【正文】 度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第72頁。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（3）各自的優(yōu)劣：“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。“交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。既要簡(jiǎn)要說明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。外出辦事，如銀行、郵局等。11 [督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。例如記者、工會(huì)職員等。[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。信函和郵件的處理。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容[文書制作]復(fù)印資料。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案 作業(yè)11．將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要 使用敬語。比如，莊重的場(chǎng)合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語可生動(dòng)些，語調(diào)也可輕松、愉快些。因?yàn)闈h字一音多字。口語中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。口頭語言的基本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（如下圖所示）項(xiàng)目或任務(wù) 完成任務(wù)情況備注、提示負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度 宴請(qǐng)人數(shù) 是否落實(shí)？ 男女比例？ 接待人？重要客人的陪同、接待 場(chǎng)地是否落實(shí)？ 時(shí)間？ 場(chǎng)地布置 是否落實(shí)？ 特殊要求？餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽 是否落實(shí)？ 提供者？ 菜單選擇 是否落實(shí)？ 酒、飲料 是否落實(shí)？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實(shí)？ 管理？ 現(xiàn)場(chǎng)音樂主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本 門口的接待工作上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間 專人負(fù)責(zé)？來賓的司機(jī)安排、車輛停放 意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備 結(jié)束后清場(chǎng)答：文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開始的前幾天通過電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時(shí)限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請(qǐng)的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。正式宴請(qǐng)應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦種類宴會(huì)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。財(cái)物管理。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。答：日程按排計(jì)劃表可分為：（1）年預(yù)定表（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（3）周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。答：記錄內(nèi)容： a、會(huì)議名稱；b、會(huì)議記錄人的姓名、蓋章； c、時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）d、會(huì)議地點(diǎn)； e、議題；f、主持人、主席； g、出席者名單；h、會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論； i、相關(guān)的資料；j、下次會(huì)議預(yù)定的日期；注意事項(xiàng)：a、以決定事項(xiàng)為重點(diǎn)，逐項(xiàng)列出較易明了；b、簡(jiǎn)潔而有要領(lǐng)地寫出會(huì)議經(jīng)過，不必寫所有人員的發(fā)言；c、要注意的是，要寫什么議題？以怎樣的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言？有什么答復(fù)？表決結(jié)果有沒有定案？這些都要簡(jiǎn)要地寫上；d、要寫正確，寫清楚，要注意會(huì)議內(nèi)容有無疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容，不可寫記錄的主觀感覺，用主觀意識(shí)去影響記錄內(nèi)容。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4)，這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（3）各自的優(yōu)劣：“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó) 際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。既要簡(jiǎn)要說明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書，不要抄襲。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。例如記者、工會(huì)職員等。（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。（5）[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。信函和郵件的處理。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容（2）[文書制作]復(fù)印資料。第二篇：辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11．一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要 使用敬語。比如，莊重的場(chǎng)合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語可生動(dòng)些，語調(diào)也可輕松、愉快些。因?yàn)闈h字一音多字?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的?？陬^語言的基本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（如下圖所示）項(xiàng)目或任務(wù) 完成任務(wù)情況備注、提示負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度 宴請(qǐng)人數(shù) 是否落實(shí)？ 男女比例？接待人？重要客人的陪同、接待 場(chǎng)地是否落實(shí)？ 時(shí)間？ 場(chǎng)地布置 是否落實(shí)？特殊要求？餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽 是否落實(shí)？ 提供者？ 菜單選擇 是否落實(shí)？ 酒、飲料 是否落實(shí)？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實(shí)？ 管理？ 現(xiàn)場(chǎng)