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辦公室管理形成性考核冊答案-在線瀏覽

2024-10-25 16:26本頁面
  

【正文】 承辦——催辦——注辦。(2)屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件,或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文,按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦。(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等,不作登記,直接交具體負(fù)責(zé)人辦理。本題在教材上有明確的答案,得分率很高。五、按照文書立卷特征立卷,主要有哪幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。:(1)按問題特征立卷。(3)按文種特征立卷。(5)按地區(qū)特征立卷。:將反映同一問題的文書組成案卷,這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況,運(yùn)用最廣泛。回答第二個(gè)問題時(shí),應(yīng)舉例說明。本題主要考核本課程的第十四章第7點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識(shí)點(diǎn)。如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等,可以提供檔案外借??梢詫ι暾堈咛峁┖藢?shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)。分發(fā)到有關(guān)部門,可以交流信息。同學(xué)們在回答本題時(shí),一定要注意審題,本題實(shí)際上只有一個(gè)問題——“通過檔案利用的途徑和方式,談?wù)剻n案利用的意義”,本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。第二篇:辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 [文書制作] 復(fù)印資料。信函和郵件的處理。[會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù),并做會(huì)議記錄或綱要。[調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。例如記者、工會(huì)職員等。[接待工作] 接待來訪賓客; 接待賓客和員工的來訪。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。外出辦事,如銀行、郵局等。三、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟,相互關(guān)系如何?文員工作分為三個(gè)步驟:計(jì)劃、實(shí)施和檢查。(2)實(shí)施的步驟,要注意:同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的 工作無論是哪一種,都要正確地實(shí)施;配合上司預(yù)期的期限。其次,說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則,虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù))計(jì)劃書。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì) 劃書,不要抄襲。1.請示方法和報(bào)告方法; 2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法; 3.受意方法; 4.傳達(dá)方法; 5.進(jìn)言方法;6.變通方法和擋駕方法; 7.分工方法與合作方法??梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí),直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等,易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì))和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其他人員談話種就 某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等)。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。才開始工作時(shí),我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。當(dāng)時(shí),我沒有經(jīng)驗(yàn),沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點(diǎn);事后,又怕顯 得自己沒有能力,而沒有去請示總經(jīng)理。后來,我再次向總經(jīng)理詢問,并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫出了各方滿意的公司簡介。注意:同學(xué)們在回答這道題的時(shí)候,可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn),又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。異:(1)打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件?本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?(1)上司正在開會(huì)時(shí);(2)上司繁忙時(shí);(3)上司即將外出時(shí);(4)遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。日程安排計(jì)劃表的種類:(1)年預(yù)定表。一般于年初將整個(gè)年 度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表,再通知各部門。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃,以一個(gè)月為單位,填寫該月要進(jìn)行的 會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃,進(jìn)一步以時(shí)間為單位,詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?提神醒腦的服務(wù)。私事方面的協(xié)助。(2)純私人性請求時(shí)——遇到這種情形,就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。包括:(1)薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額,或有兩種以上收入來源者,以及薪 金以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。其他。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇。不合適的話題包括:(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。(2)令人不快的話題。(3)過于敏感的話題。(4)自己不甚熟悉的話題。(5)夸耀自己的話題。(7)不宜談?wù)摰谋C艿脑掝}。二、印章的使用主要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?印章的使用的主要形式為:(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。分送的基本原則:(1)屬于方針政策性的,關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告 之類的文件,均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理;(2)屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件,或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文,按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦;(3)分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件,要先填好“公文處理單”,連同文件一并送批;(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等,不作登記,直接交具體負(fù)責(zé)人辦理;(5)在文件份數(shù)少時(shí),閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下,應(yīng)按先辦理、后閱知,先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的次序分別審閱處理,并以秘書為軸心,進(jìn)行輪輻式傳閱。類型:(1)按問題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時(shí)間特征 立卷;(5)按地區(qū)特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。六、通過檔案利用的途徑和方式,談?wù)剻n案利用的意義。第三篇:辦公室管理2012形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案(僅供參考)作業(yè)1 2題P22233題P27294題P295題P3441 作業(yè)2 1題P45522題P53553題P634題P68705題P89 作業(yè)3 1題P1621672題P1721763題P1881914題P2082105題P223225 作業(yè)41題P2492題P2553題P2762784題P2852865題P317318 作業(yè)11.將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 2 [文書制作] 復(fù)印資料。信函和郵件的處理。[會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù),并做會(huì)議記錄或綱要。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。例如記者、工會(huì)職員等。9 [接待工作] 接待來訪賓客; 接待賓客和員工的來訪。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。外出辦事,如銀行、郵局等。簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟,相互關(guān)系如何?文員工作分為三個(gè)步驟:計(jì)劃、實(shí)施和檢查。(2)實(shí)施的步驟,要注意:同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的 工作無論是哪一種,都要正確地實(shí)施;配合上司預(yù)期的期限。其次,說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則,虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù))計(jì)劃書。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì)劃書,不要抄襲。2.對于A類事情再進(jìn)行分類,分為:重要并且緊急的事(優(yōu)先做);緊急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不緊急的事(第三做);雖有做的價(jià)值,但是既不重要也不緊急的事(可以請他人代勞)。從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種,談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。受意方法要注意:(1)善于領(lǐng)會(huì)上司意圖,不要曲解上司意圖;(2)備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn);(3)注意傾聽,用心判斷指示的用意;(4)必要時(shí)可以提問,直至明了意圖為止,但不要打斷談話;(5)如有不同意見,可以公開提出,但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度;(6)接受指示后,要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情,使我充分認(rèn)識(shí)到,在受意時(shí),充分做好記錄的重要性。有一天,總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介,內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。只好憑自己大腦中的記憶寫,結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。從這個(gè)事情中,我體會(huì)到了在受意時(shí),做好記錄的重要性。但是要注意按 照以上的思路作答;而且要注意結(jié)合教材,聯(lián)系實(shí)際作答。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受,同學(xué) 們在回答本題時(shí)要加以注意。同:(1)都應(yīng)先問好,再傳達(dá)自己的信息;(2)都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度;(3)通話結(jié)束,應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情;(4)都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。(2)打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒有這一步。平常做好來電目錄,對特殊的人,特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。如果領(lǐng)導(dǎo)不在,需要傳話的話,記錄下來,以防忘記。(1)按照收件人的姓名分揀;(2)按照郵件的重要性分揀;(3)按照收件部門的名稱分揀。如果上司外出不止一地,在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了;如果上司正在度假,并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí),可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來,、把積壓的郵件分別裝入紙袋,標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。答:為了提高會(huì)議的效率,有必要加強(qiáng)會(huì)議管理,做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。確定與會(huì)人員確定會(huì)議的基本程序,就是明確會(huì)議先做什么,后做什么,再做什么。二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例,編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng),及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表,所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃,此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)?!帉?。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份,一份給上司,一份給他(她)的家人,一份給辦公室存檔。(2)制定約會(huì)計(jì)劃。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面,要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出,交給上司。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問題的文件準(zhǔn)備好,如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。(4)決定旅行用品。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查,這樣就不會(huì)落下任何東西。上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,另外是上司身邊的純粹私事:(1)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事,但以為關(guān)系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充分的便利。3.財(cái)物管理。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候,由文秘人員保管單據(jù),以備申報(bào)所得,或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物,有時(shí)要文秘人員代寫致謝函,并做紀(jì)念保管。答:,定檔次 ,訂餐。文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天通過電話了解情況,一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行,可以采用倒計(jì)時(shí)的方法,將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格,逐項(xiàng)確定時(shí)限,要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度,在宴請的當(dāng)天,文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排,有否臨時(shí)發(fā)生的問題,如有應(yīng)盡快給予解決,文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作,迎客、帶路,宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物,以及送客,要提醒客人帶回代辦保管的物品,會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場。合適的話題包括:(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題,如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題,如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等;(4)比較高雅的話題,如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(6)風(fēng)趣、幽默的小故事,無傷大雅的笑話,有時(shí)也能活躍氣氛。如個(gè)人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(6)庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:(1)落款章加蓋于文書作者的落款處,用來表明作者的法定性和文件的有效性。(3)更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序:簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。四、按照文書立卷特征立卷,主要有幾種類型?簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。1.類型:(1)按問題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時(shí)間特征立卷;(5)按地區(qū)特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。(同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí),應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。)五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮,然后刻入磁、光介質(zhì)上。采用“雙套制”歸檔,即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些?第一章第5點(diǎn) 答:辦公用易耗品主要有:1.信封、紙張;2.軟盤、光盤等;3.鉛筆;4.圓珠筆;5.簽字筆或鋼筆;6.修正液或修正帶;7.印盒; 8.各種小型機(jī)器,如訂書機(jī)(包括訂書針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)(包括裝訂線)、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、
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