chǎn)生形狀相似的錯字，而用拼音輸入法則容易產(chǎn)生同音別字。在公文文稿中，如果出現(xiàn)錯別字，在這種情況下，將會影響公文的嚴謹性和權(quán)威性。還有不注意標點的人一逗到底；也有在修改時只修改文字，沒有注意到標點符號。”為開頭，這里的句號應(yīng)該為逗號。在公文文稿中，對于常用的標點符號通常情況下也是有統(tǒng)一的規(guī)定，按照規(guī)范要求，在公文中正確使用標點符號。第五，文稿中的時間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時間就要認真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個時段的文稿在年份上最容易出錯，