【正文】 用最廣泛?；卮鸬诙€問題時，應舉例說明。將應歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。第二篇：辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。4 [檔案管理] 檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料。例如記者、工會職員等。9 [接待工作] 接待來訪賓客。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄。14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項。17 外出辦事，如銀行、郵局等。大多數(shù)同學因為沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容。還有些內(nèi)容要分開來寫。二、辦公用易耗品主要包括哪些?辦公用易耗品主要有：、紙張。5簽字筆或鋼筆。如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。本題在書上有明確答案，得分率很高。文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行。配合上司預期的期限。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關系如何。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事(優(yōu)先做)。重要但是并不緊急的事(第三做)?？梢灾苯诱疑纤旧塘?、請示。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。下面我舉一個例子，同學們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領會上司的意圖。受意方法要注意：(1)善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖。(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。但是要注意按照以上的思路作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。辦公室管理形成性考核冊一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。、熱情的態(tài)度。異：。接電話則沒有這一步。：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。：可以消除時空上的局限性。劣：技術上的要求較高。劣：費用高，技術含量高。(1)按照收件人的姓名分揀。(3)按照收件部門的名稱分揀。本題的答案請同學們見教材第72頁。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?答：。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。(2)月預定表、周預定表、日預定表。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細?！?，編寫。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù).(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學們進行一定的歸納即可。最好能夠根據(jù)這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”.辦公室管理形成性考核冊一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。以下為參考答案：：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中。(2)有重音。(3)有歧義。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。具有較高職務、職稱或社會地位者。有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。二是敬語應用的一般場合。二、簡要闡述社交話題的選擇。(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等。(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等。(6)風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。(6)庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。(2)更正章。(4)騎縫章。(6)密封章。、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。：(1)屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理。)(3)分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批。(5)在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門(或領導)多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。(2)按作者特征立卷。(4)按時間特征立卷。(6)按通訊者特征立卷。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀。實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率。文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務。以充分發(fā)揮檔案的作用。弄清楚了這一點，同學們就能在教材上找到明確的答案了。辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格 [文書處理] 在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。4 [檔案管理] 檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。[信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務] 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。二、公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。本題的例子請同學們見教材第28頁。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方 法的認識。受意就是文員接受和領會上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。作業(yè)3二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。（2）月預定表、周預定表、日預定表。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細?！?，編寫。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。財物管理。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。文秘人員應將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。辦公室實務工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙